الوسم: تخطيط

إذا نظرت إلى أي مشروع تخطيط الفعاليات والمناسبات ستجده مسؤولًا عن تنظيم كل شيء منذ بدء الفعالية وحتى انتهائها، وأي شخص يعمل في مجال تنظيم الحفلات والفعاليات يجب أن يكون قادر على إدارتها من جميع الأنواع والأحجام.

تشمل الفعاليات التي ينظمها هذا المشروع أشياء مثل حفلات الزفاف والتجمعات الاجتماعية والسهرات الخاصة بالأعمال، وتتمثل مهمة مُنظّم الفعاليات في التأكّد من أن كل شيء يسير بسلاسة والتعامل مع أي مشكلة للتخلص منها بسرعة.

في هذا الدليل سوف نساعدك على بدء مشروع تخطيط الفعاليات والمناسبات في 10 خطوات بسيطة.

خطوات تأسيس مشروع تخطيط الفعاليات

1. وضع خطة عمل مشروع تخطيط الفعاليات
2. إنشاء كيان قانوني للمشروع
3. تسجيل النشاط التجاري في الضرائب
4. فتح حساب بنكي تجاري
5. إعداد المحاسبة
6. الحصول على التراخيص والتصاريح اللازمة لعمل المشروع
7. تأمين المشروع ضد المخاطر
8. بناء الهوية
9. إنشاء موقع ويب إلكتروني
10. إعداد نظام هاتف تجاري

بدء مشروعك التجاري في مجال تنظيم الفعاليات والمناسبات يتخطى مجرد تسجيل تجاريًا، فهناك أشياء مثل وضع خطة العمل والتسويق وبناء العلامة التجارية وغيرها من الأمور التي يجب وضعها في الحسبان.

الخطوة 1: تخطيط الأعمال

وجود خطة واضحة وتفصيلية يضمن بنسبة كبيرة نجاح المشروع، حيث تساعدك على تحديد تفاصيل مشروع تخطيط الفعاليات واكتشاف بعض الأشياء التي ربما لم تلقِ لها بالًا.

بعض الجوانب المهمة التي يجب مراعاتها تشمل:

• ما هي تكاليف التأسيس والتكاليف التشغيلية؟
• ما هي السوق المستهدفة؟
• كم يمكن أن يدفع العملاء مقابل الخدمة؟
• ما هو اسم مشروعك؟

ما هي تكاليف بدء مشروع تخطيط الفعاليات؟

التكاليف التأسيسية لمشروع تنظيم المناسبات والأحداث عادةً ما تكون منخفضة مقارنةً بالمشاريع الأخرى، وإذا كنت تمارس العمل من المنزل ستتجنب تكاليف الإيجار والمرافق.

تشمل التكاليف الأخرى:

• الوقع الإلكتروني للمشروع وتكلفة الاستضافة الشهرية
• اتصال إنترنت عالي السرعة وخدمة الهاتف
• الدعاية والتسويق
• كشف الرواتب
• المعدات
• التراخيص التجارية والضرائب
• التأمين

 

التكاليف التشغيلية للمشروع

بسبب طبيعة مشروع تخطيط الفعاليات والمناسبات، ستجد نفقات جارية مثل إعادة تخزين الإمدادات، وكشوف رواتب الموظفين، واستبدال المعدات التالفة، ويمكن أن تشمل أيضًا:

• دعوات الفعاليات
• تأجير المعدات
• اللافتات والنشرات الترويجية

ما هو السوق المستهدف؟

السوق المستهدف لهذا المشروع يشمل العملاء الراغبين في التخطيط لأحداث اجتماعية أو مؤسسية.

تتراوح الفئات العمرية لعملائك ما بين 25 و 60 عام، وفي حالة الفعاليات الخاصة بالشركات سيكون الجمهور عادةً من الموظفين بغض النظر عن العمر.

 

كيف تكسب المال من مشروع تنظيم المناسبات؟

يكسب العاملون في هذا المجال من الرسوم التي يفرضونها مقابل خدماتهم، والتي يدفعها العميل مقابل تخطيط وتنظيم الفعاليات.

كم يدفع العميل تقريبًا؟

نظرًا لأن الفعاليات تختلف من عميل لآخر من حيث الحجم والعمال المطلوبين، يمكن أن يتراوح السعر بعض الشيء.

بشكل عام، يتقاضى أغلب المنظمين للفعاليات نسبة مئوية تتراوح بين 15% و 20% من التكلفة الإجمالية للحدث.

على سبيل المثال: إذا كانت تكلفة الحدث 100,000 دولار سيحصل المُنظّم على رسوم تتراوح بين 15,000 و 20,000 دولار.

 

ما هي الأرباح المتوقعة من مشروع تخطيط الفعاليات؟

تعتمد هوامش الربح على حجم وعدد الفعاليات التي تنظمها سنويًا.

• إذا كنت شركة تنظيم للحفلات الاجتماعية، ستحصل على مبلغ يتراوح بين 10 إلى 75 دولار في الساعة.
• بينما شركات تنظيم الفعاليات للشركات تحصل على ما يترواح من 15 إلى 150 دولار في الساعة.

يبلغ متوسط راتب موظف تخطيط الفعاليات حوالي 35,000 دولار سنويًا، بينما يبلغ متوسط دخل صاحب المشروع 75,000 دولار سنويًا.

كيف تزيد من أرباح المشروع؟

بعد استقرار مشروعك وحصولك على الكثير من العملاء، يمكنك التفكير في تقديم خدمات إضافية؛ مثل تقديم الطعام، أو المشروبات، أو التصوير الفوتوغرافي الاحترافي.

عبر توفير خدمة الضيافة الداخلية، يمكنك تقديم تجربة خدمة عملاء كاملة وبالتالي تحقيق مزيدًا من الإيرادات.

اسم مشروع تخطيط الفعاليات الخاص بك

اختيار اسم المشروع من أهم الخطوات التي يجب وضعها في الاعتبار ويجب عدم التهاون فيها أبدًا.

هناك أكثر من طريقة للخروج باسم مناسب، يمكنك مثلًا عقد جلسة عصف ذهني مع أصدقائك وأفراد عائلتك الذين تثق في رأيهم، أو توكيل الأمر لشركة دعاية وإعلان مختصة.

بعد الوصول إلى الاسم، تحقق من عدم وجود شبيه له في السوق من خلال:

• فحص السجلات التجارية في مدينتك
• فحص منصات التواصل الاجتماعي
• التأكّد من وجود اسم نطاق (Domain) بنفس الاسم

نوصيك أيضًا بحجز اسم النطاق فورًا حتى تتأكّد من عدم استغلاله من أي شخص آخر.

 

 

الخطوة 2: إنشاء كيان قانوني

• تشمل أنواع هياكل الأعمال الأكثر شيوعًا: الملكية الفردية، الشراكة، والشركة ذات المسؤولية المحدودة، والمؤسسة.
• إنشاء كيان تجاري قانوني مثل شركة ذات مسؤولية محدودة (LLC) أو مؤسسة يحميك من المسؤولية الشخصية، في حالة رفع دعوى قضائية على مشروع تخطيط الفعاليات الخاص بك.

الخطوة 3: تسجيل الضرائب

• ستحتاج إلى التسجيل لدى هيئة الضرائب المحلية في مدينتك قبل أن تتمكن من فتح نشاط تجاري جديد.
• للتسجيل في الضرائب يجب أن تمتلك مقرًا لممارسة العمل، وأحيانًا يُطلب منك السجل التجاري الخاص بمشروعك.
• وعلى حسب هيكل العمل الذي اخترته في الخطوة السابقة، تتنوع الضرائب التي يمكن فرضها على مشروع تخطيط الفعاليات والمناسبات.

الخطوة 4: فتح حساب بنكي تجاري

يُعد استخدام الحسابات المصرفية والائتمانية التجارية أمرًا ضروريًا لحماية الأصول الشخصية.

عندما تكون حساباتك التجارية والشخصية مختلطة، فإن أصولك الشخصية «منزلك وسيارتك والأشياء الثمينة الأخرى» تُصبح عرضة للخطر في حال رفع دعوى قضائية على مشروعك.

تشمل فوائد الحساب المصرفي التجاري:

• فصل الأصول الشخصية عن أصول الشركة، وهو ضروري لحماية الأصول الشخصية.
• يجعل المحاسبة والإيداع الضريبي أسهل.

 

 

الخطوة 5: إعداد المحاسبة

يعد تسجيل نفقاتك المختلفة ومصادر دخلك أمر بالغ الأهمية عند فتح مشروع تنظيم الفعاليات والأحداث.

حيث أن الاحتفاظ بحسابات دقيقة وتفصيلية يساعد في تبسيط الإيداع الضريبي السنوي بشكل كبير.

الخطوة 6: الحصول على التصاريح والتراخيص

يمكن أن يؤدي عدم حصولك على التراخيص اللازمة إلى غرامات باهظة، أو ربما حتى إغلاق مشروعك.

بعض المدن قد تتطلب إلى تصاريح وتراخيص خاصة بها للبدء في مشروع تخطيط الفعاليات. لذا تأكّد من زيارة الجهات المختصة لمعرفة هل أنت بحاجة لأي تراخيص قبل البدء.

للحصول على معلومات حول التراخيص والتصاريح المحلية:

• تحقق من مكتب كاتب المدينة أو المحافظة
• احصل على المساعدة من إحدى الجمعيات المحلية

 

عقد خدمات

يجب أن تطلب شركات تنظيم الفعاليات والمناسبات من العملاء توقيع اتفاقية خدمات قبل بدء مشروع جديد.

يجب أن توضّح هذه الاتفاقية توقعات العميل لتقليل مخاطر النزاعات القانونية من خلال تحديد شروط وأحكام الدفع، وتوقعات مستوى الخدمة، وحقوق الملكية الفكرية.

الخطوة 7: تأمين المشروع

• كما هو الحال مع التراخيص والتصاريح، يحتاج عملك إلى الحصول على تأمين كي تعمل بشكل قانوني.
• يحمي التأمين مشروعك ويحافظ على الرفاهية المالية له في حالة حدوث خسارة.
• هناك عدة أنواع من بوالص التأمين التي تم إنشاؤها لأنواع مختلفة من الأعمال التجارية ذات المخاطر المختلفة.
• إن لم تكن متأكدًا بخصوص المخاطر التي تحيط بمشروعك، يمكنك البدء دومًا بتأمين المسؤولية العامة.
• كما تحتاج أيضًا إلى تأمين تعويض العمال، في حالة كان مشروعك به موظفين.

الخطوة 8: تحديد هويتك

علامتك التجارية هي ما تمثله شركتك، وكذلك كيف ينظر الجمهور إلى مشروعك. ستساعدك العلامة التجارية القوية على التميز عن المنافسين.

تسويق مشروع تخطيط الفعاليات

• يعتمد التسويق لمشروعك على إبراز نقاط قوته والمجالات التي يركز عليها.
• ستعتمد أيضًا بنسبة كبيرة على نجاح الأحداث الماضية والتوصيات الإيجابية من العملاء السابقين.
• استخدم قنوات السوشيال ميديا باستمرار لتوفير الصور ومقاطع الفيديو من الفعاليات السابقة، بالإضافة وسائل الاتصال بك.
• ستحتاج أيضًا إلى موقع ويب لتزويد عملائك بمعلومات أكثر تفصيلًا حول تخصصك.
• وبمجرد وصولهم إلى موقعك، يمكنهم الاتصال بك لطرح أسئلة إضافية وحجز الفعاليات.

 

كيف تحافظ على العملاء

• توفير مستوى احترافي من الخدمة ومنح العميل ما يريد بالضبط هو مفتاح النجاح في مشروع تخطيط الفعاليات.
• حيث يقوم الناس بشراء خدماتك لحدث مهم بالنسبة لهم، وقدرتك على تلبية رغباتهم هي ما تحدد العملاء العائدين إليك مجددًا.

الخطوة 9: إنشاء موقعك الإلكتروني

بعد تحديد علامتك التجارية وإنشاء شعارك، الخطوة التالية هي إنشاء موقع ويب لمشروعك.

بينما يُعد إنشاء موقع ويب خطوة أساسية، يخشى البعض هذه الخطوة لعدم امتلاكهم الخبرة اللازمة.

ومع ذلك، فقد شهدت التكنولوجيا تطورات هائلة خلال السنوات الأخيرة، وأصبح إنشاء موقع إلكتروني تعريفي بسيط أمر سهل للغاية.

إذا كنت ترغب في توفير الوقت والجهد، يمكنك التواصل مع أحد الخبراء في تصميم المواقع للقيام بالمهمة عوضًا عنك.

أيًا كانت الطريقة، يجب ألّا يتأخر موقع الويب الخاص بمشروعك لهذه الأسباب:

• جميع الشركات الجيدة لها مواقع ويب. ولا يهم حجم أو مجال عملك لكي تمتلك موقعًا على الويب.
• حسابات وسائل التواصل الاجتماعي مثل صفحات فيسبوك أو ملفات لينكد إن ليس بديلًا عن موقع الويب.

هناك العديد من الأنظمة التي يمكنك استخدامها في إنشاء موقع ويب مثل: WordPress و WIX و Weebly و Squarespace و Shopify.

ذو صلة: كيف تبدأ مشروع في السعودية؟

الخطوة 10: إعداد نظام هاتف تجاري

• يعد إعداد هاتف لعملك أحد أفضل الطرق للمساعدة في الحفاظ على خصوصية حياتك الشخصية وحياتك العملية.
• يساعدك أيضًا على جعل عملك أكثر تلقائية، ويضفي الشرعية على مشروع تغليف الهدايا الخاص بك، ويسهل على العملاء المحتملين العثور عليك والاتصال بك.
• هناك العديد من الخدمات المتاحة لرجال الأعمال الذين يرغبون في إنشاء نظام هاتف خاص بالعمل. ويمكنك البحث في مدينتك المحلية للعثور على أفضل خيار لك.

تتعدد نظم تخطيط موارد المؤسسة تبعًا لطبيعة الأعمال الممارسة في الأسواق، وحجم المؤسسة العاملة. كما تتعدد البرمجيات المصممة لغرض تخطيط موارد المؤسسة، وتختلف هذه البرامج فيما بينها من ناحية الخدمات المقدمة، والشركات المستهدفة، وحجم المنشأة التي سيعمل ضمنها البرنامج، لذا لا يمكن تحديد النوع الأفضل للبرامج، وإنما لكل شركة البرنامج الأنسب وفق خصائصها ومتطلباتها.

1. قاعدة بيانات مشتركة

يجب أن يمتلك نظام تخطيط موارد المنشأة قاعدة بيانات مشتركة بين جميع أقسامها، بحيث توفر مركز بيانات مشترك لجميع الأقسام يساهم في تخفيض التعارض بين التحليلات الصادرة عن أقسام المنشأة.

2. مرونة التكامل بين أقسام المؤسسة

تكمن الغاية الرئيسية من استخدام نظام ERP في مكاملة أعمال الشركة فيما بينها، فلا بد أن يكون النظام مرنًا بما فيه الكفاية لمكاملة وإلغاء التكامل بين هذه الأعمال، بالتزامن مع سهولة عملية التكامل وإلغائها ضمن النظام.

3. ضمان أمن المعلومات

يقع على عاتق قسم المعلوماتية في المؤسسة مسؤولية تأمين سياسة العمل المناسبة التي يخضع لها نظام تخطيط موارد المؤسسة، بحيث يضمن القسم الحفاظ على سرية المعلومات.

يضمن قسم المعلوماتية سلامة معلومات المؤسسة من خلال منح الصلاحيات المناسبة للموظفين في العمل على نظام تخطيط موارد المؤسسة بشكل ينجزون فيه مهامهم ومسؤولياتهم، دون الاطلاع على باقي معلومات المؤسسة، وتتبّع جميع العمليات على النظام، وإيقاف كافة صلاحيات الموظف على النظام عند مغادرته للمؤسسة.

4. سرعة في العمل

ليكون الاعتماد على نظام تخطيط موارد المنشأة مثمرًا، يجب أن يحقق النظام شرط السرعة في العمل، إذ يعيق الحجم الكبير للبرنامج أو حاجته لمواصفات تقنية عالية -لا تمتلكها المنشأة- من عمل الموظفين، ويصبح نظام ERP عبئًا عليها، ويجب التخلص منه لكي تستمر بممارسة أعمالها بالشكل المطلوب.

5. القدرة على التحليل

يتيح نظام تخطيط موارد المشروع الفعال مجموعة أدوات تحليلية تعتمد على تقنيات ذكاء الأعمال، وإعداد التقارير، إضافةً إلى الأدوات التي تمكّن من تقديم تنبؤات يمكن أن تحسن أي قطاع من قطاعات عمل الشركة.

6. أشكال متعددة للبيانات

من الفوائد الأساسية التي يجب أن يقدمها نظام تخطيط موارد المنشأة هي إظهار البيانات بأشكال متعددة تناسب جميع الاستخدامات، كالبيانات الرسومية، والمجدولة، والإنفوجرافيك Infographic، وغيرها. لا بد للبرنامج من إتاحة القدرة للمستخدمين على عرض البيانات على لوحات Dashboards، أو من خلال مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs، وذلك بهدف تسريع عملية اتخاذ القرارات الصحيحة.

7. قابلية الأتمتة

تشكّل عملية أتمتة العمليات المتكررة أحد أهم المزايا التي يجب أن يمتلكها نظام تخطيط موارد المنشأة، إذ يساعد أتمتة العمليات المتكررة في كل نظام تخطيط موارد مشروع جزئي ضمن المنشأة إلى تسريع الأداء الكلي، بسبب تقليص فترة تنفيذ تلك العمليات عبر أتمتة أدائها.

تزداد إمكانيات نظام تخطيط موارد المؤسسة في تطوير العمل عندما يكون قادرًا على التعامل مع الذكاء الاصطناعي AI، واتباع تقنيات تعلّم الآلة Machine Learning لاتخاذ قرارات سريعة تفيد في تحسين الإنتاج الكلي في الشركة.

8. تناسق واجهة وتجربة المستخدم UI/UX

أصبحت واجهة وتجربة المستخدم UI/UX أساسًا لعمل أي نظام، إذ يجب أن يكون نظام تخطيط موارد المشروع أو المؤسسة قابلًا للعمل بأفضل المستويات مهما كان نوع الجهاز الرقمي المستخدم، ومهما كان حجم الشاشة.

كما يتيح نظام تخطيط موارد المنشأة الناجح الاستخدام السهل للبرنامج، مع إمكانية إجراء التعديلات الخاصة باستخدام البرنامج لكل مستخدم وفق رغبته، كترتيب الوصول السريع للأزرار، وضبط الإعدادات الافتراضية عند بدء البرنامج، وغيرها.

9. قابلية التوسع

تمتلك المنشآت الناجحة خططًا تطويرية لتوسيع أو رفع جودة العمل، لذلك يجب امتلاك نظام إدارة موارد المنشأة قادر على استيعاب التطور المستقبلي في الموارد والبيانات، وعادةً ما تُدرَس هذه القدرة لتغطي الخطة الاستراتيجية المقبلة للشركة على الأقل.

10. دعم الجنسيات المتعددة

من نقاط القوة التي تعزز من قرار اختيار برنامج ERP هو القدرة على استخدام لغات متعددة تناسب معظم المستخدمين مهما كانت جنسياتهم، إضافةً إلى وجود إعدادات محلية تناسب هؤلاء المستخدمين، كالعملة المُستخدَمة، والوقت، والممارسات التجارية في بلد العمل.

كمعظم التغييرات التي تحدث نتيجة إدخال نظم جديدة في المؤسسات، هناك مجموعة من المزايا والعيوب التي ترتبط بإدخال نظام تخطيط موارد المؤسسة إلى النشاطات اليومية المرتبطة بأعمال مؤسستك.

3 من مزايا نظام تخطيط موارد المنشأة

تتعدد المزايا التي يقدمها نظام تخطيط موارد المؤسسات فيما يرتبط بتطوير أعمال المؤسسة، وتسهيل عملية إدارة وتنفيذ جميع النشاطات اللازمة لعمل المؤسسة، وهو ما جعل من هذه النظم حاجةً أساسيةً لعمل المؤسسات على مختلف أحجامها.

1. سهولة الوصول إلى البيانات

أَحدَث نظام تخطيط موارد المشروع تغييرًا ملحوظًا في طريقة الوصول للبيانات، إذ يمكن للمستخدمين الوصول لكافة المعلومات وفق الصلاحيات الموضوعة لكل مستخدم في وقتٍ قصير.

يمكن ذكر مثال مراقبة مستويات المخزون كأحد أهم الأمثلة، نظرًا للفارق الذي أحدثه نظام تخطيط موارد المنشأة على طريقة العمل، إذ أصبح بالإمكان مراقبة مستويات المخزون بانتظام، إضافةً إلى التحقق من الشحنات المستقبلية، والمخزون الحالي قيد الشحن، وهو ما كان بحاجة إلى إجراءات طويلة لإتمام هذه العمليات.

2. التركيز على نظام واحد ضمن تكاليف تكنولوجيا المعلومات

يتيح استثمار نظام تخطيط موارد المشروع تحسين كفاءة العمل بالتوازي مع جمع كافة التكاليف اللازمة لتطوير تكنولوجيا المعلومات ضمن نظام واحد. تحتاج النظم البرمجية إلى إنفاق على البنى التحتية والموظفين، وفرق الدعم وباقي الموارد بحسب متطلبات كل نظام، بينما يوحّد نظام تخطيط إدارة المؤسسة ERP جميع التكاليف تحت نظامٍ واحدٍ.

3. تخفيض نفقات التدريب

تتعدد الاحتياجات التدريبية اللازمة لعمل أقسام المؤسسة وفق احتياجات كل قسم، ويؤدي تعدد النظم ضمن المؤسسة الواحدة إلى الحاجة لتأهيل موظفين متخصصين للعمل مع النظم المتعددة، وهو ما يرفع تكاليف التدريب لوجود أكثر من نظام برمجي واحد.

يتيح نظام تخطيط موارد المنشأة نظامًا موحّدًا يخفّض الاحتياجات التدريبية اللازمة لإتمام أعمال المؤسسة، إذ ينقل المؤسسة من مرحلة إجراء تدريبات متعددة للأنظمة إلى التدريب على نظام واحد، وفق صلاحيات كل مستخدم.

ما هي أهم عيوب نظام تخطيط موارد المؤسسات؟

على الرغم من التحسينات التي يدخلها نظام تخطيط موارد المؤسسة في تحسين جودة العمل ومتابعته، إلا أن عيوبًا تحد من رغبة أصحاب الشركات في الاعتماد على مثل هذه النظم.

1. صعوبة التنفيذ

تحتاج المؤسسة إلى فترة زمنية لا بأس بها من أجل إعداد نظام تخطيط موارد فعّال قابل للاستخدام، عدا عن الموارد اللازمة لإعداد النظام. لا بد من تفريغ مجموعة من الموظفين لتحديد نظام تخطيط موارد المؤسسات الملائم للمؤسسة. ويمكن أن تشمل عملية التحديد، جميع متطلبات التمويل والعمليات وتكنولوجيا المعلومات، وقد يحتاج التحديد إلى تفريغ مجموعة من قادة المبيعات والتسويق والموارد البشرية.

كما تظهر المعاناة الإضافية عند وجود إدارة ورقيّة لنشاطات المؤسسة، إذ تظهر مرحلة إضافية هامة مرتبطة بترحيل الملفات الورقية إلى نظام تخطيط موارد المرحلة، وقد تكون مرحلة مرهقة تحتاج إلى الاستعانة بخبراء إضافيين قد يزيدوا التكلفة الإجمالية لتركيب نظام تخطيط الموارد.

2. تكلفة التنفيذ

يحتاج تنفيذ نظام تخطيط موارد المنشأة إلى تكاليف مرتفعة لإجراء عمليات التكامل وشراء التراخيص اللازمة، وتسديد الاشتراكات لاستكمال تنفيذ النظام ليصبح قابلًا للاستخدام. تعتمد قيمة التكاليف اللازمة لتشغيل وصيانة نظام تخطيط موارد المنشأة على حجم المنشأة، إضافةً إلى تكاليف البنية التحتية للأجهزة التقنية اللازمة للنظام، كالتجهيزات الشبكية والمخدمات.

رغم ذلك، يمكنك توفير الكثير من هذه النفقات عبر تطوير نظام خاص لتخطيط موارد مؤسستك. إذ يمكنك توظيف مطور برمجيات محترف من منصة مستقل، أكبر منصة عربية للعمل الحر، ليبني لك نظامًا متكامل لإدارة موارد مؤسستك، يضمن لك توفير المزايا والخصائص التي تلائم أعمال مؤسستك.

لماذا تحتاج إلى نظام تخطيط موارد المؤسسة؟

يمكّن نظام تخطيط موارد المشروع من تحديد فرص لتحسين العمل أو التوسع، إذ كلما زاد عدد الموظفين الذين يملكون صلاحية الوصول، زادت احتمالية اكتشاف المشكلات التي تعيق عمل الشركة، كتأخر الشحنات من المزودين، أو زيادة الطلب على أحد المنتجات أو الخدمات، وبهذا يمكن تخفيض آثار المشكلة للحد الأدنى.

1. الاعتماد على المعلومات لتحقيق الأهداف

يتيح نظام تخطيط موارد المؤسسة تخطيط الأهداف الذكية SMART للمرحلة القادمة من أعمالها، والعمل على تحقيق تلك الأهداف اعتمادًا على البيانات الموجودة في المؤسسة، كالأهداف المرتبطة بتخفيض التكاليف، وزيادة الكفاءة، والاستجابة لاحتياجات العملاء المتغيرة، أو التغير في ظروف السوق.

2. أتمتة تنفيذ المهام المعرضة للخطأ

يمكن لبرنامج تخطيط موارد المنشأة أتمتة العديد من المهام القابلة للتعرض للأخطاء اليومية، والتي تكلف الشركة أعباءً إضافية، كتسوية حسابات العملاء، ومعالجة طلباتهم وفواتيرهم، وتجنّب تزويد فرق العمل بالبيانات الخاطئة؛ تفاديًا لانخفاض الكفاءة نتيجة تكرار المهام بعد الحصول على البيانات الصحيحة.

تشير الإحصائيات إلى أن ما يعادل 34% من قرارات الانتقال إلى نظم ERP هو بسبب الرغبة في التحول من نمط العمل التقليدي إلى الأنماط الرقمية، التي تخفض جهود العمل وتزيد من الجودة في إتمامه.

3. توحيد الرؤية حول أداء الشركة

أصبحت الشركات في ظل وجود نظام تخطيط موارد المنشأة قادرة على الحصول على تقارير دقيقة ومفصّلة تستطيع تتبع الأداء على مستوى العملية الواحدة في المنشأة مهما كانت مدتها الزمنية أو صعوبة أدائها. كما يتيح النظام قياس مؤشرات الأداء KPIs من خلال تحديد أنماط العمل المقبولة، والإبلاغ عن الحالات الشاذة عن تلك الأنماط لمعالجتها بشكل مستقل.

4. الوصول للبيانات من أماكن متعددة

إن كنت ترغب بتجنب التعامل الورقي بين الموظفين، أو استخدام ملفات محلية على حواسيب الموظفين. يمكن أن يساعد نظام تخطيط موارد المشروع في إنشاء قاعدة بيانات مركزية تسمح للمستخدمين بالوصول للبيانات المطلوبة من أماكن متعددة.

على سبيل المثال، يمكن لرجل البيع الوصول إلى البيانات المرتبطة بمخزون الشركة أثناء تواجده في مكتب العميل، إضافةً لقدرة مدير المستودع على تسجيل الدخول للبرنامج من خلال حاسب محمول في أثناء تواجده على أرض المستودع.

5. التحديث الآلي للبيانات المخزنة

في حال كانت بيانات المؤسسة متغيرة باستمرار نتيجة النشاط المستمر، يمكن أن يؤدي التخزين الإلكتروني اليدوي للبيانات إلى تعارض بين أقسام الشركة حول صحة إعداد البيانات لاستخدامها بين تلك الأقسام.

يوفر نظام تخطيط موارد المؤسسة تحديثًا آليًا لبيانات الشركة، وتعديل كافة البيانات المرتبطة بجميع الأقسام في حال تغير أحد مدخلات البيانات في قسم آخر للشركة.

يتلقى نظام تخطيط موارد المؤسسة البيانات من كافة أقسام الشركة، ويحدّث جميع البيانات الموجودة في قاعدة البيانات عند سحب دفعة أموال، أو سحب من المخزون، أو إرسال بريد إلكتروني للعملاء، أو غيرها من الأنشطة.

6. اتخاذ القرارات اعتمادًا على نفس البيانات

عند الاعتماد على نفس قاعدة البيانات من قبل جميع أقسام الشركة، يكون أصحاب القرار على مسافة واحدة من جميع بيانات الشركة. يضمن نظام تخطيط موارد المنشأة عدم وجود مصادر مكررة أو متضاربة للبيانات، وإكساب القدرة على جدولة التقارير وتوزيعها آليًا للمعنيين.