عند تصميم برنامج كاشير، يجب الاعتناء بتوظيف عدة خصائص تكمل بعضها البعض لإنشاء نظام متكامل لإدارة المبيعات والمنتجات ومتابعة حصيلة العمل. تتمثل فيما يلي:
1. تسجيل المدفوعات وعمليات الشراء
وهي الميزة الأساسية التي تستدعي تصميم برنامج كاشير لمشروعك. تتمثل الشاشة الرئيسية لموظف الكاشير عادةً بعدة حقول يضيف فيها تفاصيل عملية الشراء، باختيار المنتج وسعره وطريقة الدفع.
هنا ينبغي الإشارة لتضمين خيارات دفع متعددة، فقد يُفضل العميل الدفع كاش عند الشراء، أو الدفع عبر البطاقة الائتمانية، أو يقسم الدفع بينهما مثلًا، قد يحمل العميل أيضًا بطاقة هدايا أو بطاقة خصم يستخدمها بالدفع. يساعد ذلك في إدارة دفعات الشراء والشيكات المفتوحة أيضًا.
2. إدارة المخزون
يحتوي برنامج الكاشير الاحترافي على قسم مخصص لتعبئة المخزون، عبر إضافة كل منتج بتفاصيله، من حيث الكمية والسعر وأي بيانات أخرى ضرورية. يمثل قسم إدارة المخزون أيضًا رؤية في الوقت الفعلي للعناصر المتاحة، وهو أمر يستطيع أن يصل إليه موظف الكاشير أو مدير المخزن مثلاً، ويستطيع كذلك إظهار التحديثات المجراة من إضافة وحذف للمنتجات.
3. إدارة شؤون الموظف
يجب أن تتمكن من إنشاء حسابات خاصة بالموظفين أو أماكن الكاشير، والتحكم بالصلاحيات التي يستطيعون الوصول إليها. تستطيع عبر ذلك تتبع أداء وإنتاجية الموظف وساعات عمله بسهولة، عبر مراجعة النشاط الخاص بحسابه.
4. إنشاء التقارير والتحليلات
يُعدّ تسخير البيانات لتطوير هيئة العمل وآليته أمرًا مهمًا، فتحصل على مؤشرات واضحة لكمية المبيعات يوميًا أو أسبوعيًا، أو شهريًا، وتطّلع على المنتجات الأكثر طلبًا. ستحصل بذلك على نظرة ثاقبة على محركات الربح الرئيسية وتستغلها بكفاءة.
كيفية تصميم برنامج كاشير لمشروعك التجاري
تضم عملية الإنشاء والتصميم لبرنامج كاشير عدة خطوات جوهرية، تبدأ عبرها ببلورة مواصفات النظام حتى تصل لنتيجة نهائية توظفها بمشروعك. تتمثل الخطوات بما يلي:
الخطوة الأولى: تحديد نوع برنامج الكاشير
تندرج أنظمة وبرامج الكاشير تحت ثلاثة أنواع رئيسية، جميعها تصب في الغاية الأساسية التي تعتني بتنظيم وتوثيق المبيعات، ولكن النوع المناسب منها يعتمد على طبيعة مشروعك التجاري. وهي:
وهو برنامج مثبت على أنظمة الحاسوب الخاصة بالشركة والموظفين، يعتمد على الحوسبة السحابية في تخزين البيانات، ليتمكن صاحب العمل من الوصول إليها من أي مكان. وغالبًا ما تعتمد المطاعم والمولات التجارية هذا النظام، ليتعامل المحاسب مع البرنامج عبر الحاسوب أمامه.
يشمل هذا النوع الأجهزة اللوحية والهواتف الذكية، ويكون البرنامج عبارة عن تطبيق جوال خاص بالشركة. غالبًا ما يكون هذا النوع مناسبًا لنقاط البيع الصغيرة الموزعة من قِبل الشركة، كشاحنات الطعام مثلاً.
ربما تكون قد استخدمت هذا النظام عند طلب تذكرة سينما أو قطار، أو اختيار الطعام عبر القائمة والدفع مباشرةً كخدمة ذاتية، مثل مطاعم ماكدونالدز. يقلل هذا النوع من الوقت المعتاد في طلب الطعام والانتظار.
الخطوة الثانية: اختيار الأجهزة والمعدات المناسبة
عند تصميم برنامج كاشير، تعتني الشركات بتصميمه للعمل مع حزمة من الأجهزة، كطابعة الإيصال والملصقات، وماسح الباركود، وشاشة اللمس الرئيسية، والميزان مثلًا. وينبغي أن يمتثل التصميم لماهية ونوعية هذه الأجهزة، لذا حدد تفاصيلها قبل البدء بالتصميم الفعلي.
الخطوة الثالثة: تحديد خصائص النظام وصلاحيات الموظفين
تعتمد خصائص تصميم برنامج كاشير على حجم المشروع التجاري ونطاق عمله، فمثلًا ستحتاج لخاصية إدارة المواقع إن كان لمشروعك نقاط بيع موزعة بأماكن مختلفة، فتراقب المخزون العام، والخاص بكل منطقة، ونشاط البيع القائم بكل منها. ورغبتك بإعداد برامج ولاء خاصة بالعملاء مثلًا، يستدعي وجود خاصية إنشاء بطاقات هدايا أو خصم أو عروض معينة.
أما بالنسبة لصلاحيات الموظفين، فموظف الكاشير ينبغي ألا تتعدى صلاحياته تسجيل المدفوعات ومراجعة منتجات المخزون. ومدير المخزون يتعامل بإضافة وحذف المنتجات. أما بصفتك المدير، فإضافة للصلاحيات المذكورة، ستتمكن من إنشاء عروض وتقارير خاصة، ومراقبة أداء الموظفين.
الخطوة الرابعة: إعداد واجهات المستخدم
تعتني هذه المرحلة بتوظيف الخصائص المحددة في الشاشة التي ستتعامل معها، من خلال تحديد أقسام البرنامج ومظهر وهيكلية كل واجهة على حدة. اعتنِ هنا بتصميم بسيط وواضح، فالمعايير الوظيفية وسهولة الاستخدام هما ما يهمان عند إجراء العمليات الخاصة بالكاشير. فتستخدم ألوان بسيطة ورئيسية، يكفي لونين أو ثلاثة فقط، وتجعل الأزرار الإجرائية مباشرة ويسهل فهمها والاستدلال بماهيتها.
الخطوة الخامسة: تصميم وبرمجة برنامج الكاشير
نهتم هنا بتنفيذ وإعداد جميع الإجراءات والواجهات الخلفية اللازمة لعمل البرنامج، مثل التحديث على قاعدة البيانات الخاصة بالمشروع. يمكنك تصميم برنامج كاشير بالفيجوال بيسك Visual Basic، أو أحد لغات البرمجة المتقدمة مثل الجافا. لكن وبشكلٍ عام، تستدعي هذه المرحلة خبرة برمجية متمرسة لإنجاز العمل بكفاءة، لذا ننصحك بتوظيف مطور برامج محترف عبر مستقل، أكبر منصة عربية للعمل الحر، لينشئ برنامج الكاشير الخاص بك بدقة عالية.
الخطوة السادسة: اختبار برنامج الكاشير
اختبار برنامج الكاشير قبل اعتماده أمر لا بد منه، لتفادي أي مشاكل موجودة أو خصائص مفقودة خلال التصميم. يمكنك محاكاة سير العمل وتطبيق المميزات الموجودة، فتضيف كمية من المنتجات في المخزون، وتجرّب تسجيل عملية شراء وإدخال تفاصيلها، ثم تراجع تحديث المخزون تبعًا للإجراء، وما إلى ذلك. سجّل أي أمور يلزم تعديلها لإتمام الأمر مباشرةً.