ما هو برنامج إدارة المخازن؟
يمثل برنامج إدارة المخزون Warehouse Management System) WMS) برنامجًا حاسوبيًا يهدف لتحسين الأعمال داخل المستودع، إضافةً إلى عمليات التوزيع وسلاسل الإمداد، وباقي أعمال الشركة المرتبطة بالمخزون. يمكن لبرنامج إدارة المخازن أن يكون أحد عناصر برامج تخطيط موارد المؤسسات Enterprise Resource Planning ERP كبرنامج أودو، وذلك عند اعتماد الشركة لبرنامج واحد يدير كافة أعمالها.
كيف تعمل برامج إدارة المخازن؟
يعمل برنامج إدارة المخازن على تتبع جميع المنتجات والعمليات المُعتمَدة في المخازن. وذلك من خلال رقمنة جميع المواد والمنتجات الخارجة والداخلة من وإلى المخزن، إضافة إلى أتمتة العمليات المرتبطة بالمخزون داخل وخارج المخزن، والتي تساعد في الحصول والتعديل على أي معلومة مرتبطة بالمخزون بشكل آني، وبالتالي تنظيم ومراقبة وتوثيق كافة محتويات المخزن.
ما هي أهمية برنامج إدارة المخازن؟
تحتاج معظم المخازن إلى برنامج إدارة؛ وذلك لما يحتويه البرنامج من ميزات وخصائص مهمة تدعم عمليات تخزين المواد وإدارتها، بما في ذلك:
تنظيم استلام الشحنات
المخزن هو المكان الرئيسي لتواجد بضائع ومعدات شركتك. تكمن الأهمية الرئيسية لبرنامج إدارة المخازن في تتبع البضائع الواردة والصادرة من وإلى مخزن الشركة، وذلك اعتمادًا على شركات الشحن.
لذلك يتيح برنامج إدارة المخازن تحديث معلومات أي سلعة أو أداة آليًا بمجرد إدخالها للبرنامج، وذلك وفق الإعدادات والشروط التي وضعتَها مسبقًا. يُخصَّص لكل منتج وارد إلى المخزن رمز شريطي قابل للمسح بواسطة برنامج إدارة المخازن، وذلك بهدف تتبّع شحنات المواد وإدارتها، وهو ما يسهّل من عملية استلام الشحنات.
التجهيز وإدارة الطلبات
يوفّر برنامج إدارة المخازن مجموعة واسعة من الخيارات لأداء أعمال، لا تقتصر على المعلومات المرتبطة بتخزين البضائع، بل تُقدّم جميع المتطلبات اللازمة لاتخاذ القرارات فيما يتعلق بعمليات التصنيع والتوزيع، وغيرها من الخدمات المرتبطة بإنتاجية وإيرادات الشركة.
إذ يوفّر كافة المعلومات المتعلقة بالمواد والمنتجات المطلوبة للشحن، ومكان وجودها في المخزن، وحساب كميات المنتجات والمواد بدقّة، ما يسهّل عملية تحضير الطلبات وزيادة المبيعات.
إدارة موظفي وعمال المخازن
يمتلك برنامج إدارة المخازن القدرة على إدارة عمال وموظفي مخزنك، من خلال ضبط مؤشرات الأداء الرئيسية التي تساهم في مراقبة مستويات العمل، ومتطلّبات تطويره كمؤشر إنتاجية الموظف، ومؤشر رضا الموظفين، ومؤشر التغيّب عن العمل، وغيرها.
تُعتمَد هذه المؤشرات في اقتراح الحلول لتحسين أداء العمال والموظفين، وذلك بشكل يزيد من فاعلية إدارة المخازن الخاصة بشركتك، وتخفيض الميزانيات المالية المخصصة لإدارة المخزون، إضافةً إلى تسريع أداء العمليات.
التفاعل الآلي
يتيح برنامج إدارة المخازن عملية الإبلاغ الفوري عند تحقق أي شرط هيّئتَه مسبقًا على البرنامج. يمكن لبرامج إدارة المخازن المتقدمة اتخاذ القرار المناسب آليًا دون أي تدخل بشري، وذلك بالاعتماد على تقنيات الذكاء الاصطناعي (Artificial Intelligence) AI.
يمكن الاكتفاء بتزويدك بالإشعارات الآنية فور وقوع الحدث، وذلك لإتاحة المجال لاتخاذ القرارات الملائمة وفق سياسات العمل والتصنيع القائمة في شركتك.
كيفية إنشاء برنامج إدارة مخازن متكامل لشركتك
ترتبط درجة التطوّر والتعقيد في برنامج إدارة المخازن بحجم شركتك، وتخصصها، واحتياجاتها من الخدمات التي يمكن أن يقدمها البرنامج في إنجاز أعمالها.
1. تحديد التوقعات والاحتياجات
يتطلب تطوير برنامج إدارة المخازن الخاص بك، تحديد كامل الاحتياجات والتوقعات المرادة من البرنامج. يمكنك تحديد الاحتياجات من خلال الاستماع إلى تجارب عمال وموظفي المخازن بشركتك، والإصغاء إلى متطلباتهم اللازمة لتحسين مستوى العمل في المخزن، وتصنيف تلك الاحتياجات حسب الأولويات والأثر على عمل مخزن الشركة.
من الضروري مشاركة العمال والموظفين في تحديد التوقعات، والتي يجب أن ترتبط بأهداف ذكية SMART قابلة للقياس، وإخبارهم بالأسباب التي أدت إلى تحديد توقّع دون آخر، وكيف تساهم أدوارهم الوظيفية على اختلافها في تحقيق تلك التوقعات.
2. دراسة المخاطر
تحليلك للمخاطر المحتملة التي سيعالجها برنامج إدارة المخازن، واتخاذك التدابير اللازمة لتخفيضها للحد الأدنى، هما أمران هامان لا بد منهما. ذلك إضافة إلى دراسة المخاطر المتوقعة عند وضع برنامج إدارة المخازن حيز التنفيذ، ناهيك عن المخاطر التي يمكن أن تواجهها خلال فترة تطوير البرنامج.
ستحتاج في دراستك للمخاطر إلى تحليل العمليات لمعرفة نقاط القوة والضعف في إنشاء البرنامج، وإدارة المخاطر التي قد تتعرض لها شركتك بسبب هذه النقاط، يمكن الاعتماد على تحليل سوات الرباعي SWOT، أو شجرة القرارات، أو غيرها من الطرق.
3. تقييم عملية إدارة المخازن الحالية
لا بد من تقييم عملية إدارة المخازن الحالية قبل البدء بإعداد برنامج إدارة المخازن الجديد. وذلك عبر تحليل ومناقشة وفهم كيفية عمل المخازن حاليًا، وإظهار عيوب طريقة العمل الحالية للمخازن.
عليك تحديد العمليات التي ستُعتَمد في نظام إدارة المخازن الجديد، وتحديد المتطلبات والاحتياجات النهائية لوضع خطة التطوير. إضافةً إلى توثيق جميع المتطلبات والعمليات المطلوب تصميمها؛ وذلك للرجوع إليها عند أي تعارض أثناء التنفيذ.
يمكنك تقييم إدارة المخازن من خلال تحديد مؤشرات أداء رئيسية KPIs مرتبطة بالمخازن، كمؤشر كفاءة الموردين، ومؤشر مطابقة المخزون المسجل للمخزون الفعلي.
4. إعداد جدول زمني للتنفيذ
إعداد جدول زمني منطقي لإنشاء برنامج إدارة المخازن يُعدّ أمرًا مهمًا لتفادي الفشل في إكمال إنشاء البرنامج. وذلك نتيجة عدم القدرة على الالتزام بالفترة الزمنية المخصصة، وهو ما قد يزيد من تكاليف المشروع مع تزايد الفترة الزمنية خارج النطاق المخطط له.
ستسمح لك الخطة الدقيقة بإضفاء المرونة وتحديد الإمكانيات المتاحة لشركتك لتطوير برنامج إدارة المخازن، إذ يمكن احتواء المخاطر المتوقعة، وتعديل الخطة بشكل يمكّن المعنيين من معالجة المخاطر غير المتوقعة. يمكنك الاعتماد على مبادئ وقواعد مخطط جانت في إعداد وإدارة الجداول الزمنية للتنفيذ، لما يمنحه من دِقَّة ومرونة في إدارة الجداول الزمنية.
5. تطوير برنامج إدارة المخازن
بعد إكمال الخطوات السابقة، يجب أن تمتلك تصوّرًا كاملًا عن برنامج إدارة المخازن الجديد الذي سيلبّي احتياجات مخازن شركتك، وما تحتاجه من إمكانيات لإدخال البرنامج حيّز التنفيذ. هل ستعتمد على برنامج مفتوح المصدر مع تخصيصه بما يلائم احتياجاتك كبرنامج أودو على سبيل المثال، أم ستلجأ إلى تطوير برنامج مخصص لشركتك من الصفر؟
إذا كنت ستعتمد على برنامج جاهز، ابحث بدقة عن برنامج مفتوح المصدر قابل للتطوير بشكل ملائم لأعمال شركتك، وذلك بهدف تخفيض التخصيص إلى الحدّ الأدنى، مقابل زيادة في المرونة والخيارات المعيارية التي ستتوفر لديك بعد هذا التخفيض.
في كلتا الحالتين، يعتمد تطوير برنامج إدارة المخازن الذي يلبي احتياجات شركتك على الخبرات التي ستعتمد عليها. لذلك ننصحك بتوظيف مطور برمجيات محترف من منصة مستقل، أكبر منصة عربية للعمل الحر، ليطوّر برنامجًا ناجحًا يلبي توقعاتك.
6. الاختبار
عليك اختبار نظام إدارة المخازن الجديد قبل وضعه قيد الاستخدام، وذلك لتحديد أيّ عيوب في النظام، والتأكّد من عمل الوظائف التي يقدمها لمخازن شركتك، وذلك لتصحيح الأخطاء في البرنامج المُصمَّم حديثًا بالاعتماد على نتائج الاختبارات.
اختبر برنامج إدارة المخازن الجديد باستخدام البيانات الحقيقية الموجودة لديك، وقارن نتائج العمليات بين كلا النظامين باستخدام حالات وسيناريوهات متعددة.
7. نقل البيانات
يشكّل نقل جميع قواعد البيانات الموجودة في برنامج إدارة المخازن السابق إلى البرنامج الجديد أحد الأركان الأساسية في إعداد برنامج إدارة المخازن. مراعاتك لتكيّف البيانات مع نظم المخططات والمصطلحات المعتمدة في البرنامج الجديد، وتعويض البيانات المفقودة قبل أو أثناء عملية النقل هي أمور جوهرية تجنّبك فقدان أي عمل من أعمال المخزن الخاص بشركتك.
8. التدريب على الاستخدام
يتوجّب عليك تدريب الموظفين مستخدمي برنامج إدارة المخازن الجديد من خلال جلسات تدريبية لعدد ساعات محددة حسب درجة تعقيد البرنامج، حيث تزداد أهمية التدريب عند تغيير نظام إدارة المخازن المعتمد في الشركة.
لا تغفل عن تدريب الموظفين المستخدمين للبرنامج حتى لو استغرق ذلك وقتًا طويلًا، كونه سيُحدّد قدرة فريقك على التعامل مع النظام الجديد، وهو ما يعني نجاحًا في التطبيق، وخفضًا من احتمالات حدوث مخاطر بعد مرحلة التنفيذ.
9. وضع البرنامج حيّز التنفيذ
بعد اجتياز الاختبارات لبرنامج إدارة المخازن المُصمَّم، لا بد من الاتفاق على تاريخ وضع البرنامج حيّز التنفيذ، وهو مرحلة حساسة من مراحل عمل الشركة، وذلك بنسخ البيانات احتياطيًا في قاعدة البيانات الحديثة بالتاريخ المتفق عليه، ويُعتمَد العمل على برنامج إدارة المخازن الجديد.
بإمكانك اللجوء إلى اعتماد كلا البرنامجين من أجل عمليات معيّنة، حرصًا على دِقَّة المعلومات الواردة من هذه البرامج، وذلك تفاديًا لحدوث الأخطاء، والتأكد من نجاح عمل البرنامج الجديد.
10. الدعم
قد تظهر لك عيوب أو مشاكل استخدام أثناء التعامل مع برنامج إدارة المخازن في بيئة العمل الأساسية، ولم تكن ظاهرة أثناء مرحلة التطوير. لذلك يتوجب عليك إيجاد دعم فني بعد وضع البرنامج حيّز التنفيذ، إذ يُعَّد الدعم أمرًا هامًا، وذلك لتفادي العيوب والمشاكل بشكل يجنّب الاستغناء عن استخدام البرنامج المُطوَّر والعودة للبرنامج الأقدم.
اتفق مع المطور على إمكانية التواصل معه بعد وضع برنامج إدارة المخازن حيّز التنفيذ، وذلك لتسهيل حل المشكلات التي قد تواجهك أثناء التشغيل، إضافةً للتحديثات الدورية اللازمة لإصلاح وتحسين برنامج إدارة المخازن لديك.