كأي منظومة من منظومات البرمجيات، تمتلك برامج إدارة الموارد البشرية ميّزات تختلف بين شركة وأخرى، ويُلقَى على عاتق فريقي الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات مسؤوليات كبيرة، في تحديد برامج إدارة الموارد البشرية الأفضل لأعمال الشركة.
أولًا: مركزية البيانات
توفر برامج إدارة الموارد البشرية قاعدة بيانات مركزية، تشمل جميع سجلات الموظفين، مع توفير خدمات تحديث وصيانة تلك السجلات، وهو ما يساعد في تسهيل عمليات التدقيق في الشركة.
ثانيًا: إدارة التعلم
تساعد برامج إدارة الموارد البشرية الموظفين على التخطيط لدورات تدريبية، تساهم في تحسين خبرة الموظفين، وتمكّن الشركات من طرح وتتبع الالتزام بالتدريب، ومدى الفائدة المكتسبة من هذه الدورات في تحسين أعمال الشركة.
ثالثًا: الحوافز
يستطيع موظف إدارة الموارد البشرية احتساب رواتب وأجور موظفي الشركة بوحدة الساعة، إضافةً إلى العمل الإضافي وعمولات المبيعات، وقطع المبالغ المفروضة على الموظف كالضرائب والخصومات، إضافةً إلى صندوق التقاعد أو مدفوعات الرسوم الشهرية للهواتف المحمولة.
رابعًا: الوقت والحضور
يمكن من خلال برامج إدارة الموارد البشرية التحكم بكافة عمليات منح الإجازات، والتأكد من رصيد الإجازات المتاح، وجدولة عمل الموظفين وتتبع غيابهم. إضافةً إلى ربط الجداول الزمنية الخاصة بدوام وغياب الموظف، مع كشوفات الرواتب والحوافز.
خامسًا: تخطيط القوى العاملة
تدعم برامج إدارة الموارد البشرية موظفي القسم في تخطيط ورصد الميزانية اللازمة للقوى العاملة، وقياس الأداء مقابل النفقات للحالات الراهنة والمستقبلية، وتحديد المهارات اللازمة والمفقودة ضمن الشركة، أو ما تعرف بفجوات المهارات. كما تساعد تلك البرامج في إنشاء خطط تناوب فرق العمل، إضافةً إلى تحديد أولويات التوظيف.
هل تحتاج شركتك إلى برامج إدارة الموارد البشرية؟
لا بد من التفكير جديًّا باعتماد برامج إدارة الموارد البشرية عند توسع أعمالك، ويظهر ذلك جليّا عندما تهدر كامل وقتك في إدارة أصغر الأعمال، دون وجود وقت كافي للتخطيط لأداء الأعمال بشكلٍ أفضل، وإتاحة الفرصة للتوسع أو التطور أو الوصول إلى أسواق جديدة.
يمكن أن تطور برامج إدارة الموارد البشرية صافي الأرباح المكتسب في شركتك، وذلك باستثمار الوقت المهدور، والتخطيط للجهود اللازمة لتنفيذ النشاطات بأعلى دقة، وأسرع وقت وأقل النفقات الممكنة.
لاتخاذ قرار إدخال أحد برامج إدارة الموارد البشرية إلى شركتك، هناك مجموعة من العوامل التي تساهم في اتخاذ هذا القرار، وأهمها التوفير في زمن الإنجاز الذي ستحققه الشركة، والعائد الذي ستجنيه الشركة من هذا التوفير، إضافةً إلى قدرة الشركة على تحمل الأعباء المادية لإدخال برامج إدارة الموارد البشرية في عمل الشركة، وتدريب الموظفين على استخدامه.