الوسم: نظام

معلومات عن عدد نظام معلومات التسويق

يشير مفهوم نظم معلومات التسويق Marketing Information System إلى استخدام أساليب وأدوات التكنولوجيا الحديثة في ترتيب وتخزين المعلومات التي لها صلة بشكلٍ مباشر أو غير مباشر مع كل من أنشطة التسويق والمبيعات والترويج وتحديد الأسعار والمنافسة بالإضافة إلى تخصيص السلع والخدمات أو من الممكن أن تؤثر عليها، ويتم الحصول على هذه المعلومات من خلال تحليل ودراسة بيئة السوق سواءً من المصادر الداخليّة كالموظفين في المنظمة نفسها أو من المصادر الخارجيّة كالعملاء والمحللين والمستثمرين وما إلى ذلك لضمان اتخاذ القرارات الفعّالة في المنظمة، ويتم ذلك من خلال قيام هذه النظم بتوزيع المعلومات التي تمَّ التوصّل إليها إلى المسوقين المسؤولين الذين يقومون باتخاذ القرارات عند الحاجة إليها، كما أنَّها تساعدهم في مواكبة احتياجات العملاء المتغيّرة وتعقب خطط المنافسين واستراتيجياتهم ودراسة توجهات الصناعة التي تقوم بترك أثر واضح على أداء المنظمات بشكلٍ عام في حال لم يتم التأهب لتطوّرات الأحداث فيها أولاً بأول.[١]

كم عدد نظم المعلومات التسويقية؟

تعمل نظم المعلومات التسويقية على دمج البيانات التسويقيّة التي يتم جمعها ومن ثمَّ دراستها وتحليلها ومعالجتها لتبسيط أنشطة التسويق الخاصة بالمنظمة من خلال استخدام التقنيات أو الوسائل التكنولوجية، ويتم من خلال هذه الأنظمة تسهيل عملية الوصول إلى هذه المعلومات وفحصها عن طريق بقائها في مكان واحد يلغي الحاجة إلى بذل الوقت والجهد من جديد، وتحتوي نظم المعلومات التسويقيّة في داخلها على أربعة أنواع رئيسية، بحيث تعمل هذه الأنواع مع بعضها في تناغم شديد وفي إطار القرارات التسويقية والتكنولوجيا، وفي الآتي توضيح لهذه الأنوع:

أنظمة التقارير الداخلية

يقوم هذا النوع من الأنظمة بتسجيل كافّة البيانات المتاحة في سجلات الأعمال الداخليّة للمنظمة والتي قد تتوفّر في دفاتر الحسابات المختلفة أو الفواتير ومن الأمثلة عليها ما سيأتي ذكره:

  • البيانات المتعلّقة بالمبيعات.
  • البيانات المتعلّقة بالتدفقات النقدية.
  • البيانات المتعلّقة بالمبالغ المستحقة.
  • البيانات الخاصة بالأبحاث.
  • البيانات المرتبطة بموظفي التسويق.
  • بيانات التكاليف.

يمكن أيضّا أن يتم الحصول على البيانات من خلال قاعدة بيانات العملاء وقاعدة بيانات المنتجات، بحيث يتم إجراء العمليات وتحليلها ومراقبتها ومعالجتها وتحويلها إلى الإدارة المختصة في اتخاذ القرارات المناسبة بناءً على الحالة الموجودة، حيث تقوم الشركات بتخزين بياناتها في مستودع البيانات ويمكن استرداد البيانات في وقت الحاجة، وفي حال تخزينها في هذه المستودعات يقوم الأخصائيون القائمون على البرمجة باستخراجها من خلال تطبيق العديد من البرامج والأنظمة على جهاز الحاسوب لتحويلها إلى معلومات ذات قيمة تقدم حقائق وأرقام.

أنظمة استخبارات التسويق

يشير هذا النوع من الأنظمة الخاصة بمعلومات التسويق إلى الاستخبارات التي تقوم بها الشركات أو المنظمات حول السوق الذي تشارك فيه والأحداث التي تدور فيه، حيث يتم الاستخبار في هذا النظام عن المعلومات الآتية:

  • المعلومات المتعلّقة ببيئة التسويق الخارجيّة.
  • المعلومات المتعلّقة باستراتيجيات المنافسين في تسعير المنتجات والخدمات التي يقدمونها.
  • المعلومات التي توضّح اتجاهات السوق المتغيّرة والسبب وراء هذه التغيرات.
  • معلومات حول أذواق العملاء في السوق المستهدف.
  • معلومات حول المنتجات الجديدة التي تم أو سيتم طرحها في السوق.
  • معلومات حول استراتيجيات المنافسين المرتبطة بالترويج والتسويق لأنفسهم.

ولكي يتم تشغيل نظام الاستخبارات بكفاءة وفعالية لا بدَّ من تدريب فريق المبيعات للمساعدة في ملاحظة ومراقبة اتجاهات العملاء وسلوكياتهم الشرائيّة، بالإضافة إلى تفضيلاتهم واقتراحاتهم التي يسعون إلى إيصالها وإشراكهم في اللجنة الفعّالة لاستشارات العملاء لتحسين المنتجات والخدمات التي يقومون بتقديمها، بالإضافة إلى الاستفادة من البيانات الحكوميّة كالبيانات الديموغرافية والاقتصاديّة وما إلى ذلك.

أنظمة بحوث التسويق

يعتمد هذا النوع من الأنظمة على جمع وتحليل وتفسير البيانات الأوليّة أو الثانويّة التي يتمّ جمعها في سبيل التوصّل إلى حلول للمشكلات المتواجدة حاليًا في سوق العمل، وتقوم العديد من المنظمات بإجراء البحوث التسويقيّة لدراسة وتحليل البيئة التسويقيّة التي تشمل تغيّرات أذواق العملاء، وتفضيلاتهم بالإضافة إلى استراتيجيات المنافسين والعديد من الجوانب الأخرى التي يتم تحليلها من خلال الأدوات الإحصائية الملائمة للبحوث المطلوبة، ولكي يتم إعداد نظم بحوث التسويق لا بدَّ من جمع البيانات الأوليّة والتي تتم بشكل مباشر من قِبل الشركة نفسها، بالإضافة إلى البيانات الثانويّة أو المستعملة والتي يتم الحصول عليه نتيجة جهد بذله أشخاص آخرون والتي تعد متاحةً للجمهور بشكلٍ دائم.

أنظمة دعم قرارات التسويق

تشمل هذه الأنظمة على ما يتم تطويّره في سبيل المساعدة في تحليل البيانات التي تمَّ جمعها وتقييمها لاتخاذ القرار المناسب الذي يتماشى مع نتائج التحليل بالاعتماد على هذا النوع من النظم، فيمكن لمديري التسويق حفظ كميات كبيرة جدًا من البيانات أو المعلومات دون خسارتها، ويقوم المسوقون بمراقبة البيئة التسويقيّة الداخليّة والخارجيّة لتصميم سياسات وإجراءات صحيحة لا تؤثر على القرار بشكلٍ سلبيّ.

معايير اختيار نظام إدارة المخزون

سيتولى نظام إدارة المخزون تنظيم المنتجات الموجودة في المخزون وتعقب عمليات الشحن وإصدار التقارير. ستعتمد عليه في إدارة مخزونك، وأي خطأ أو خلل في النظام قد يؤدي إلى تعطيل مشروعك أو إفشَاله. لذا عليك الحرص على أن يكون النظام موثوقًا وفعالًا ومُتاحًا بصورة دائمة ليلًا ونهارًا.

قبل أن تختار نظام إدارة المخزون، احرص على أن تتوفر فيه الشروط التالية:

  1. تحقق من أنّ النظام موثوق، وأنه يعمل على مدار اليوم والأسبوع. إن كان النظام يتعطل كثيرًا فلا فائدة منه. لأنه سيعطل سير عملك كله.
  2. ينبغي أن يكون سهل الاستخدام لكي تدير مخزونك بسهولة وبلا تعقيد.
  3. يُفضل كذلك أن يكون النظام قابلًا للتكامل مع أنظمة أخرى. مثلًا قد ترغب في أن يكون نظام إدارة المخزون متكاملًا مع نظام تتبع الشحن ونظام الدفع ونظام البيع. بحيث أنه بمجرد بيع منتج، تُحدّث قاعدة البيانات لتعكس الوضع الحالي للمخزون.
  4. احرص كذلك على أن يوفر النظام واجهة برمجة تطبيقات API. سيسهل ذلك دمج النظام مع أنظمة وخدمات أخرى، ويسهل تحويل النظام لاحقًا إلى موقع إلكتروني أو تطبيق.
  5. ينبغي أن يوفر النظام تقارير دورية متقدمة ومفصلة لحالة المخزون.
  6. يُفضل أن يدعم النظام اللغة العربية، فذلك سيسهل عليك التعامل معه.
  7. احرص كذلك على أن يحفظ النظام البيانات. فقد تحتاج بعد سنة مثلًا للعودة إلى البيانات القديمة للمخزون لتحليلها أو استخراج أنماط لتحسين إدارة المخزون وسياسات الشحن.
  8. أصبح من الشائع أن نعمل على عدة أجهزة. فأحيانًا نعمل على الحاسوب، وأحيانا نعمل على الجوال أو الحاسوب اللوحي. إن كنت تعمل على عدة أجهزة فاحرص على أن يكون نظام إدارة المخزون متعدد المنصات، ويكون متوفرًا على كل المنصات وأنظمة التشغيل التي تعمل بها.
  9. ينبغي أن يوفر النظام نظام إشعارات فورية لإبلاغك بأي مشكل أو طارئ. نظام الإشعارات ينبغي أن يكون قابلًا للتخصيص، فمثلًا قد ترغب في أن يشعرك النظام عبر البريد الإلكتروني أو عبر الجوال في حال انخفض مخزون منتج ما دون عتبة معينة.
  10. النقطة الأخيرة هي الدعم الفني، وهي نقطة مهمة للغاية، فقد تواجه مشكلة في تشغيل النظام، أو قد يتعطل النظام فجأة. احرص على أن توفر الشركة أو الجهة التي أنتجت النظام دعمًا فنيًا سريعًا وفوريًا لإصلاح أي مشكل طارئ في أسرع وقت. فآخر ما تريده أن يتعطل مشروعك لأيام في انتظار إصلاح الخلل.

أمثلة على أنظمة إدارة المخزون

دفترة

دفترة هو برنامج لإدارة المخزون يدعم العربية دعمًا كاملًا. يتيح دفترة إمكانية إدارة عدد غير محدود من المنتجات وإدارة عدة مستودعات، والتحكم في صلاحيات المشرفين والعاملين على التخزين وتحديد مسؤولياتهم. يراقب نظام دفترة كمية وقيم المخزون فوريًا، إضافة إلى إصدار تقارير عن عمليات البيع والشراء لكل وحدة بشكل آلي.

Aliphia

برنامج aliphia هو برنامج مجاني يتيح لك إدارة مخزون المتاجر الإلكتروني وتتبع المنتجات وإدارة حسابات الموردين. كما يمكّن من إدارة المنتجات حسب نوعها لتسهيل التعامل معها. يتيح كذلك لوحة تحكم شاملة تعرض أهم المقاييس والإحصائيات، مثل التحويلات المالية والمبيعات وتكاليف التخزين وغيرها.

TradeGecko

إن كنت تعمل على ووكومرس، فإن برنامج TradeGecko قد يكون مناسبًا لك. إذ يتيح لك إدارة جميع جوانب متجرك الإلكتروني، بما فيها إدارة المخزون. حيث يمكنك متابعة المخزون المتوفر آليًا، وتحديث كمية المخزون تلقائيًا عند بيع منتج، إضافة إلى إمكانية إدارة عدة مخازن في مناطق مختلفة.

ميزة tradegecko أنه قابل للتكامل مع عدة أنظمة، فبالإضافة إلى ووكومرس، يتكامل مع أمازون وshipstation و eBay وغيرها. لذا فهو مثال للأشخاص الذين يملكون متاجر إلكترونية تعمل على عدة منصات.

لماذا تختار الشركات نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)

يقول بيل جيتس “ستحدد كيفية جمع المعلومات وإدارتها ما إذا كنت تفوز أم تخسر”، لا شك أن الكم الهائل من البيانات التي تتولد يوميًا للشركات أصبح يشكل تحديًا، إذ تحتاج هذه البيانات إلى نظام فعال لتنظيمها وتحليلها واستخراج رؤى قيمة منها.

في كل مرة يدخل الموظف في مكالمة مع عميل، أو يلتقي بعميل متوقع أو يتابعه يتعلم شيئًا جديدًا ومن المحتمل أن يكون هذا الشئ ذا قيمة، لا ينبغي أن تضيع هذه القيمة بسبب النسيان مثلًا بل يجب أن تخزن وتنظم رقميًا للحفاظ عليها.

يحتاج استقطاب عملاء جدد والاحتفاظ بهم إلى بناء علاقة جيدة معهم ومتابعتهم بالرسائل المناسبة. وهو ما يقع في صميم وظيفة أنظمة إدارة علاقات العملاء، حيث يمكنك رؤية كل المعلومات في مكان واحد ذي واجهة استخدام بسيطة سهلة التخصيص تخبرك بتاريخ العميل معك، وحالة طلباته، وأي شكاوى معلقة في خدمة العملاء وغيرها.

يمكن لجداول البيانات تنظيم معلومات عملائك إذا كانوا قليلي العدد أو كنت تجمع المعلومات الثابتة فقط مثل الاسم وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف. بينما لا يمكنها التنافس مع أنظمة علاقات العملاء في تتبع البيانات الديناميكية الأكثر تعقيدًا مثل: الصفحات التي زارها على المتجر الإلكتروني ورسائل البريد الإلكتروني التي قرأها أو تاريخ آخر عملية شراء.

تُحدّث كل هذه البيانات تلقائيًا في النظام مع كل إجراء جديد يقوم به العميل أو الشركة، بينما يتم تحديث جداول البيانات يدويًا وإذا تأخر التحديث فستصبح البيانات قديمة في غضون ثوان، والأسوأ من ذلك إذا ترك أحد الموظفين العمل ممن لديه حق الوصول للمعلومات فقد تفقد الاتصال بكل معارفه من العملاء ويخرجون معه من الباب.

ليس ذلك فحسب، بل إن البيانات الشاملة التي يجمعها نظام إدارة علاقات العملاء، تجعل من السهل إرساء قواعدك الخاصة لتقسيم العملاء إلى مجموعات واستهداف كل مجموعة بإجراءات محددة خصيصًا لهم، وأيضًا تحديد أكثر العملاء أهمية -وفقًا للإجراءات المهمة التي قام بها مثل إرسال نموذج أو النقر على رابط- لكي يحظى بأولوية واهتمام خاص.

بوسع الميزات الأساسية لنظام إدارة علاقات العملاء تقديم مساعدة ناجعة لقطاعات مختلفة من الشركة ليس التسويق والمبيعات فقط بل خدمة العملاء والمشتريات والشركاء، كما يلي:

1. فريق المبيعات

من خلال أنظمة إدارة علاقات العملاء، يرى فريق المبيعات ما فعله العميل المتوقع بالضبط، ما يسمح له بتخصيص التفاعل معه واتخاذ الخطوة التالية المناسبة. على سبيل المثال، عندما تعلم أن العميل شاهد فيديو “من نحن” وزار صفحة دراسات الحالة، لن تكرر على مسامعه المحتوى الذي اطلع عليه بالفعل وإنما ستطرح محتوى جديد يدفعه خطوة أخرى نحو الأمام مثل عرض حصري لأول عملية شراء أو أحد الموارد المساعدة.

يساعد نظام CRM أيضًا في ترتيب أولويات جهود التوعية من خلال منح كل عميل رصيد نقاط بناءً على اهتمامه بالمنتج، فيحتل العملاء أصحاب الرصيد المرتفع أعلى مهام المبيعات، كذلك ترسل سجلات العميل تنبيهًا باقتراب تاريخ تجديد التعاقد والعملاء الذين من المحتمل أن يكونوا مهتمين بمنتج جديد ومن ثم تتولى المبيعات المتابعة معهم بالتحديد.

ليس ذلك فحسب بل إن تقارير النظام قد تؤدي إلى تحفيز الموظفين لأنها توفر تقارير عن المبيعات التي تمت والتي لا تزال قيد الانتظار، وبالتالي يصبحون على دراية بمدى قربهم من تحقيق أهدافهم.

2. التسويق

باستخدام بيانات نظام CRM يستطيع التسويق معرفة السمات المشتركة للمشترين المثاليين، وبالتالي إنشاء حملات إعلانية تستهدف هذه النوعية من العملاء فقط دون غيرهم ممن لا يهتمون بالمنتج، يعني ذلك إنفاقًا إعلانيًا أكثر كفاءة وعائد استثمار تسويقي أعلى.

كما أن هذه البيانات يمكن استخلاص رؤى منها عن الوقت الذي يرجح فيه أن يقوم العملاء بإعادة الشراء بناءً على سلوكهم الشرائي السابق، يساهم ذلك في اختيار التوقيت الدقيق المناسب للحملات التسويقية والعروض. من ناحية أخرى، يساعد التتبع الفعال لنتائج الأنشطة والحملات التسويقية السابقة على تحديد أي نوع من التسويق مناسب لأي نوع من العملاء.

على سبيل المثال، لنفترض أن العميل المتوقع الذي لم يتفاعل مؤخرًا قد نقر للتو على رابط في رسالة عبر البريد الإلكتروني تم إرسالها للإعلان عن عرض حصري جديد. يمكن الإشارة إلى هذا العميل على أنه “إعادة تفاعل” ومتابعته برسالة بريدية أخرى تتضمن دراسة حالة مقنعة والتخطيط لاتصال من أحد مندوبي المبيعات.

تستطيع أيضًا إدارة التسويق فهم تفضيلات العملاء من الحسابات الاجتماعية، ما يحبون وما يكرهون، رأيهم في العلامة التجارية، بيانات ثمينة تؤسس لحملات تسويقية أكثر ذكاء وفعالية، وتحديد للثغرات والتحسينات المطلوب والعمل على إصلاحها.

3. خدمة العملاء

تمكّن أنظمة إدارة علاقات العملاء مختص الدعم من تقديم خدمة دعم ذكية وسريعة وفعالة. فمثلًا عندما يطرح العميل شكوى في أحد القنوات (انستقرام كمثال) قد تتعرض بيانات الشكوى إلى الضياع إذا استكمل طلبه في قناة أخرى لحلها على انفراد مثل الهاتف.

يضمن نظام CRM الحفاظ على سجل تعاملات العميل عبر تتبع محادثاته من كل القنوات، بحيث تتمكن خدمة العملاء من توفير حل سريع وفعال يحافظ على ولاء العميل للشركة.

4. المشتريات والشراكات

الموردون والشركاء هم أيضًا عملاء لكن من نوع خاص، يتتبع نظام CRM كافة الاتصالات معهم بما في ذلك الطلبات، ويتيح إضافة ملاحظات مهمة وجدولة إجراءات المتابعة والخطوات التالية المتوقعة. كما يمكن عمل موازنة كفاءة بين الموردين عبر المعلومات المخزنة في النظام من أجل تحديد أفضل الخيارات والصفقات وبالتالي إدارة المشتريات بشكل أكثر كفاءة.

فوائد إدارة علاقات العملاء (CRM) للشركات

نستعرض فيما يلي كيف تتحول الميزات الأساسية لنظام إدارة علاقات العملاء إلى فوائد فريدة على مستوى الشركة ككل:

إنتاجية أعلى

تؤدي أنظمة إدارة علاقات العملاء العديد من المهام بشكل مؤتمت، مثل تسجيل كل مكالمة وتفاوض وسؤال وتخزين سجل النشاط وإعداد التقارير، بالإضافة إلى كتابة رسائل المتابعة على البريد الإلكتروني وتخزين كل جهات الاتصال من القنوات المختلفة، دون الحاجة إلى تسجيل الدخول والخروج من كل قناة. يؤدي نزع عبء أداء هذه المهام الروتينية من على كاهل الموظفين إلى إنتاجية أعلى في المهام الأخرى ما يقود بالتبعية إلى زيادة في الأرباح.

تجربة أفضل للعملاء

عندما تعرف الكثير عن العميل المتوقع سيكون من الأسهل توفير تجربة شراء إيجابية، إذ توفر نظرة واحدة على الملف الشخصي للعميل في نظام إدارة علاقات العملاء معلومات شاملة وتفصيلية عن العميل وتفاعلاته مع الشركة فيكون بمقدورك توفير عروض وحلول ورسائل أكثر ملائمة له تحمل قيمة أعلى.

عندما يشعر العميل بذلك يتعزز لديه الشعور بالرضا عن العلامة التجارية، إذ أصبحت حاجته أكثر وضوحًا ولم يعد يشعر بالإحباط من الاضطرار إلى التنقل بين الأقسام والقنوات المختلفة مع إعادة شرح طلبة أو شكواه في كل مرة.

زيادة التعاون بين الفريق

واحدة من أهم فوائد نظام إدارة علاقات العملاء إتاحة مشاركة المعلومات بسهولة وعلى الفور مع زملاء العمل، ما يعني تعزيز التعاون بين أعضاء الإدارات المختلفة والبناء على خبرة بعضهم البعض، مثلًا يمكن لقسم المبيعات التعاون مع قسم الإنتاج من أجل تصميم عروض أسعار مخصصة بناءً على البيانات المتوفرة في النظام.

تقارير موثوقة

تجميع المعلومات وتقديمها في لوحة معلومات سهلة الاستخدام منظمة بشكل بسيط وبديهي يمكن تخصيصها بناءً على أولويات كل فرد هي واحدة من أهم الميزات الأساسية لنظام إدارة علاقات العملاء، وتوفر هذه الأنظمة تقارير موثوقة سهلة الفهم.

مجرد نظرة سريعة على تقرير المبيعات مثلًا كافية لفهم ما هي العمليات التي تنجح والأخرى التي تحتاج إلى تحسين، كما تجعل هذه التقارير من السهل التعلم من الماضي والتنبؤ بالمستقبل وتوقع سلوك العملاء وحشد المزيد من الموارد عند الحاجة، بالإضافة إلى اكتشاف المشكلات المحتملة وحلها مبكرًا.

عناصر لاختيار نظام تخطيط موارد المؤسسة الأفضل لأعمالك

تتعدد نظم تخطيط موارد المؤسسة تبعًا لطبيعة الأعمال الممارسة في الأسواق، وحجم المؤسسة العاملة. كما تتعدد البرمجيات المصممة لغرض تخطيط موارد المؤسسة، وتختلف هذه البرامج فيما بينها من ناحية الخدمات المقدمة، والشركات المستهدفة، وحجم المنشأة التي سيعمل ضمنها البرنامج، لذا لا يمكن تحديد النوع الأفضل للبرامج، وإنما لكل شركة البرنامج الأنسب وفق خصائصها ومتطلباتها.

1. قاعدة بيانات مشتركة

يجب أن يمتلك نظام تخطيط موارد المنشأة قاعدة بيانات مشتركة بين جميع أقسامها، بحيث توفر مركز بيانات مشترك لجميع الأقسام يساهم في تخفيض التعارض بين التحليلات الصادرة عن أقسام المنشأة.

2. مرونة التكامل بين أقسام المؤسسة

تكمن الغاية الرئيسية من استخدام نظام ERP في مكاملة أعمال الشركة فيما بينها، فلا بد أن يكون النظام مرنًا بما فيه الكفاية لمكاملة وإلغاء التكامل بين هذه الأعمال، بالتزامن مع سهولة عملية التكامل وإلغائها ضمن النظام.

3. ضمان أمن المعلومات

يقع على عاتق قسم المعلوماتية في المؤسسة مسؤولية تأمين سياسة العمل المناسبة التي يخضع لها نظام تخطيط موارد المؤسسة، بحيث يضمن القسم الحفاظ على سرية المعلومات.

يضمن قسم المعلوماتية سلامة معلومات المؤسسة من خلال منح الصلاحيات المناسبة للموظفين في العمل على نظام تخطيط موارد المؤسسة بشكل ينجزون فيه مهامهم ومسؤولياتهم، دون الاطلاع على باقي معلومات المؤسسة، وتتبّع جميع العمليات على النظام، وإيقاف كافة صلاحيات الموظف على النظام عند مغادرته للمؤسسة.

4. سرعة في العمل

ليكون الاعتماد على نظام تخطيط موارد المنشأة مثمرًا، يجب أن يحقق النظام شرط السرعة في العمل، إذ يعيق الحجم الكبير للبرنامج أو حاجته لمواصفات تقنية عالية -لا تمتلكها المنشأة- من عمل الموظفين، ويصبح نظام ERP عبئًا عليها، ويجب التخلص منه لكي تستمر بممارسة أعمالها بالشكل المطلوب.

5. القدرة على التحليل

يتيح نظام تخطيط موارد المشروع الفعال مجموعة أدوات تحليلية تعتمد على تقنيات ذكاء الأعمال، وإعداد التقارير، إضافةً إلى الأدوات التي تمكّن من تقديم تنبؤات يمكن أن تحسن أي قطاع من قطاعات عمل الشركة.

6. أشكال متعددة للبيانات

من الفوائد الأساسية التي يجب أن يقدمها نظام تخطيط موارد المنشأة هي إظهار البيانات بأشكال متعددة تناسب جميع الاستخدامات، كالبيانات الرسومية، والمجدولة، والإنفوجرافيك Infographic، وغيرها. لا بد للبرنامج من إتاحة القدرة للمستخدمين على عرض البيانات على لوحات Dashboards، أو من خلال مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs، وذلك بهدف تسريع عملية اتخاذ القرارات الصحيحة.

7. قابلية الأتمتة

تشكّل عملية أتمتة العمليات المتكررة أحد أهم المزايا التي يجب أن يمتلكها نظام تخطيط موارد المنشأة، إذ يساعد أتمتة العمليات المتكررة في كل نظام تخطيط موارد مشروع جزئي ضمن المنشأة إلى تسريع الأداء الكلي، بسبب تقليص فترة تنفيذ تلك العمليات عبر أتمتة أدائها.

تزداد إمكانيات نظام تخطيط موارد المؤسسة في تطوير العمل عندما يكون قادرًا على التعامل مع الذكاء الاصطناعي AI، واتباع تقنيات تعلّم الآلة Machine Learning لاتخاذ قرارات سريعة تفيد في تحسين الإنتاج الكلي في الشركة.

8. تناسق واجهة وتجربة المستخدم UI/UX

أصبحت واجهة وتجربة المستخدم UI/UX أساسًا لعمل أي نظام، إذ يجب أن يكون نظام تخطيط موارد المشروع أو المؤسسة قابلًا للعمل بأفضل المستويات مهما كان نوع الجهاز الرقمي المستخدم، ومهما كان حجم الشاشة.

كما يتيح نظام تخطيط موارد المنشأة الناجح الاستخدام السهل للبرنامج، مع إمكانية إجراء التعديلات الخاصة باستخدام البرنامج لكل مستخدم وفق رغبته، كترتيب الوصول السريع للأزرار، وضبط الإعدادات الافتراضية عند بدء البرنامج، وغيرها.

9. قابلية التوسع

تمتلك المنشآت الناجحة خططًا تطويرية لتوسيع أو رفع جودة العمل، لذلك يجب امتلاك نظام إدارة موارد المنشأة قادر على استيعاب التطور المستقبلي في الموارد والبيانات، وعادةً ما تُدرَس هذه القدرة لتغطي الخطة الاستراتيجية المقبلة للشركة على الأقل.

10. دعم الجنسيات المتعددة

من نقاط القوة التي تعزز من قرار اختيار برنامج ERP هو القدرة على استخدام لغات متعددة تناسب معظم المستخدمين مهما كانت جنسياتهم، إضافةً إلى وجود إعدادات محلية تناسب هؤلاء المستخدمين، كالعملة المُستخدَمة، والوقت، والممارسات التجارية في بلد العمل.

مزايا وعيوب نظام تخطيط موارد المؤسسة

كمعظم التغييرات التي تحدث نتيجة إدخال نظم جديدة في المؤسسات، هناك مجموعة من المزايا والعيوب التي ترتبط بإدخال نظام تخطيط موارد المؤسسة إلى النشاطات اليومية المرتبطة بأعمال مؤسستك.

3 من مزايا نظام تخطيط موارد المنشأة

تتعدد المزايا التي يقدمها نظام تخطيط موارد المؤسسات فيما يرتبط بتطوير أعمال المؤسسة، وتسهيل عملية إدارة وتنفيذ جميع النشاطات اللازمة لعمل المؤسسة، وهو ما جعل من هذه النظم حاجةً أساسيةً لعمل المؤسسات على مختلف أحجامها.

1. سهولة الوصول إلى البيانات

أَحدَث نظام تخطيط موارد المشروع تغييرًا ملحوظًا في طريقة الوصول للبيانات، إذ يمكن للمستخدمين الوصول لكافة المعلومات وفق الصلاحيات الموضوعة لكل مستخدم في وقتٍ قصير.

يمكن ذكر مثال مراقبة مستويات المخزون كأحد أهم الأمثلة، نظرًا للفارق الذي أحدثه نظام تخطيط موارد المنشأة على طريقة العمل، إذ أصبح بالإمكان مراقبة مستويات المخزون بانتظام، إضافةً إلى التحقق من الشحنات المستقبلية، والمخزون الحالي قيد الشحن، وهو ما كان بحاجة إلى إجراءات طويلة لإتمام هذه العمليات.

2. التركيز على نظام واحد ضمن تكاليف تكنولوجيا المعلومات

يتيح استثمار نظام تخطيط موارد المشروع تحسين كفاءة العمل بالتوازي مع جمع كافة التكاليف اللازمة لتطوير تكنولوجيا المعلومات ضمن نظام واحد. تحتاج النظم البرمجية إلى إنفاق على البنى التحتية والموظفين، وفرق الدعم وباقي الموارد بحسب متطلبات كل نظام، بينما يوحّد نظام تخطيط إدارة المؤسسة ERP جميع التكاليف تحت نظامٍ واحدٍ.

3. تخفيض نفقات التدريب

تتعدد الاحتياجات التدريبية اللازمة لعمل أقسام المؤسسة وفق احتياجات كل قسم، ويؤدي تعدد النظم ضمن المؤسسة الواحدة إلى الحاجة لتأهيل موظفين متخصصين للعمل مع النظم المتعددة، وهو ما يرفع تكاليف التدريب لوجود أكثر من نظام برمجي واحد.

يتيح نظام تخطيط موارد المنشأة نظامًا موحّدًا يخفّض الاحتياجات التدريبية اللازمة لإتمام أعمال المؤسسة، إذ ينقل المؤسسة من مرحلة إجراء تدريبات متعددة للأنظمة إلى التدريب على نظام واحد، وفق صلاحيات كل مستخدم.

ما هي أهم عيوب نظام تخطيط موارد المؤسسات؟

على الرغم من التحسينات التي يدخلها نظام تخطيط موارد المؤسسة في تحسين جودة العمل ومتابعته، إلا أن عيوبًا تحد من رغبة أصحاب الشركات في الاعتماد على مثل هذه النظم.

1. صعوبة التنفيذ

تحتاج المؤسسة إلى فترة زمنية لا بأس بها من أجل إعداد نظام تخطيط موارد فعّال قابل للاستخدام، عدا عن الموارد اللازمة لإعداد النظام. لا بد من تفريغ مجموعة من الموظفين لتحديد نظام تخطيط موارد المؤسسات الملائم للمؤسسة. ويمكن أن تشمل عملية التحديد، جميع متطلبات التمويل والعمليات وتكنولوجيا المعلومات، وقد يحتاج التحديد إلى تفريغ مجموعة من قادة المبيعات والتسويق والموارد البشرية.

كما تظهر المعاناة الإضافية عند وجود إدارة ورقيّة لنشاطات المؤسسة، إذ تظهر مرحلة إضافية هامة مرتبطة بترحيل الملفات الورقية إلى نظام تخطيط موارد المرحلة، وقد تكون مرحلة مرهقة تحتاج إلى الاستعانة بخبراء إضافيين قد يزيدوا التكلفة الإجمالية لتركيب نظام تخطيط الموارد.

2. تكلفة التنفيذ

يحتاج تنفيذ نظام تخطيط موارد المنشأة إلى تكاليف مرتفعة لإجراء عمليات التكامل وشراء التراخيص اللازمة، وتسديد الاشتراكات لاستكمال تنفيذ النظام ليصبح قابلًا للاستخدام. تعتمد قيمة التكاليف اللازمة لتشغيل وصيانة نظام تخطيط موارد المنشأة على حجم المنشأة، إضافةً إلى تكاليف البنية التحتية للأجهزة التقنية اللازمة للنظام، كالتجهيزات الشبكية والمخدمات.

رغم ذلك، يمكنك توفير الكثير من هذه النفقات عبر تطوير نظام خاص لتخطيط موارد مؤسستك. إذ يمكنك توظيف مطور برمجيات محترف من منصة مستقل، أكبر منصة عربية للعمل الحر، ليبني لك نظامًا متكامل لإدارة موارد مؤسستك، يضمن لك توفير المزايا والخصائص التي تلائم أعمال مؤسستك.

لماذا تحتاج إلى نظام تخطيط موارد المؤسسة؟

يمكّن نظام تخطيط موارد المشروع من تحديد فرص لتحسين العمل أو التوسع، إذ كلما زاد عدد الموظفين الذين يملكون صلاحية الوصول، زادت احتمالية اكتشاف المشكلات التي تعيق عمل الشركة، كتأخر الشحنات من المزودين، أو زيادة الطلب على أحد المنتجات أو الخدمات، وبهذا يمكن تخفيض آثار المشكلة للحد الأدنى.

1. الاعتماد على المعلومات لتحقيق الأهداف

يتيح نظام تخطيط موارد المؤسسة تخطيط الأهداف الذكية SMART للمرحلة القادمة من أعمالها، والعمل على تحقيق تلك الأهداف اعتمادًا على البيانات الموجودة في المؤسسة، كالأهداف المرتبطة بتخفيض التكاليف، وزيادة الكفاءة، والاستجابة لاحتياجات العملاء المتغيرة، أو التغير في ظروف السوق.

2. أتمتة تنفيذ المهام المعرضة للخطأ

يمكن لبرنامج تخطيط موارد المنشأة أتمتة العديد من المهام القابلة للتعرض للأخطاء اليومية، والتي تكلف الشركة أعباءً إضافية، كتسوية حسابات العملاء، ومعالجة طلباتهم وفواتيرهم، وتجنّب تزويد فرق العمل بالبيانات الخاطئة؛ تفاديًا لانخفاض الكفاءة نتيجة تكرار المهام بعد الحصول على البيانات الصحيحة.

تشير الإحصائيات إلى أن ما يعادل 34% من قرارات الانتقال إلى نظم ERP هو بسبب الرغبة في التحول من نمط العمل التقليدي إلى الأنماط الرقمية، التي تخفض جهود العمل وتزيد من الجودة في إتمامه.

3. توحيد الرؤية حول أداء الشركة

أصبحت الشركات في ظل وجود نظام تخطيط موارد المنشأة قادرة على الحصول على تقارير دقيقة ومفصّلة تستطيع تتبع الأداء على مستوى العملية الواحدة في المنشأة مهما كانت مدتها الزمنية أو صعوبة أدائها. كما يتيح النظام قياس مؤشرات الأداء KPIs من خلال تحديد أنماط العمل المقبولة، والإبلاغ عن الحالات الشاذة عن تلك الأنماط لمعالجتها بشكل مستقل.

4. الوصول للبيانات من أماكن متعددة

إن كنت ترغب بتجنب التعامل الورقي بين الموظفين، أو استخدام ملفات محلية على حواسيب الموظفين. يمكن أن يساعد نظام تخطيط موارد المشروع في إنشاء قاعدة بيانات مركزية تسمح للمستخدمين بالوصول للبيانات المطلوبة من أماكن متعددة.

على سبيل المثال، يمكن لرجل البيع الوصول إلى البيانات المرتبطة بمخزون الشركة أثناء تواجده في مكتب العميل، إضافةً لقدرة مدير المستودع على تسجيل الدخول للبرنامج من خلال حاسب محمول في أثناء تواجده على أرض المستودع.

5. التحديث الآلي للبيانات المخزنة

في حال كانت بيانات المؤسسة متغيرة باستمرار نتيجة النشاط المستمر، يمكن أن يؤدي التخزين الإلكتروني اليدوي للبيانات إلى تعارض بين أقسام الشركة حول صحة إعداد البيانات لاستخدامها بين تلك الأقسام.

يوفر نظام تخطيط موارد المؤسسة تحديثًا آليًا لبيانات الشركة، وتعديل كافة البيانات المرتبطة بجميع الأقسام في حال تغير أحد مدخلات البيانات في قسم آخر للشركة.

يتلقى نظام تخطيط موارد المؤسسة البيانات من كافة أقسام الشركة، ويحدّث جميع البيانات الموجودة في قاعدة البيانات عند سحب دفعة أموال، أو سحب من المخزون، أو إرسال بريد إلكتروني للعملاء، أو غيرها من الأنشطة.

6. اتخاذ القرارات اعتمادًا على نفس البيانات

عند الاعتماد على نفس قاعدة البيانات من قبل جميع أقسام الشركة، يكون أصحاب القرار على مسافة واحدة من جميع بيانات الشركة. يضمن نظام تخطيط موارد المنشأة عدم وجود مصادر مكررة أو متضاربة للبيانات، وإكساب القدرة على جدولة التقارير وتوزيعها آليًا للمعنيين.