الوسم: موارد

تتعدد نظم تخطيط موارد المؤسسة تبعًا لطبيعة الأعمال الممارسة في الأسواق، وحجم المؤسسة العاملة. كما تتعدد البرمجيات المصممة لغرض تخطيط موارد المؤسسة، وتختلف هذه البرامج فيما بينها من ناحية الخدمات المقدمة، والشركات المستهدفة، وحجم المنشأة التي سيعمل ضمنها البرنامج، لذا لا يمكن تحديد النوع الأفضل للبرامج، وإنما لكل شركة البرنامج الأنسب وفق خصائصها ومتطلباتها.

1. قاعدة بيانات مشتركة

يجب أن يمتلك نظام تخطيط موارد المنشأة قاعدة بيانات مشتركة بين جميع أقسامها، بحيث توفر مركز بيانات مشترك لجميع الأقسام يساهم في تخفيض التعارض بين التحليلات الصادرة عن أقسام المنشأة.

2. مرونة التكامل بين أقسام المؤسسة

تكمن الغاية الرئيسية من استخدام نظام ERP في مكاملة أعمال الشركة فيما بينها، فلا بد أن يكون النظام مرنًا بما فيه الكفاية لمكاملة وإلغاء التكامل بين هذه الأعمال، بالتزامن مع سهولة عملية التكامل وإلغائها ضمن النظام.

3. ضمان أمن المعلومات

يقع على عاتق قسم المعلوماتية في المؤسسة مسؤولية تأمين سياسة العمل المناسبة التي يخضع لها نظام تخطيط موارد المؤسسة، بحيث يضمن القسم الحفاظ على سرية المعلومات.

يضمن قسم المعلوماتية سلامة معلومات المؤسسة من خلال منح الصلاحيات المناسبة للموظفين في العمل على نظام تخطيط موارد المؤسسة بشكل ينجزون فيه مهامهم ومسؤولياتهم، دون الاطلاع على باقي معلومات المؤسسة، وتتبّع جميع العمليات على النظام، وإيقاف كافة صلاحيات الموظف على النظام عند مغادرته للمؤسسة.

4. سرعة في العمل

ليكون الاعتماد على نظام تخطيط موارد المنشأة مثمرًا، يجب أن يحقق النظام شرط السرعة في العمل، إذ يعيق الحجم الكبير للبرنامج أو حاجته لمواصفات تقنية عالية -لا تمتلكها المنشأة- من عمل الموظفين، ويصبح نظام ERP عبئًا عليها، ويجب التخلص منه لكي تستمر بممارسة أعمالها بالشكل المطلوب.

5. القدرة على التحليل

يتيح نظام تخطيط موارد المشروع الفعال مجموعة أدوات تحليلية تعتمد على تقنيات ذكاء الأعمال، وإعداد التقارير، إضافةً إلى الأدوات التي تمكّن من تقديم تنبؤات يمكن أن تحسن أي قطاع من قطاعات عمل الشركة.

6. أشكال متعددة للبيانات

من الفوائد الأساسية التي يجب أن يقدمها نظام تخطيط موارد المنشأة هي إظهار البيانات بأشكال متعددة تناسب جميع الاستخدامات، كالبيانات الرسومية، والمجدولة، والإنفوجرافيك Infographic، وغيرها. لا بد للبرنامج من إتاحة القدرة للمستخدمين على عرض البيانات على لوحات Dashboards، أو من خلال مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs، وذلك بهدف تسريع عملية اتخاذ القرارات الصحيحة.

7. قابلية الأتمتة

تشكّل عملية أتمتة العمليات المتكررة أحد أهم المزايا التي يجب أن يمتلكها نظام تخطيط موارد المنشأة، إذ يساعد أتمتة العمليات المتكررة في كل نظام تخطيط موارد مشروع جزئي ضمن المنشأة إلى تسريع الأداء الكلي، بسبب تقليص فترة تنفيذ تلك العمليات عبر أتمتة أدائها.

تزداد إمكانيات نظام تخطيط موارد المؤسسة في تطوير العمل عندما يكون قادرًا على التعامل مع الذكاء الاصطناعي AI، واتباع تقنيات تعلّم الآلة Machine Learning لاتخاذ قرارات سريعة تفيد في تحسين الإنتاج الكلي في الشركة.

8. تناسق واجهة وتجربة المستخدم UI/UX

أصبحت واجهة وتجربة المستخدم UI/UX أساسًا لعمل أي نظام، إذ يجب أن يكون نظام تخطيط موارد المشروع أو المؤسسة قابلًا للعمل بأفضل المستويات مهما كان نوع الجهاز الرقمي المستخدم، ومهما كان حجم الشاشة.

كما يتيح نظام تخطيط موارد المنشأة الناجح الاستخدام السهل للبرنامج، مع إمكانية إجراء التعديلات الخاصة باستخدام البرنامج لكل مستخدم وفق رغبته، كترتيب الوصول السريع للأزرار، وضبط الإعدادات الافتراضية عند بدء البرنامج، وغيرها.

9. قابلية التوسع

تمتلك المنشآت الناجحة خططًا تطويرية لتوسيع أو رفع جودة العمل، لذلك يجب امتلاك نظام إدارة موارد المنشأة قادر على استيعاب التطور المستقبلي في الموارد والبيانات، وعادةً ما تُدرَس هذه القدرة لتغطي الخطة الاستراتيجية المقبلة للشركة على الأقل.

10. دعم الجنسيات المتعددة

من نقاط القوة التي تعزز من قرار اختيار برنامج ERP هو القدرة على استخدام لغات متعددة تناسب معظم المستخدمين مهما كانت جنسياتهم، إضافةً إلى وجود إعدادات محلية تناسب هؤلاء المستخدمين، كالعملة المُستخدَمة، والوقت، والممارسات التجارية في بلد العمل.

كمعظم التغييرات التي تحدث نتيجة إدخال نظم جديدة في المؤسسات، هناك مجموعة من المزايا والعيوب التي ترتبط بإدخال نظام تخطيط موارد المؤسسة إلى النشاطات اليومية المرتبطة بأعمال مؤسستك.

3 من مزايا نظام تخطيط موارد المنشأة

تتعدد المزايا التي يقدمها نظام تخطيط موارد المؤسسات فيما يرتبط بتطوير أعمال المؤسسة، وتسهيل عملية إدارة وتنفيذ جميع النشاطات اللازمة لعمل المؤسسة، وهو ما جعل من هذه النظم حاجةً أساسيةً لعمل المؤسسات على مختلف أحجامها.

1. سهولة الوصول إلى البيانات

أَحدَث نظام تخطيط موارد المشروع تغييرًا ملحوظًا في طريقة الوصول للبيانات، إذ يمكن للمستخدمين الوصول لكافة المعلومات وفق الصلاحيات الموضوعة لكل مستخدم في وقتٍ قصير.

يمكن ذكر مثال مراقبة مستويات المخزون كأحد أهم الأمثلة، نظرًا للفارق الذي أحدثه نظام تخطيط موارد المنشأة على طريقة العمل، إذ أصبح بالإمكان مراقبة مستويات المخزون بانتظام، إضافةً إلى التحقق من الشحنات المستقبلية، والمخزون الحالي قيد الشحن، وهو ما كان بحاجة إلى إجراءات طويلة لإتمام هذه العمليات.

2. التركيز على نظام واحد ضمن تكاليف تكنولوجيا المعلومات

يتيح استثمار نظام تخطيط موارد المشروع تحسين كفاءة العمل بالتوازي مع جمع كافة التكاليف اللازمة لتطوير تكنولوجيا المعلومات ضمن نظام واحد. تحتاج النظم البرمجية إلى إنفاق على البنى التحتية والموظفين، وفرق الدعم وباقي الموارد بحسب متطلبات كل نظام، بينما يوحّد نظام تخطيط إدارة المؤسسة ERP جميع التكاليف تحت نظامٍ واحدٍ.

3. تخفيض نفقات التدريب

تتعدد الاحتياجات التدريبية اللازمة لعمل أقسام المؤسسة وفق احتياجات كل قسم، ويؤدي تعدد النظم ضمن المؤسسة الواحدة إلى الحاجة لتأهيل موظفين متخصصين للعمل مع النظم المتعددة، وهو ما يرفع تكاليف التدريب لوجود أكثر من نظام برمجي واحد.

يتيح نظام تخطيط موارد المنشأة نظامًا موحّدًا يخفّض الاحتياجات التدريبية اللازمة لإتمام أعمال المؤسسة، إذ ينقل المؤسسة من مرحلة إجراء تدريبات متعددة للأنظمة إلى التدريب على نظام واحد، وفق صلاحيات كل مستخدم.

ما هي أهم عيوب نظام تخطيط موارد المؤسسات؟

على الرغم من التحسينات التي يدخلها نظام تخطيط موارد المؤسسة في تحسين جودة العمل ومتابعته، إلا أن عيوبًا تحد من رغبة أصحاب الشركات في الاعتماد على مثل هذه النظم.

1. صعوبة التنفيذ

تحتاج المؤسسة إلى فترة زمنية لا بأس بها من أجل إعداد نظام تخطيط موارد فعّال قابل للاستخدام، عدا عن الموارد اللازمة لإعداد النظام. لا بد من تفريغ مجموعة من الموظفين لتحديد نظام تخطيط موارد المؤسسات الملائم للمؤسسة. ويمكن أن تشمل عملية التحديد، جميع متطلبات التمويل والعمليات وتكنولوجيا المعلومات، وقد يحتاج التحديد إلى تفريغ مجموعة من قادة المبيعات والتسويق والموارد البشرية.

كما تظهر المعاناة الإضافية عند وجود إدارة ورقيّة لنشاطات المؤسسة، إذ تظهر مرحلة إضافية هامة مرتبطة بترحيل الملفات الورقية إلى نظام تخطيط موارد المرحلة، وقد تكون مرحلة مرهقة تحتاج إلى الاستعانة بخبراء إضافيين قد يزيدوا التكلفة الإجمالية لتركيب نظام تخطيط الموارد.

2. تكلفة التنفيذ

يحتاج تنفيذ نظام تخطيط موارد المنشأة إلى تكاليف مرتفعة لإجراء عمليات التكامل وشراء التراخيص اللازمة، وتسديد الاشتراكات لاستكمال تنفيذ النظام ليصبح قابلًا للاستخدام. تعتمد قيمة التكاليف اللازمة لتشغيل وصيانة نظام تخطيط موارد المنشأة على حجم المنشأة، إضافةً إلى تكاليف البنية التحتية للأجهزة التقنية اللازمة للنظام، كالتجهيزات الشبكية والمخدمات.

رغم ذلك، يمكنك توفير الكثير من هذه النفقات عبر تطوير نظام خاص لتخطيط موارد مؤسستك. إذ يمكنك توظيف مطور برمجيات محترف من منصة مستقل، أكبر منصة عربية للعمل الحر، ليبني لك نظامًا متكامل لإدارة موارد مؤسستك، يضمن لك توفير المزايا والخصائص التي تلائم أعمال مؤسستك.

لماذا تحتاج إلى نظام تخطيط موارد المؤسسة؟

يمكّن نظام تخطيط موارد المشروع من تحديد فرص لتحسين العمل أو التوسع، إذ كلما زاد عدد الموظفين الذين يملكون صلاحية الوصول، زادت احتمالية اكتشاف المشكلات التي تعيق عمل الشركة، كتأخر الشحنات من المزودين، أو زيادة الطلب على أحد المنتجات أو الخدمات، وبهذا يمكن تخفيض آثار المشكلة للحد الأدنى.

1. الاعتماد على المعلومات لتحقيق الأهداف

يتيح نظام تخطيط موارد المؤسسة تخطيط الأهداف الذكية SMART للمرحلة القادمة من أعمالها، والعمل على تحقيق تلك الأهداف اعتمادًا على البيانات الموجودة في المؤسسة، كالأهداف المرتبطة بتخفيض التكاليف، وزيادة الكفاءة، والاستجابة لاحتياجات العملاء المتغيرة، أو التغير في ظروف السوق.

2. أتمتة تنفيذ المهام المعرضة للخطأ

يمكن لبرنامج تخطيط موارد المنشأة أتمتة العديد من المهام القابلة للتعرض للأخطاء اليومية، والتي تكلف الشركة أعباءً إضافية، كتسوية حسابات العملاء، ومعالجة طلباتهم وفواتيرهم، وتجنّب تزويد فرق العمل بالبيانات الخاطئة؛ تفاديًا لانخفاض الكفاءة نتيجة تكرار المهام بعد الحصول على البيانات الصحيحة.

تشير الإحصائيات إلى أن ما يعادل 34% من قرارات الانتقال إلى نظم ERP هو بسبب الرغبة في التحول من نمط العمل التقليدي إلى الأنماط الرقمية، التي تخفض جهود العمل وتزيد من الجودة في إتمامه.

3. توحيد الرؤية حول أداء الشركة

أصبحت الشركات في ظل وجود نظام تخطيط موارد المنشأة قادرة على الحصول على تقارير دقيقة ومفصّلة تستطيع تتبع الأداء على مستوى العملية الواحدة في المنشأة مهما كانت مدتها الزمنية أو صعوبة أدائها. كما يتيح النظام قياس مؤشرات الأداء KPIs من خلال تحديد أنماط العمل المقبولة، والإبلاغ عن الحالات الشاذة عن تلك الأنماط لمعالجتها بشكل مستقل.

4. الوصول للبيانات من أماكن متعددة

إن كنت ترغب بتجنب التعامل الورقي بين الموظفين، أو استخدام ملفات محلية على حواسيب الموظفين. يمكن أن يساعد نظام تخطيط موارد المشروع في إنشاء قاعدة بيانات مركزية تسمح للمستخدمين بالوصول للبيانات المطلوبة من أماكن متعددة.

على سبيل المثال، يمكن لرجل البيع الوصول إلى البيانات المرتبطة بمخزون الشركة أثناء تواجده في مكتب العميل، إضافةً لقدرة مدير المستودع على تسجيل الدخول للبرنامج من خلال حاسب محمول في أثناء تواجده على أرض المستودع.

5. التحديث الآلي للبيانات المخزنة

في حال كانت بيانات المؤسسة متغيرة باستمرار نتيجة النشاط المستمر، يمكن أن يؤدي التخزين الإلكتروني اليدوي للبيانات إلى تعارض بين أقسام الشركة حول صحة إعداد البيانات لاستخدامها بين تلك الأقسام.

يوفر نظام تخطيط موارد المؤسسة تحديثًا آليًا لبيانات الشركة، وتعديل كافة البيانات المرتبطة بجميع الأقسام في حال تغير أحد مدخلات البيانات في قسم آخر للشركة.

يتلقى نظام تخطيط موارد المؤسسة البيانات من كافة أقسام الشركة، ويحدّث جميع البيانات الموجودة في قاعدة البيانات عند سحب دفعة أموال، أو سحب من المخزون، أو إرسال بريد إلكتروني للعملاء، أو غيرها من الأنشطة.

6. اتخاذ القرارات اعتمادًا على نفس البيانات

عند الاعتماد على نفس قاعدة البيانات من قبل جميع أقسام الشركة، يكون أصحاب القرار على مسافة واحدة من جميع بيانات الشركة. يضمن نظام تخطيط موارد المنشأة عدم وجود مصادر مكررة أو متضاربة للبيانات، وإكساب القدرة على جدولة التقارير وتوزيعها آليًا للمعنيين.

عند اتخاذ القرار بتطوير أو إدخال برامج إدارة الموارد البشرية إلى شركتك، لا بد من اختيار برنامج يتيح إدارة الموارد البشرية في شركتك بفعالية، وتختلف مكونات برامج إدارة الموارد البشرية بين شركة وأخرى، إلا أن البرامج الجيدة تحتاج إلى مبرمجين قادرين على تصميم أو تعديل برامج إدارة الموارد البشرية، بشكلٍ يناسب آلية العمل في شركتك.

أولًا: حدد متطلبات شركتك

الخطوة الأولى لاختيار برنامج إدارة الموارد البشرية المناسب، هي جمع الملاحظات من مختصي الموارد البشرية فيما يخص عمليات الموارد البشرية في الشركة، وطرق قياس كفاءة تلك الموارد. يمكن أن تتم عملية جمع المتطلبات من خلال إجراء المقابلات الشخصية، أو مجموعات تشترك في صفات محددة كمدراء الأقسام على سبيل المثال، أو من خلال الإجابة على استبانات توضح الآراء.

ثانيًا: قيّم الأنظمة الموجودة

لا بد من التحقق من كفاءة النظم المستخدمة حاليًا ضمن الشركة، وقدرتها على تلبية الاحتياجات، إضافةً إلى تحليل النفقات المرتبطة بصيانة المعلومات في النظم المُعتمَدة حاليًّا. تُقيَّم الأنظمة من خلال قياس الإنجاز الذي يحققه البرنامج الحالي، والإنجاز الذي تحققه البرامج الجديدة، استنادًا لدلائل عمل البرنامَج وتجارب الشركات، التي اعتمدت البرامج المقترحة للعمل ضمن شركتك.

ثالثًا: جهّز المستندات اللازمة

نظّم المعلومات والبيانات التي جمعّتها ضمن مستندات تتيح عرض المعلومات بشكل منظّم لكافة أصحاب المصلحة، إضافةً إلى المعلومات اللازمة لإعداد دراسة جدوى، اعتماد برنامج موارد بشرية مناسب ضمن شركتك.

رابعًا: حدد الفوائد المكتسبة

من الضروري تحليل برامج إدارة الموارد البشرية المتوفرة، لتحديد البرنامج الأنسب والميزة التنافسية التي توفرها برامج إدارة الموارد البشرية عند اعتمادها ضمن شركتك. تختلف الميزات التنافسية بين برنامج وآخر، فهناك برامج توفّر سرعة في التنفيذ، وهناك أخرى تزيد من جودة العمل المُقدَّم. تكمن خبرة أصحاب القرار في اختيار البرنامج الذي يحقق أكبر فائدة للشركة، استنادًا لرؤيتها وخططها المستقبلية.

خامسًا: كسب تأييد أكبر عدد من أصحاب القرار

بعد تحديد البرنامج المناسب من بين برامج إدارة الموارد البشرية، لا بد من تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين لاعتماد البرنامج ضمن شركتك، إضافةً إلى كسب تأييد أصحاب القرار وتلبية احتياجاتهم الفردية.

من الضروري تأييد مدير قسم الموارد البشرية على سبيل المثال للبرنامج الذي ستشتريه الشركة، إذ يلعب دورًا أساسيًا في سير عمل الموارد البشرية ضمن الشركة، وقياس الكفاءات. فلا بد من تحقيق الرضا الكامل عن أداء البرنامج، لاعتماده بشكل لا يتعارض مع مبادئ العمل وفق رؤية مدير الموارد البشرية.

ما هي تكاليف اعتماد برامج إدارة الموارد البشرية في شركتك؟

من الضروري حساب تكلفة إدخال برامج إدارة الموارد البشرية إلى شركتك، لضمان تحسّن العوائد بعد اعتماد أحدها، وتشمل هذه التكاليف ما يؤثر بشكلٍ مباشر على إعداد البرامج الجديدة كأجور المبرمجين، والتكاليف التي تؤثر على الشركة في حال اعتُمدَت تلك البرامج كتكاليف إزالة التطبيقات القديمة.

أولًا: أسلوب الدفع

تعتمد معظم برامج إدارة الموارد البشرية أسلوبين من أساليب الدفع، أولها حِزم الاشتراك والتي تعتمد على دفع كل مستخدم يدير برامج إدارة الموارد البشرية دون النظر إلى عدد الموظفين الموجودين في قاعدة البيانات، وثانيهما دفع مبالغ مالية عن كل موظف أو مستخدم باشتراك شهري أو سنوي.

يمكن للشركات شراء تراخيص دائمة دون الحاجة لتجديدها شهريًا أو سنويًا، وغالبًا ما يترافق ذلك بدفع ثمن مرتفع عند شراء البرنامج، بعكس ثمن الاشتراك السنوي الذي يخفض من نفقات الشراء للمرة الأولى.

عادةً ما يخسر أصحاب التراخيص خدمات الدعم الفني عند حدوث أي مشكلات تواجههم في أثناء استخدام برامج إدارة الموارد البشرية، عدا الأجور الواجب دفعها عند طلب أي صيانة أو تحديث للبرنامج، وهو ما يدعم قرار اختيار الاشتراك الشهري أو السنوي عن اختيار التراخيص.

ثانيًا: نفقات مخفية

من الضروري دراسة كافة النفقات المرتبطة بإدخال برامج إدارة الموارد البشرية، التي لا تظهر بالتكلفة المباشرة للشراء أو الاشتراك، كتكاليف التدريب على استخدام البرنامج، أو إعداد قاعدة بيانات جديدة للموظفين، أو الحصول على استشارات من اختصاصيين خارج المؤسسة وغيرها.