الوسم: تقليل

عادةً ما تكون الشركات الكبيرة أكثر وضوحًا بالنسبة للجمهور لذا فهي أكثر عرضة للسمعة السيئة مقارنةً بالشركات الصغيرة. لكن في الوقت نفسه هذه الشركات لديها من الموارد ما يكفي لعلاج وتقليل مخاطر السمعة السيئة.

لكن بالنسبة للشركات الصغيرة فإنّ النجاة من انتشار السمعة السيئة في وسائل الإعلام صعب للغاية، خاصةً مع انتشار وسائل الإعلام الاجتماعي التي تُعزز انتشار المعلومات الضارة بسهولة.

لهذا السبب يجب أن تتعلم كيفية تقليل مخاطر السمعة السيئة لمشروعك التجاري قبل حدوثها. وهنا ستجد قائمة ببعض المشاكل الأكثر شيوعًا وما يمكنك فعله لحماية شركتك الصغيرة.

ما هي مخاطر السمعة؟

مخاطر السمعة هي احتمال أن تؤدي الدعاية السيئة إلى الإضرار بالصورة العامة للشركة وإضعاف قدرتها على توليد الدخل.

كما أنّ سمعة الشركة ذاتية وتستند إلى التصوّر العام. فقد قد يكون رأي شركة ما دقيقًا (أو قد لا يكون) ولكن في كلتا الحالتين يمكن أن يقود سلوك المستهلكين والموظفين والمستثمرين والمنظمين.

وفي حين أن الرأي السلبي قد يمنع الأشخاص من التفاعل مع الشركة، فإن السمعة الطيبة تساعد الشركات الصغيرة في الحصول على عملاء جدد وتأمين التمويل وجذب الموظفين المؤهلين. كما تعزز الاتصالات مع المجتمع والبائعين والموردين والاستشاريين وغيرهم.

وتستغرق السمعة الجيدة وقتًا طويلاً لنشرها وجهدًا كبيرًا للمحافظة عليها، ومع ذلك يمكن تدميرها بسرعة. وفي يومنا هذا ترتبط العديد من الشركات بالعملاء والموردين وأصحاب المصلحة الآخرين عبر الإنترنت، وهذا يجعلها عرضة للخطر. حيث يمكن مهاجمة سمعتهم بسهولة ببضع نقرات على لوحة مفاتيح الكمبيوتر ما يزيد من مخاطر السمعة.

أنواع الأحداث المدمرة

تشمل الفضائح الإعلامية التي تندرج تحت مخاطر السمعة ويمكنها أن تضر شركتك ما يلي:

خروقات البيانات: في حين أن أي خرق للبيانات يمكن أن يضر بسمعة شركتك، فإن أي حادث يتضمن بيانات حساسة مثل أرقام الهوية أو تواريخ الميلاد قد يتسبب في مزيد من الضرر إذا قام لصوص البيانات ببيعها في السوق السوداء.

وتُعد رسائل التصيد الاحتيالي عبر البريد الإلكتروني للموظفين، نظرًا لأنها غالبًا خط مباشر في أنظمة الكمبيوتر الخاصة بشركتك، سببًا رئيسيًا لخروقات البيانات.

قضايا الموظفين: إنه أمر سيء بما يكفي إذا اكتشفت أن العاملين لديك (أو الأسوأ من ذلك مديرو شركتك) قد انتهكوا القانون. ولكن إذا تم نشر هذه الحقيقة للعامة، فقد تضر بسمعة شركتك بشكل خطير.

عمليات الاستدعاء والمنتجات المعيبة: تريد أن تكون منتجاتك وخدماتك من الدرجة الأولى. ولكن إذا كان عليك أن تسترجع منتجًا، أو إذا تلقيت دعاية سيئة عن عمل خاطئ، فلا يتعين عليك فقط إصلاح المشكلة (وإدارة المشكلات القانونية المحتملة) ولكن أيضًا إصلاح الضرر الذي لحق بسمعتك.

المنشورات السلبية على وسائل التواصل الاجتماعي: يمكن للعميل نشر مراجعة سلبية أو غير دقيقة على أحد مواقع التواصل الاجتماعي، أو قد يكتب الموظف شيئًا محرجًا عن شركتك.

حوادث مكان العمل: يمكن أن تكون الحوادث ضارة جدًا للشركة خاصةً إذا كانت هناك أدلة أخرى على مشكلات السلامة. على سبيل المثال، يمكن أن يتعرض موظف في أعمال البناء الخاصة بك للإصابة في انهيار خندق كان من الممكن منعه باستخدام الدعم المناسب.

حماية سمعة شركتك

لا يفكر العديد من مالكي الأنشطة التجارية في سمعة شركتهم حتى تتضرر بالفعل بسبب الدعاية السلبية. هذا خطأ. أفضل وقت لحماية سمعة شركتك هو قبل وقوع أي حدث ضار. هنا بعض النصائح:

• تحديد الأحداث التي يحتمل أن تكون ضارة: لست بحاجة إلى تحديد كل تهديد، فقط الأحداث التي يحتمل حدوثها. يمكنك استخدام القائمة الموضحة أعلاه كنقطة بداية.
• حدد الردود على مشكلة العميل: إذا حصلت على مراجعة سلبية على الإنترنت، فيمكنك القيام بعدد من الأشياء: يمكنك تجاهل المنشور، أو مطالبة العملاء الراضين بنشر تعليقات إيجابية، أو عرض تصحيح أي أخطاء متصورة. إذا أدلى المراجع ببيانات كاذبة (على سبيل المثال، يزعم تقييمك بشكل سيئ من وزارة الصحة)، فيجب عليك مواجهة الحقائق.
• أنشئ سياسة وسائط اجتماعية واضحة: حدد من يمكنه الوصول إلى حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بشركتك، ومن يمكنه نشر المحتوى، والرسالة التي تريد نقلها عند الاتصال بشركتك. يجب أن تصف سياسة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك أيضًا كيف يجب أن يتصرف الموظفون عبر الإنترنت.
• معالجة المشكلات الصغيرة بسرعة: يمكن أن تصبح المشكلات الصغيرة مشكلات كبيرة إذا لم يتم حلها على الفور. ويمكن أن يتحول عدد قليل من الصراصير في المطبخ التجاري إلى انتشار هائل. وبالمثل، يمكن أن تشير الشكوى بشأن منتج معيب إلى وجود مشكلة في التصنيع تركت دون تصحيح، ويمكن أن تؤدي في النهاية إلى استدعاء رسمي.
• إنشاء خطة للأمن السيبراني: تقدم العديد من الهيئات الحكومية موردًا عبر الإنترنت لمساعدتك في إنشاء خطة أمان إلكتروني مخصصة، أو يمكنك تعيين خبير لتدقيق المخاطر المحتملة لعملك والتعرض لها. ويجب أن تتضمن خطتك عملية لتأمين البيانات الحساسة على شبكتك وموقعك الإلكتروني وداخل أنظمة الدفع الخاصة بك. كما يجب أن تعالج عمليات الاحتيال والاحتيال وأمن الموظفين، إلى جانب عملية الاستجابة للحوادث.
• اطلب المساعدة من شركات تحسين السمعة عبر الإنترنت: يمكن لهذه الشركات مراقبة الضرر الذي يلحق بالسمعة، ومساعدتك في قمع التعليقات السيئة، أو القصص الإخبارية، أو منشورات وسائل التواصل الاجتماعي، ورفع ملفك الشخصي العام عبر الإنترنت.

المشاريع الصغيرة رائعة جدًا في تحقيق الدخل، فهي تسمح للأفراد بمتابعة شغفهم وتحويله إلى وسيلة يحققون منها الأموال، بالإضافة إلى التخلّي عن العمل التقليدي لدى الآخرين. وتُعد المشاريع الصغيرة عماد أي اقتصاد. لكنّها في الوقت نفسه باهظة التكاليف.

وكي تتحول إلى رائد أعمال وتمتلك مشروعك الخاص لا يعني هذا أن تدمّر مدخراتك كلها أو تسرق بنك! بل يمكنك إدارة مشروعك وتقليل تكاليفه بذكاء من خلال هذه الاستراتيجيات الخمسة الرئيسية لتأسيس مشروع تجاري بميزانية محدودة.

1. حدد الأولويات عند التخطيط

سهل جدًا أن تُنشيء قائمة طويلة بالتكاليف عند التخطيط لمشروعك القادم، والخدعة هنا أن تلتزم بما هو ضروري لتشغيل المشروع بكفاءة والابتعاد عن أي تكاليف إضافية. ولهذا يجب أن تضع خطة عمل.

أنشيء قائمة بالأشياء التي يحتاجها مشروعك كي يبدأ بالعمل بما في ذلك معدات الكمبيوتر ونقاط البيع ومتطلبات المكتب والأثاث والرواتب.

في النهاية ، يجب أن يكون لديك ميزانية تحسب جميع العناصر المطلوبة، وبيان التدفق النقدي، والذي يعد في هذه المرحلة توقعًا، لتتبع الصحة المالية لعملك وبيان الدخل لفهم إيراداتك ونفقاتك.

إن التخطيط لكل هذا في وقت مبكر سيضمن استدامة الأعمال وأن أي تكاليف مقدمة يمكن التحكم فيها.

2. تتبع كل شيء

من الحكمة لأي شخص يخطط لبدء مشروع تجاري أن يتتبع النفقات منذ البداية. فيجب على صاحب العمل أن يتتبع كل حساب منفرد، من شراء المعدات، والمفروشات، والإمدادات، إلى الإعلان ونفقات التسويق الأخرى إلى الخدمات التي يقدمها المحامون ومستشارو التصميم ومن المهم ملاحظة أي نفقات متعلقة بالعمل، مهما كانت صغيرة.

يسمح الاحتفاظ بالسجلات لرجل الأعمال بتتبع النفقات غير الضرورية والتخلص منها. تعمل هذه السجلات أيضًا كدليل في حالة حدوث نزاع قانوني. وإذا قمت بحفظ كل إيصال واحتفظت به كسجل في مكان آمن، أو استخدمت خدمة محاسبية، فسيكون من السهل حساب خصوماتك في الوقت الضريبي.

وقد جعلت التكنولوجيا السحابية هذا الجانب من الأعمال أسهل من أي وقت مضى. على سبيل المثال، يمكنك التوفير بشكل كبير من خلال الاشتراك في إدارة المخزون وتطبيق الطلبات عبر الإنترنت الذي يتكامل مع برنامج المحاسبة الخاص بك، مما يسمح لك بتتبع نفقات العمل وكشوف المرتبات بالإضافة إلى الطلبات والشحن، كل ذلك في حزمة برامج واحدة.

وفي الواقع، هناك تطبيقات أعمال قائمة على الويب يمكنها دمج العديد من عمليات عملك بسهولة، من التسويق إلى إدارة المشاريع، ضمن نظام أساسي واحد فقط.

3. وظّف باهتمام

على غرار التخطيط لمشترياتك، يعد التخطيط لتكاليف التوظيف طريقة حيوية لتقليل نفقات بدء التشغيل. أثناء كتابة خطة عملك، عليك تحديد احتياجات التوظيف والفريق الحالي. بالنسبة للمستثمرين، فإن هذا يساعدهم على فهم من هم الفعّالون وأنك حددت الفجوات المحتملة التي تتطلع إلى سدها.

في البداية، لا يمكنك توظيف الجميع. إذا قمت بذلك، فسوف تجد نفسك تحرق الأموال سريعًا وتقلل من استخدام موظفيك. إذا لم تكن متأكدًا من عدد الموظفين الذين تحتاجهم للبدء، فقد ترغب في النظر في تعيين مقاولين أو الاستعانة بمصادر خارجية في مجالات معينة من عملك.

وإلى جانب مساعدتك في تحديد الموظفين الضروريين لتشغيل عملك، فإن القيمة التي يضيفونها إلى عملك تأتي بتكلفة منخفضة. ما عليك سوى تعيين مقاول للمدة التي يستغرقها الأمر لإنجاز المهمة، ولست بحاجة إلى دفع ضرائب الضمان الاجتماعي أو تقديم مزايا مثل إجازة مدفوعة الأجر. وأفضل ما في الأمر أنك لا تضيفه إلى التزامات كشوف المرتبات الخاصة بك.

ومن المحتمل، إذا قاموا بعمل متميز، أن تكون قادرًا على توظيفهم كموظفين دائمين مما يسرع عملية التوظيف الخاصة بك.

4. الخصومات المسبقة

أثناء تحديد نفقاتك، ضع في اعتبارك أنه بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير، فمن المحتمل أن تتمكن من شطب قدر كبير من تكاليف بدء التشغيل والنفقات التنظيمية.

إذا كنت تسجل ضرائبك بنفسك، فستحتاج إلى التأكد من فهمك لكل خصم متاح لك. حيث أنّ استهلاك المعدات ونفقات مستلزمات المكتب والرواتب والمزايا، ليست سوى عدد قليل من الخصومات المحتملة للاستفادة منها.

في البداية، قد يكون من المنطقي تعيين محاسب للتأكد من أنك تستخدم كل خصم ممكن. إذا لم يتغير نموذج عملك ونفقاتك بشكل جذري وأصبحت أكثر راحة في التعامل مع أموالك، يمكنك دائمًا التحول إلى إدارة حساباتك بنفسك لاحقًا.

5. الشراء بالجملة

في حين أنه من المهم الحفاظ على انخفاض تكاليف بدء التشغيل، فقد تكون هناك أوقات يكون فيها الشراء مقدمًا هو الخيار الأفضل.

يمكن أن تتراكم اللوازم المكتبية وتراخيص البرامج ومواد المنتجات وحتى ترتيبات الخدمة بسهولة بمرور الوقت.

خذ الوقت الكافي لمقارنة الأسعار، واختبار المنتجات، والتخطيط لحالات الاستخدام للعناصر التي ستستخدمها للتشغيل اليومي لنشاطك التجاري. قد تجد نفسك حتى تبني علاقات قوية مع البائعين ومقدمي الخدمات والتي يمكن أن تؤدي أيضًا إلى خصومات أولية.

ولا تتسرع في الشراء بكميات قليلة على الفور مع التأكد من إمكانية إجراء أي عمليات شراء كبيرة وتوفير المال.

التخطيط هو مفتاح خفض التكاليف

كما لاحظت على الأرجح، فإن كل نصيحة لتوفير التكاليف هنا يغذيها شيء واحد: تخطيط الأعمال. بدون خطة قوية للبدء بها، فإن أي خطوات تتخذها ستكون مجرد لقطة في الظلام قد تؤدي أو لا تؤدي إلى توفير التكلفة.

في الواقع، يمكن أن يكون التخطيط نفسه وسيلة لتوفير التكاليف لبدء التشغيل الخاص بك. كلما خططت بشكل أكثر كفاءة وفعالية، زاد الوقت الذي ستقضيه في مجالات أخرى من عملك.

بغض النظر عن الخيار الذي تختاره، فإن البدء بخطة عمل هو أفضل طريقة لتقليل تكاليف بدء التشغيل. إنها بمثابة خارطة طريق وطريقة لاختبار الأفكار وتضمن لك التعامل مع أي تكتيكات موفرة للتكلفة.

من هنا، يعود الأمر لك لمعرفة ما يصلح لنشاطك التجاري ومواصلة البحث عن طرق جديدة ومبتكرة لتقليل نفقاتك.