الوسم: الوقت

حياة رواد الأعمال ليست بالسهلة مع تعدد المهام والمسؤوليات وكثرتها، والاعتماد على الذاكرة وحدها يشكل عبءً عقليًا ونفسيًا ويؤثر في مستوى الإنتاجية. بينما تساعد أدوات تنظيم الوقت في ترتيب أفكارك في مكان واحد والتركيز على المهام حسب أولويتها وتقسيمها بما يناسبك وتتبع تقدمها، الأمر الذي يخفف عليك ضغط التفكير في أنه يوجد لديك الكثير لفعله وأنك دائمًا مشغول، فما هي أدوات تنظيم الوقت التي تستطيع مساعدتك وتوفير ميزات لتنظيم حياتك وأولوياتك؟

1. أنا

 

تتميز أداة أنا لإدارة فريقك عن بعد ومشاريعك المتعددة بتصميمها البسيط الذي يجعلك تتنقل بين اللوحات بكل سهولة ويمكنك تصميم كل لوحة بما يناسب المشروع ومتطلباته. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء لوحة باسم مشروعك ثم إنشاء قائمة مهام وملاحظات فيها وتطبيق محادثة ثم دعوة أعضاء الفريق للوحة ليستطيعوا المشاركة وإنجاز المهام المطلوبة وتنظيم سير العمل.

يحتوي أنا على أدوات متعددة منها تطبيق “قائمة المهام” لإضافة مهام معينة ترتبها حسب الأولوية، وتطبيق “ملاحظات” لوضع أي ملاحظات خاصة. كما يحتوى على تطبيق “محادثة” لتبادل الأفكار والأحداث مع الفريق المشارك في اللوحة، وتطبيق “إضافة مجلد أو ملفات”، وتطبيق “المفضلة” لوضع روابط المواقع المهتم بها ليظهر لك المحتوى الخاص بهم، وتطبيق “قارئ الأخبار” (Rss feed) للمواقع التي تهمك وتتابعها باستمرار، وتطبيق “أصوات هادئة” ليساعدك على التركيز، وتطبيق “بومودورو” لتنظيم وقت العمل والراحة، وكل هذا لتستطيع تنسيق كل لوحة بما يناسب احتياجك ويحقق أهدافك.

2. Google Drive

 

في أوقات كثيرة نحتاج لتخزين بعض البيانات على السحابة حتى نستطيع الوصول إليها عبر جميع الأجهزة ولا نضطر لنسخها ونتابع تحديثها باستمرار. فالبيانات واحدة وموجودة بالسحابة نستطيع الوصول إليها في أي وقت، من أهم أدوات التخزين الموجودة حاليًا هي جوجل درايف (Google Drive) التي تتيح لك تخزين وتنظيم ومشاركة الملفات، وبإمكانك عمل ملفات نصية، وملفات إكسل، وعروض توضيحية، ورسومات وكل هذا بمكان واحد، وبما أنه مقدم من جوجل فإنه متناسق مع التطبيقات الأخرى مثل بريد الجيميل وجوجل صور.

3. Evernote

 

يعد Evernote من أهم أدوات تنظيم الوقت التي يمكنك من خلالها إنجاز أي شيء يتعلق بالنص أو الملاحظات وحفظ المقالات من على الويب وتنظيمها بشكل يسهل التعامل معه، عبر توفير أكثر من خاصية للتصنيف كالوسوم على سبيل المثال. يتيح إيفرنوت كذلك إضافة الويب لالتقاط المحتوى الذي تريده ورفعه آليًا على حسابك مما يجعل الأمور أسهل، فلا تحتاج لتنسخ وتلصق في كل مرة، يمكنك كذلك مشاركة الملاحظات والمحتوى الذي قمت بتجميعه، مما يجعل تشاركية المحتوى بين الفريق الواحد أمر سهل وسريع.

4. Any.do

 

توجد الكثير من أدوات قوائم المهام أشهرها أداة Any.do التي عن طريقها يمكنك تدوين قائمة المهام اليومية الخاصة بالعمل، ومتطلبات التسوق، والأفلام التي تريد أن تشاهدها وغيرها، فهي تسمح لك بتنظيم قوائم المهام حسب التصنيف المناسب وتوفر لك أكثر من ميزة لسهولة الوصول إليها. الأداة بسيطة جدًا فهي تتكون من أربع قوائم (اليوم، غدًا، قادمة، يومًا ما) لتساعدك على تخطيط مهامك جيدًا وحسب المعدل الزمني المناسب لتنظيم الوقت. بإمكانك الوصول لهذه الأداة بأي مكان فهي توفر أكثر من تطبيق للمنصات وأنظمة التشغيل المختلفة المختلفة سواءً الويب، الهاتف، ويندوز، أندرويد أو iOS.

يتيح التطبيق أيضًا تقويم عصري تابع لتتمكن من تنظيم وقتك وحياتك أكثر وحسب المعدل الزمني الذي تريده، سواءً قوائم مهام لهذا الأسبوع، أو الشهر، أو السنة. بالإضافة إلى أنه من خلالها تستطيع أن ترى بالضبط ما الذي عليك فعله ومتى عليك فعله، يمكنك أيضًا من خلالها تنظيم الأحداث القادمة من مقابلات عمل أو احتفاليات وغيرها من الأحداث، ببساطة قم بالضغط على اليوم لترى بعد ذلك مهام هذا اليوم.

5. Pocket

 

هل تفقدت فيديو أو مقال لكن لم تجد الوقت لتقرأه أو تشاهده وتريد الاحتفاظ بالرابط، تطبيق Pocket من أدوات تنظيم الوقت التي تسهل عليك الأمر لحفظ هذه الروابط والمقالات بمكان واحد يمكنك الرجوع إليه بعد ذلك، بضغطة بسيطة على إضافة المتصفح تستطيع الاحتفاظ برابط الصفحة أو الفيديو الذي تريده لتراجعه فيما بعد. احفظ الروابط من الويب، أو من فيس بوك، تويتر، البريد، وجميع تطبيقات القراءة والتصفح التي لديك. وعندما يتاح لك الوقت لتفقدها، افتح التطبيق لتجد كل ما احتفظت به موجود بطريقة منظمة.

6. Asana

 

من السهل مشاركة الملفات عبر جوجل درايف أو Evernote لكن عندما يكون لديك أكثر من عضو في الفريق يريدون أن يتابعوا العمل على المهام والمشاريع عن قرب، فستحتاج لمنصة بمميزات متقدمة لتبقى على كل شيء منظمًا ويعمل بسلاسة. Asana تطبيق للعمل الجماعي يمكنك من خلاله متابعة العمل مع فريقك. لكل شخص بالتطبيق لوحة خاصة به يستطيع من خلالها متابعة المهام المكلف بها، ومتابعة تقدمه، وعمل محادثات، وتلقي إشعارات وتحديثات حول المشروع، وحفظ الملفات، وأمور أخرى كثيرة. المنصة مجانية للفرق الأقل من 15 عضو ومع مميزات محدودة.

7. Doodle

 

Doodle سيخلصك من صداع كيفية الاتفاق على ميعاد ومكان لقاءاتك مع الأصدقاء أو زملاء العمل، فطرق كالرسائل، التحدث في الهاتف، والرسائل الإلكترونية كلها، الأخذ والرد بين الأشخاص حتى يتم الاتفاق على ميعاد ومكان معين تستهلك الكثير من الوقت، مع Doodle كل ما ستفعله أنك ستقترح الأماكن والمواعيد المتاحة للقاء وسيقوم المشتركون باختيار المكان والوقت كل حسب ما يناسبه، وعندما يتم الاتفاق على ميعاد ووقت معين يمكنك غلق التصويت بعد ذلك. أداة بسيطة وستوفر عليك الكثير من الوقت، ويمكنك استخدامها مع تطبيقات أخرى كتقويم جوجل أو بريد outlook وغيرها.

8. LastPass

 

الكثير يعاني من نسيان كلمة المرور واسم المستخدم، فمع كثرة المواقع والخدمات التي نشترك بها يوميًا أصبح الأمر مرهق لحفظ كل تلك الكلمات، لذا تأتي LastPass كإحدى أفضل الحلول لحفظ جميع كلمات المرور وأسماء المستخدمين لجميع المواقع التي تقوم بالتسجيل عليها لتنظيم وقتك وحياتك، كما أنه يمكنك الحصول على كلمات مرور قوية من خلال بعض الاقتراحات التي تقدمها الأداة والتي يمكنك استخدامها. الأداة تأتي بإضافة لأشهر المتصفحات كروم وفايرفوكس وسفاري… إلخ. يمكنك استخدامها بسهولة، كما تتوفر كتطبيق للهواتف الذكية.

9. IFTTT

 

من الراجح جدًا أنك تستخدم الكثير من التطبيقات والأدوات التي تساعدك بالعمل في حياتك الشخصية، لكنك لا تعرف بالضبط كيف تستفيد منها مجتمعة، أداة IFTTT أو (إذا كان هذا افعل ذلك) من أبرز الأدوات التي ستساعدك على الاستفادة من إمكانيات هذه البرامج في أتمتة حياتك. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم إيفرنوت كثيرًا وتريد حفظ ملاحظات تتبع وسم معين مثل (#بيثون) وتريد رفعها على حسابك بجوجل درايف فيمكنك عن طريق هذه الأداة أتمتة هذه العملية مرة واحدة دون التدخل مرة أخرى، وعند إضافة أي ملاحظة تابعة للوسم تقوم الأداة تلقائيًا برفعها لحسابك بدرايف.

أساليب إدارة الوقت

1. أسلوب الطماطم – Pomodoro Technique

قد يبدو اسم الأسلوب مُضحكاً جدًا للبعض، لكن هذا الأسلوب الفُكاهي من حيث الاسم أثبت فعلًا أهمّيته وجدواه في إدارة الوقت عند العمل وخصوصًا في مشروعات مثل البرمجة، التصميم أو الكتابة في أحيان كثيرة. أسلوب الطماطم Pomodoro Technique تم استخدامه لأول مرّة في تسعينات القرن الماضي، وهو يعتمد على مبدأ العمل لفترة مُحددة ثم أخذ قسط من الراحة ثم مُعاودة العمل من جديد.

فترات العمل والراحة ليست عشوائية، فعند استخدام هذا الأسلوب يتم ضبط 25 دقيقة على الساعة وفيها يتم التركيز فقط على العمل، وبعد انقضاء هذه الفترة يتم أخذ راحة لمدة 5 دقائق ثم تُعاد الكرّة من جديد، 25 دقيقة جديدة و5 للراحة. مع تكرار هذه الفترات لمدة 4 أو 5 مرّات يُمكن بعدها أخذ قسط أكبر من الراحة بين 15 إلى 30 دقيقة.

هذا الأسلوب اكتسب شهرته بفضل بساطته، ولوحظ أنه باستخدامه يُمكن الوصول إلى مُستوى إنتاجية أعلى من الأساليب التقليدية. لا تحتج سوى لضبط مُنبه هاتفك أو حاسبك أو حتى يُمكن استخدام مُحرك بحث جوجل لضبط عدّاد تنازلي لمدة 25 دقيقة.

كما يُمكن البحث داخل متاجر تطبيقات الأجهزة الذكية على كلمة Pomodoro لتظهر مئات التطبيقات التي تجعل كيفية إدارة الوقت أسهل.

 

2. أسلوب إتمام الأشياء – Getting Things Done

تُقام حتى يومنا هذا مُحاضرات وجلسات عمل حول أسلوب إتمام الأشياء Getting Things Done أو ما يُعرف اختصارًا بـ GTD، وهو أسلوب يخوض أكثر في طريقة إتمام المهام وليس فقط تنظيم الوقت وإدارته. يُركّز هذا الأسلوب على أهمّية كتابة كل المهام والأفكار التي تخطر على بالك، بشكل مُباشر ودون تردد أو ترتيب.

بعدها يتم ترتيب هذه المهام على حسب الأهمّية والوقت المطلوب لإنجازها، بعدها يتم وضع المهام التي يُمكن إنجازها بسرعة في بداية القائمة لأن إتمام المهام كفيل بزيادة الحافز للعمل أكثر. أما في حالة المهام الكبيرة فيقترح هذا الأسلوب تقسيمها إلى أجزاء ليسهل التعامل معها.

قد لا يكون هذا الأسلوب سهل التبنّي، لكن ما أن تُتقنه، حتى تبدأ في الشعور بأهمّيته وسهولة التعامل معه، ويحسن بشكل ملحوظ من الكيفية التي يدار بها الوقت. يُمكن البحث داخل متجر أمازون عن كتاب بعنوان Getting Things Done للكاتب David Allen مؤلّف هذا الأسلوب، حيث يوفر الكتاب الكثير من الشروحات والأفكار لتطبيقه بكل سهولة.

 

3. أسلوب لا تكسر السلسلة – Don’t Break the Chain

قد يبدو هذا الأسلوب مألوفًا للكثير من المُستقلين، حتى دون معرفة اسمه الحقيقي فالكثير منا يتبع هذا الأسلوب دون أن يشعر. لا تكسر السلسلة Don’t Break the Chain من الأساليب البسيطة التي لا تتطلب الكثير من المجهود لإدارة الوقت وتنظيمه، فباختصار دوِّن المهام التي يجب عليك إنجازها، ثم ابدأ بالعمل.

إذا كُنت مُصمم مواقع، فالمهمة الرئيسية اليومية بالنسبة لك هي العمل على بعض النقاط داخل التصميم، يتبعها قراءة كتاب، مُمارسة الرياضة أو غيرها من النشاطات.

يعتمد هذا الأسلوب على مبدأ العمل أولًا، فمن بين النشاطات السابقة اختر أحد النشاطات واعمل عليه مُباشرةً، وبعد الانتهاء منه أو الوصول إلى مرحلة التعب توقف وسجّل الوقت الذي قضيته وكرر نفس الوقت في الأيام القادمة. سيختلف حتمًا الوقت اللازم لممارسة الرياضة عن الوقت اللازم لقراءة كتاب، لذا احرص على تدوين الوقت واعتماده كفترة قياسية تُكررها بشكل يومي.

لا تحتاج في هذا الأسلوب إلى أي كتاب، أداة أو تطبيق على جهازك الذكي، فكل ما تحتاجه هو تقويم لتدوين الأوقات وقلم لتعليم عدد الأيام التي انقضت منذ أن بدأت بممارسة هذا الأسلوب، فبهذه الطريقة يُمكنك تحفيز ذاتك بكل سهولة.

 

4. أسلوب طريقة العمل – ِAction Method

تعدّ هذا الأسلوب من أحدث الأساليب، لأن شبكة بيهانس Behance من شركة أدوبي هي من قامت بإطلاقه لأول مرّة ووفّرت تطبيقات للأجهزة الذكية للمساعدة في تبنّيه بأفضل صورة مُمكنة.

أسلوب طريقة العمل Action Method يقوم على مبدأ تقسيم المهام الأساسية إلى قائمة مهام. فلو كانت المهام اليومية الرئيسية هي العمل على مشروع برمجي، ممارسة الرياضة، أو قراءة كتاب، يجب تقسيم هذه المهام الرئيسية إلى مهام فرعية أيضًا.

بحيث تحصل في النهاية على قائمة مهام خاصّة للبرمجة، قائمة مهام لممارسة الرياضة وهكذا على جميع المهام. بتقسيم المهام الكبيرة إلى مهام جزئية يُصبح حجم الإنجاز أكبر وأسرع وأوضح بالنسبة لك كمُستقل ويدفعك على الاستمرار بنفس روتين العمل لفترة أطول تُساعدك على ترتيب المهام بشكل أفضل، وتجاوز كل الصعوبات التي قد تواجهك يوميًا.

في النهاية لا تعدّ الأساليب السابقة هي الأساليب المتوفرة فقط، لكنها الأشهر والأفضل بالنسبة للكثير من المُستقلين والعاملين على حدٍ سواء.

ويُمكنك كمُستقل استخدام أكثر من أسلوب أو حتى اتباع أسلوبك الخاص، فلست مُضطرًا أبدًا لعنونة طريقة العمل اليومية فالأهم دائمًا هو الوصول إلى أفضل طريقة لإنجاز المهام بعيدًا عن الأسلوب المُتبع.