قد تتشابه كل من الفاتورة وسند القبض من حيث الشكل لكونهما يرتبطان بعمليات الدفع، وكلاهما يتم إصدارهما من قبل البائع للمستهلك، ولكن في الواقع هناك فروقات جوهرية في ما بينهم، ومن أهم هذه الفروقات هي أن الفاتورة يتم إصدارها من قبل البائع كطلب للدفع من المستهلك، بينما سند القبض يتم إصداره من البائع للمستهلك كإثبات على أن المستهلك قام بعملية الدفع، وللتعرف أكثر على الفروقات ما بين الفاتورة وسند القبض لا بد من التطرق لتعريف كل منهما وإيضاح محتوياتهما، وهذا ما سنتطرق له خلال هذه المقال.[١]
ما هي الفاتورة؟
تعد الفاتورة وثيقة يقوم بإصدارها البائع للمشتري، سواء كان بضائع أو خدمات، وذلك كطلب للدفع، وتتضمن الفاتورة قائمة بالبضائع أو الخدمات التي قدمها البائع للمشتري بالإضافة إلى قيمتها وطرق الدفع التي يقبلها البائع والمدة الزمنية التي يجب على المشتري أن يدفع خلالها، وعادة ما يتم إصدار الفواتير بعد أن يحصل الزبون أو المشتري على البضائع أو الخدمات، أما من على مستوى العمليات المحاسبية، فتشكل الفواتير للمحاسبين مقياساً للمدفوعات المعلقة أو للحسابات المدينة، وذلك مساعدتهم على تنظيم تدفق النقد، حيث أن الفواتير تتيح لهم توقع وقت الحصول على النقد.
ما هي مكونات الفاتورة؟
عند إصدار أي فاتورة يجب أن تحتوي على المكونات أو المعلومات الآتية:
- معلومات الشركة، والتي تتضمن اسم الشركة وعنوانها ورقم هاتفها، وموقعها على الإنترنت إذا كان متوفراً.
- معلومات العميل والتي تتضمن اسم العميل أو مجموعة العملاء إذا كانوا مجموعة أو اسم الشركة أو الهيئة التي قامت بعملية الشراء، والعنوان ورقم الهاتف والعنوان البريدي، والبريد الإلكتروني.
- التاريخ، بحيث يذكر تاريخ إصدار الفاتور بالإضافة إلى آخر تاريخ استحقاق سداد الفاتورة.
- رقم الفاتورة، إذ يجب أن تمتلك كل فاتورة رقماً متسلسلاً لتسهيل عملية تتبعها.
- قائمة البضائع أو الخدمات، بحيث تذكر جميع البضائع أو الخدمات المقدمة بشكل تفصيلي من حيث العدد والسعر لكل وحدة والسعر الإجمالي.
- المصاريف الإضافية، في حال تطبيق الضرائب على المبيعات، أو في حال تحميل العميل مصاريف إضافية مثل النقل، يحب ذكرها بشكل منفصل عن قائمة البضائع أو الخدمات.
- رسالة للعميل، وهذا أمر اختياري بحيث يمكن كتابة رسالة شكر قصير لتعامله مع الشركة.
ما هو سند القبض؟ وما هي مكوناته؟
يعد سند القبض وثيقة يصدرها البائع بعد أن يقوم المشتري بدفع قيمة البضائع أو الخدمات التي حصل عليها، ويتم إصدارها بعد الفواتير، وهي تعد إثبات دفع للمشتري وللبائع على حد سواء، أما في نظام المحاسبة فيستخدم سند القبض من أجل تتبع عمليات البيع والمخزون، لكونه إثباتاً على أن عملية البيع قد تمت، والجدير بالذكر أن سند القبض يحتوي على مكونات أو معلومات مشابهة لحد كبير للفاتورة مع اختلاف بسيط، وفي ما يلي أهم المعلومات التي يحتويها سند القبض:
- معلومات الشركة، والتي تتضمن اسمها وعنوانها ورقم هاتفها.
- تاريخ إصدار السند، ويجب أن يكون مطابقاً لتاريخ الدفع.
- قائمة تفصيلية بالبضائع أو الخدمات المقدمة من كميات وأسعار.
- التكاليف الإضافية في حال وجدت توضع في قائمة منفصلة.
- إجمالي المبلغ المدفوع وطريق الدفع سواء كانت نقداً أو عن طريق بطاقات الدفع، والجدير بالذكر أن إجمالي المبلغ المدفوع يجب أن يطابق قيمة الفاتورة في حال تم إصدار فاتورة قبل سند القبض.