التصنيف: ريادة الاعمال

تتعدد نظم تخطيط موارد المؤسسة تبعًا لطبيعة الأعمال الممارسة في الأسواق، وحجم المؤسسة العاملة. كما تتعدد البرمجيات المصممة لغرض تخطيط موارد المؤسسة، وتختلف هذه البرامج فيما بينها من ناحية الخدمات المقدمة، والشركات المستهدفة، وحجم المنشأة التي سيعمل ضمنها البرنامج، لذا لا يمكن تحديد النوع الأفضل للبرامج، وإنما لكل شركة البرنامج الأنسب وفق خصائصها ومتطلباتها.

1. قاعدة بيانات مشتركة

يجب أن يمتلك نظام تخطيط موارد المنشأة قاعدة بيانات مشتركة بين جميع أقسامها، بحيث توفر مركز بيانات مشترك لجميع الأقسام يساهم في تخفيض التعارض بين التحليلات الصادرة عن أقسام المنشأة.

2. مرونة التكامل بين أقسام المؤسسة

تكمن الغاية الرئيسية من استخدام نظام ERP في مكاملة أعمال الشركة فيما بينها، فلا بد أن يكون النظام مرنًا بما فيه الكفاية لمكاملة وإلغاء التكامل بين هذه الأعمال، بالتزامن مع سهولة عملية التكامل وإلغائها ضمن النظام.

3. ضمان أمن المعلومات

يقع على عاتق قسم المعلوماتية في المؤسسة مسؤولية تأمين سياسة العمل المناسبة التي يخضع لها نظام تخطيط موارد المؤسسة، بحيث يضمن القسم الحفاظ على سرية المعلومات.

يضمن قسم المعلوماتية سلامة معلومات المؤسسة من خلال منح الصلاحيات المناسبة للموظفين في العمل على نظام تخطيط موارد المؤسسة بشكل ينجزون فيه مهامهم ومسؤولياتهم، دون الاطلاع على باقي معلومات المؤسسة، وتتبّع جميع العمليات على النظام، وإيقاف كافة صلاحيات الموظف على النظام عند مغادرته للمؤسسة.

4. سرعة في العمل

ليكون الاعتماد على نظام تخطيط موارد المنشأة مثمرًا، يجب أن يحقق النظام شرط السرعة في العمل، إذ يعيق الحجم الكبير للبرنامج أو حاجته لمواصفات تقنية عالية -لا تمتلكها المنشأة- من عمل الموظفين، ويصبح نظام ERP عبئًا عليها، ويجب التخلص منه لكي تستمر بممارسة أعمالها بالشكل المطلوب.

5. القدرة على التحليل

يتيح نظام تخطيط موارد المشروع الفعال مجموعة أدوات تحليلية تعتمد على تقنيات ذكاء الأعمال، وإعداد التقارير، إضافةً إلى الأدوات التي تمكّن من تقديم تنبؤات يمكن أن تحسن أي قطاع من قطاعات عمل الشركة.

6. أشكال متعددة للبيانات

من الفوائد الأساسية التي يجب أن يقدمها نظام تخطيط موارد المنشأة هي إظهار البيانات بأشكال متعددة تناسب جميع الاستخدامات، كالبيانات الرسومية، والمجدولة، والإنفوجرافيك Infographic، وغيرها. لا بد للبرنامج من إتاحة القدرة للمستخدمين على عرض البيانات على لوحات Dashboards، أو من خلال مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs، وذلك بهدف تسريع عملية اتخاذ القرارات الصحيحة.

7. قابلية الأتمتة

تشكّل عملية أتمتة العمليات المتكررة أحد أهم المزايا التي يجب أن يمتلكها نظام تخطيط موارد المنشأة، إذ يساعد أتمتة العمليات المتكررة في كل نظام تخطيط موارد مشروع جزئي ضمن المنشأة إلى تسريع الأداء الكلي، بسبب تقليص فترة تنفيذ تلك العمليات عبر أتمتة أدائها.

تزداد إمكانيات نظام تخطيط موارد المؤسسة في تطوير العمل عندما يكون قادرًا على التعامل مع الذكاء الاصطناعي AI، واتباع تقنيات تعلّم الآلة Machine Learning لاتخاذ قرارات سريعة تفيد في تحسين الإنتاج الكلي في الشركة.

8. تناسق واجهة وتجربة المستخدم UI/UX

أصبحت واجهة وتجربة المستخدم UI/UX أساسًا لعمل أي نظام، إذ يجب أن يكون نظام تخطيط موارد المشروع أو المؤسسة قابلًا للعمل بأفضل المستويات مهما كان نوع الجهاز الرقمي المستخدم، ومهما كان حجم الشاشة.

كما يتيح نظام تخطيط موارد المنشأة الناجح الاستخدام السهل للبرنامج، مع إمكانية إجراء التعديلات الخاصة باستخدام البرنامج لكل مستخدم وفق رغبته، كترتيب الوصول السريع للأزرار، وضبط الإعدادات الافتراضية عند بدء البرنامج، وغيرها.

9. قابلية التوسع

تمتلك المنشآت الناجحة خططًا تطويرية لتوسيع أو رفع جودة العمل، لذلك يجب امتلاك نظام إدارة موارد المنشأة قادر على استيعاب التطور المستقبلي في الموارد والبيانات، وعادةً ما تُدرَس هذه القدرة لتغطي الخطة الاستراتيجية المقبلة للشركة على الأقل.

10. دعم الجنسيات المتعددة

من نقاط القوة التي تعزز من قرار اختيار برنامج ERP هو القدرة على استخدام لغات متعددة تناسب معظم المستخدمين مهما كانت جنسياتهم، إضافةً إلى وجود إعدادات محلية تناسب هؤلاء المستخدمين، كالعملة المُستخدَمة، والوقت، والممارسات التجارية في بلد العمل.

كمعظم التغييرات التي تحدث نتيجة إدخال نظم جديدة في المؤسسات، هناك مجموعة من المزايا والعيوب التي ترتبط بإدخال نظام تخطيط موارد المؤسسة إلى النشاطات اليومية المرتبطة بأعمال مؤسستك.

3 من مزايا نظام تخطيط موارد المنشأة

تتعدد المزايا التي يقدمها نظام تخطيط موارد المؤسسات فيما يرتبط بتطوير أعمال المؤسسة، وتسهيل عملية إدارة وتنفيذ جميع النشاطات اللازمة لعمل المؤسسة، وهو ما جعل من هذه النظم حاجةً أساسيةً لعمل المؤسسات على مختلف أحجامها.

1. سهولة الوصول إلى البيانات

أَحدَث نظام تخطيط موارد المشروع تغييرًا ملحوظًا في طريقة الوصول للبيانات، إذ يمكن للمستخدمين الوصول لكافة المعلومات وفق الصلاحيات الموضوعة لكل مستخدم في وقتٍ قصير.

يمكن ذكر مثال مراقبة مستويات المخزون كأحد أهم الأمثلة، نظرًا للفارق الذي أحدثه نظام تخطيط موارد المنشأة على طريقة العمل، إذ أصبح بالإمكان مراقبة مستويات المخزون بانتظام، إضافةً إلى التحقق من الشحنات المستقبلية، والمخزون الحالي قيد الشحن، وهو ما كان بحاجة إلى إجراءات طويلة لإتمام هذه العمليات.

2. التركيز على نظام واحد ضمن تكاليف تكنولوجيا المعلومات

يتيح استثمار نظام تخطيط موارد المشروع تحسين كفاءة العمل بالتوازي مع جمع كافة التكاليف اللازمة لتطوير تكنولوجيا المعلومات ضمن نظام واحد. تحتاج النظم البرمجية إلى إنفاق على البنى التحتية والموظفين، وفرق الدعم وباقي الموارد بحسب متطلبات كل نظام، بينما يوحّد نظام تخطيط إدارة المؤسسة ERP جميع التكاليف تحت نظامٍ واحدٍ.

3. تخفيض نفقات التدريب

تتعدد الاحتياجات التدريبية اللازمة لعمل أقسام المؤسسة وفق احتياجات كل قسم، ويؤدي تعدد النظم ضمن المؤسسة الواحدة إلى الحاجة لتأهيل موظفين متخصصين للعمل مع النظم المتعددة، وهو ما يرفع تكاليف التدريب لوجود أكثر من نظام برمجي واحد.

يتيح نظام تخطيط موارد المنشأة نظامًا موحّدًا يخفّض الاحتياجات التدريبية اللازمة لإتمام أعمال المؤسسة، إذ ينقل المؤسسة من مرحلة إجراء تدريبات متعددة للأنظمة إلى التدريب على نظام واحد، وفق صلاحيات كل مستخدم.

ما هي أهم عيوب نظام تخطيط موارد المؤسسات؟

على الرغم من التحسينات التي يدخلها نظام تخطيط موارد المؤسسة في تحسين جودة العمل ومتابعته، إلا أن عيوبًا تحد من رغبة أصحاب الشركات في الاعتماد على مثل هذه النظم.

1. صعوبة التنفيذ

تحتاج المؤسسة إلى فترة زمنية لا بأس بها من أجل إعداد نظام تخطيط موارد فعّال قابل للاستخدام، عدا عن الموارد اللازمة لإعداد النظام. لا بد من تفريغ مجموعة من الموظفين لتحديد نظام تخطيط موارد المؤسسات الملائم للمؤسسة. ويمكن أن تشمل عملية التحديد، جميع متطلبات التمويل والعمليات وتكنولوجيا المعلومات، وقد يحتاج التحديد إلى تفريغ مجموعة من قادة المبيعات والتسويق والموارد البشرية.

كما تظهر المعاناة الإضافية عند وجود إدارة ورقيّة لنشاطات المؤسسة، إذ تظهر مرحلة إضافية هامة مرتبطة بترحيل الملفات الورقية إلى نظام تخطيط موارد المرحلة، وقد تكون مرحلة مرهقة تحتاج إلى الاستعانة بخبراء إضافيين قد يزيدوا التكلفة الإجمالية لتركيب نظام تخطيط الموارد.

2. تكلفة التنفيذ

يحتاج تنفيذ نظام تخطيط موارد المنشأة إلى تكاليف مرتفعة لإجراء عمليات التكامل وشراء التراخيص اللازمة، وتسديد الاشتراكات لاستكمال تنفيذ النظام ليصبح قابلًا للاستخدام. تعتمد قيمة التكاليف اللازمة لتشغيل وصيانة نظام تخطيط موارد المنشأة على حجم المنشأة، إضافةً إلى تكاليف البنية التحتية للأجهزة التقنية اللازمة للنظام، كالتجهيزات الشبكية والمخدمات.

رغم ذلك، يمكنك توفير الكثير من هذه النفقات عبر تطوير نظام خاص لتخطيط موارد مؤسستك. إذ يمكنك توظيف مطور برمجيات محترف من منصة مستقل، أكبر منصة عربية للعمل الحر، ليبني لك نظامًا متكامل لإدارة موارد مؤسستك، يضمن لك توفير المزايا والخصائص التي تلائم أعمال مؤسستك.

لماذا تحتاج إلى نظام تخطيط موارد المؤسسة؟

يمكّن نظام تخطيط موارد المشروع من تحديد فرص لتحسين العمل أو التوسع، إذ كلما زاد عدد الموظفين الذين يملكون صلاحية الوصول، زادت احتمالية اكتشاف المشكلات التي تعيق عمل الشركة، كتأخر الشحنات من المزودين، أو زيادة الطلب على أحد المنتجات أو الخدمات، وبهذا يمكن تخفيض آثار المشكلة للحد الأدنى.

1. الاعتماد على المعلومات لتحقيق الأهداف

يتيح نظام تخطيط موارد المؤسسة تخطيط الأهداف الذكية SMART للمرحلة القادمة من أعمالها، والعمل على تحقيق تلك الأهداف اعتمادًا على البيانات الموجودة في المؤسسة، كالأهداف المرتبطة بتخفيض التكاليف، وزيادة الكفاءة، والاستجابة لاحتياجات العملاء المتغيرة، أو التغير في ظروف السوق.

2. أتمتة تنفيذ المهام المعرضة للخطأ

يمكن لبرنامج تخطيط موارد المنشأة أتمتة العديد من المهام القابلة للتعرض للأخطاء اليومية، والتي تكلف الشركة أعباءً إضافية، كتسوية حسابات العملاء، ومعالجة طلباتهم وفواتيرهم، وتجنّب تزويد فرق العمل بالبيانات الخاطئة؛ تفاديًا لانخفاض الكفاءة نتيجة تكرار المهام بعد الحصول على البيانات الصحيحة.

تشير الإحصائيات إلى أن ما يعادل 34% من قرارات الانتقال إلى نظم ERP هو بسبب الرغبة في التحول من نمط العمل التقليدي إلى الأنماط الرقمية، التي تخفض جهود العمل وتزيد من الجودة في إتمامه.

3. توحيد الرؤية حول أداء الشركة

أصبحت الشركات في ظل وجود نظام تخطيط موارد المنشأة قادرة على الحصول على تقارير دقيقة ومفصّلة تستطيع تتبع الأداء على مستوى العملية الواحدة في المنشأة مهما كانت مدتها الزمنية أو صعوبة أدائها. كما يتيح النظام قياس مؤشرات الأداء KPIs من خلال تحديد أنماط العمل المقبولة، والإبلاغ عن الحالات الشاذة عن تلك الأنماط لمعالجتها بشكل مستقل.

4. الوصول للبيانات من أماكن متعددة

إن كنت ترغب بتجنب التعامل الورقي بين الموظفين، أو استخدام ملفات محلية على حواسيب الموظفين. يمكن أن يساعد نظام تخطيط موارد المشروع في إنشاء قاعدة بيانات مركزية تسمح للمستخدمين بالوصول للبيانات المطلوبة من أماكن متعددة.

على سبيل المثال، يمكن لرجل البيع الوصول إلى البيانات المرتبطة بمخزون الشركة أثناء تواجده في مكتب العميل، إضافةً لقدرة مدير المستودع على تسجيل الدخول للبرنامج من خلال حاسب محمول في أثناء تواجده على أرض المستودع.

5. التحديث الآلي للبيانات المخزنة

في حال كانت بيانات المؤسسة متغيرة باستمرار نتيجة النشاط المستمر، يمكن أن يؤدي التخزين الإلكتروني اليدوي للبيانات إلى تعارض بين أقسام الشركة حول صحة إعداد البيانات لاستخدامها بين تلك الأقسام.

يوفر نظام تخطيط موارد المؤسسة تحديثًا آليًا لبيانات الشركة، وتعديل كافة البيانات المرتبطة بجميع الأقسام في حال تغير أحد مدخلات البيانات في قسم آخر للشركة.

يتلقى نظام تخطيط موارد المؤسسة البيانات من كافة أقسام الشركة، ويحدّث جميع البيانات الموجودة في قاعدة البيانات عند سحب دفعة أموال، أو سحب من المخزون، أو إرسال بريد إلكتروني للعملاء، أو غيرها من الأنشطة.

6. اتخاذ القرارات اعتمادًا على نفس البيانات

عند الاعتماد على نفس قاعدة البيانات من قبل جميع أقسام الشركة، يكون أصحاب القرار على مسافة واحدة من جميع بيانات الشركة. يضمن نظام تخطيط موارد المنشأة عدم وجود مصادر مكررة أو متضاربة للبيانات، وإكساب القدرة على جدولة التقارير وتوزيعها آليًا للمعنيين.

ما هي الخطة الاستراتيجية؟

تمثل الاستثمارات متوسطة الأمد الذي تساهم في تحقيق استراتيجية الشركة خلال فترة مستقبلية محددة طويلة الأمد، غالبًا ما تمتد لخمس سنوات أو أكثر. يمكن أن تكون الخطة الاستراتيجية وثيقةً ورقيةً أو إلكترونية واحدة أو ملفًا عديد الصفحات، وهذا يرجع إلى نوع العمل، وتعقيده، وحجمه.

الفرق بين الخطة الاستراتيجية والخطة التشغيلية

بالرغْم من اقتراب المصطلح اللغوي للاستراتيجية والخطة الاستراتيجية والخطة التشغيلية، إلا أن المصطلحات الثلاثة مختلفة اختلافًا هامًا في عالم الأعمال. تُعدّ الاستراتيجية بمنزلة اتجاه طويل الأمد لمسار الشركة، وتمثل المهام التي ستؤديها الشركة للمنافسة والنجاح في الأسواق المستهدفة.

أما الخطة الاستراتيجية فهي المبادرات والاستثمارات المطلوبة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة، وتركز على كيفية تحقيق الأهداف طويلة الأجل. في حين أن الخطة التشغيلية تتمثل في تنفيذ مشاريع وتغييرات محددة، وتركز على تنفيذ أي مهام غير مدرجة في الخطة الاستراتيجية.

ما هي المهارات اللازمة لإعداد الخطة الاستراتيجية؟

نظرًا لحساسية الخطة الاستراتيجية في تأثيرها على مستقبل الشركة، لا بد من إسناد مهمة إعداد الخطة الاستراتيجية إلى موظفين أكْفاء قادرين على بناء خطة مناسبة لعمل الشركة، ولا بد أن يمتلكوا المهارات اللازمة لإعداد هذه الخطط.

• مهارات التواصل: من المهارات الأساسية التي يجب على المخطِط امتلاكها هي القدرة على التواصل، إذ يقضي معظم المخططين وقتهم في الاتصال مع الآخرين. يجب أن يمتلك المخطط القدرة على توصيل النتائج، وما طُوِّر ضمن الخطة بفاعلية، بهدف دعم الشركة بالوصول إلى أهدافها وغاياتها.

• المهارات التسويقية: لا بد لمن يقوم بإعداد هذه الخطة امتلاك الخبرات الكافية في تحليل السوق الذي تعمل الشركة ضمنه، إذ يجب أن يكون قادرًا على إجراء أبحاث السوق، وتحديد استراتيجيات النمو في السوق وتطويرها.

• المهارات التحليلية: يجب أن يتمتع المخطِّط الاستراتيجي بالقدرة على تحليل المعلومات، وإنشاء خطة استراتيجية قابلة للتطبيق، وتتضمن المهارات التحليلية تحليل السوق، وتحليل البيانات، وغيرها بهدف تعزيز الإمكانيات وتجنب الخيارات التي تضر بمصلحة الشركة.

• التفكير النقدي: يجب أن يمتلك المحلل المهارات الفكرية المرتبطة بالتحكيم الموضوعي دون اتباع الأهواء الشخصية في اتخاذ القرار، والقدرة على تقييم المصادر المختلفة للبيانات والمعلومات، واستخلاص النتائج بناءً على هذه المصادر.

كيفية إعداد خطة استراتيجية محكمة؟

تتكون الخطة الاستراتيجية المتكاملة من عدة مكونات أساسية شاملة لكل الجوانب اللازم أخذها بالحسبان لزيادة فرص نجاحها التي ستوضع حيز التنفيذ.

1. كوّن رؤية واضحة للشركة

لا بد من تحديد الرؤية الاستراتيجية بعيدة المدى للشركة، إذ يجب الاهتمام بالهدف الاستراتيجي للشركة في هذه المرحلة، وتحديد رؤية تساعد في تحفيز الفريق على تحقيق الأهداف. لا بد من الابتعاد عن الأهداف التي تركز على أداء المشاريع في هذه المرحلة، وتخصيص وقت وجهود أكبر من قِبل كامل الفريق للتخطيط للأهداف البعيدة.

2. أثقل الخطاب التحفيزي

يمثل الخطاب التحفيزي أو ما يعرف بمهمة الشركة وصف مختصر لأعمال الشركة في الخطة الاستراتيجية القادمة. تظهر أهمية الخطاب التحفيزي كونه المساهم الأول في توضيح سبب توكيل الأعمال للموظفين، وتوجيه قدراتهم ذاتيًا نحو تحقيق هذا الهدف. فوفقًا لرجل الأعمال الأمريكي “سيث غودين”، الغرض من الخطاب التحفيزي هو وصف حالة أو إيجاد حل مقنع لدرجة تثير رغبة الطرف الآخر لسماع المزيد، حتى بعد انتهاء الخطاب.

3. اجعل بيان المهمة شاملًا لأعمال شركتك

يوضح بيان المهمة ما تحاول الشركة تحقيقه، إذ يمثل عنصرًا أساسيًا للأطراف الخارجية كالعملاء والوكلاء والمستثمرين، فقد يساهم بيان الشركة في توجيه قراراتهم نحو سلوك ترغبه شركتك في التعامل معهم. تختلف رؤية الشركة عن مهمة الشركة، إذ تمثل الأولى الأهداف التي تسعى الشركة لتحقيقها، بينما تمثل الثانية خطوات الوصول لهذه الأهداف.

4. خطّط لأهداف واضحة ودقيقة

يُعدّ تحديد الأهداف وتحقيقها العنصر الأهم في أي خطة استراتيجية، عادةً ما يعيّن فريق التخطيط أهداف لمدة خمس سنوات لاحقة، وهي فترة مرتبطة بظروف السوق ونوع الخدمة التي تقدمها الشركة.

5. حدد مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة

لكل شركة مقاييسها ومؤشرات الأداء الرئيسية KPIs الخاصة بها. من خلال تتبع مؤشرات الأداء، يمكن للشركة ضبط عملها وإجراء التعديلات عليه وفق الحاجة. يوفر ضبط مؤشرات الأداء الاستراتيجية والتشغيلية للشركة أداة قوية للاستخدام عند تنفيذ التغيير.

6. حدد العملاء المستهدفين

لا بد من تحديد رغبات واحتياجات كل مجموعة من مجموعات العملاء المستهدفين، لذا يجب التركيز على الجهود التسويقية بهدف الحصول على عائد أكبر على الاستثمار، وجذب العملاء بواسطة التواصل المباشر مع العملاء المستهدفين، والعمل على تحقيق احتياجات العملاء ورغباتهم.

7. حلّل السوق المستهدف

لا بد من إجراء تحليل للسوق لمعرفة كيفية نمو أعمال الشركة الخاصة بك، إذ يجب أن يتضمن إطار التحليل قدرات الفريق على تنمية الأعمال التجارية للشركة. أيضًا ينبغي تخصيص الوقت الكافي لإجراء تحليل SWOT لكشف نِقَاط القوة والضعف، ومعرف الفرص والتهديدات التي تواجه الشركة، إذ يمكنك التحليل من اتخاذ القرار الصحيح عند حدوث خطر خُطِّط له مسبقًا.

8. حلّل المنافسين والميزات التي يمتلكونها

من الضروري إجراء تحليل للمنافسين ضمن السوق المستهدف، ليس من الضروري إجراء تحليل شامل لكل منافس، إذ يمكن الاكتفاء بسرد مجموعة المنافسين الرئيسين، وتحديد نِقَاط قوتهم وضعفهم، وإنشاء مصفوفة التموضع، إضافةً إلى دراسة قوى بورتر بهدف تحديد مكانك في السوق، والميزة التنافسية التي تملكها نسبةً للخدمات والمنتجات المقدمة من قِبل شركتك.

9. تأكد من امتلاك فريق العمل للقدرات

يجب أن تتضمن الخطة الاستراتيجية رؤية عامة عن القدرات البشرية اللازمة لتنفيذها، دون الغوص بتفاصيل هذه القدرات وتعيينها. يشمل هذا المكون دراسة الموارد البشرية اللازمة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية المرسومة، وتحديد أنماط الأشخاص الذين يجب ضمهم إلى فريق العمل لتحقيق هذه الأهداف.

10. الخطة التشغيلية

تساهم خطة العمليات في رسم سياسة تحقيق الأهداف والفرص. تُحدَّد المشاريع الجزئية التي تمثل أجزاءً من الأهداف الاستراتيجية ضمن هذا المكون، إضافةً إلى تعيين طريقة إكمال المشاريع. تُرسَم الخطط التشغيلية من خلال وضع المخطط الزمني للمشروع، خصوصًا مخطط غانت، لتحديد زمن بداية كل مشروع ومن هو المسؤول عن إدارته.

11. الخطة المالية

تُعدّ الخطة المالية الجزء الأخير من الخطة الاستراتيجية للشركة، وتشمل التوقعات المالية للمصروفات، إضافةً للتوقعات المالية للإيرادات من خلال الفرص والتهديدات التي ظهرت في تحليل السوق. يجب تتبع الخطة المالية الموضوعة سنويًا، إذ لا بد من تعديل الخطة المالية بعد دراسة جميع المؤشرات، لتناسب التوجه الذي يحقق الهدف الاستراتيجي للشركة.

دراسة الجدوى تختلف عن خطة العمل، فدراسة الجدوى تخبرك إن كانت الفكرة مجدية وستنجح أم لا قبل بدء التنفيذ، أما خطة العمل فهي تفترض أن الفكرة ناجحة، وتمنحك خطوات لكي تتخذ الإجراءات اللازمة للتنفيذ.

ما الفائدة من دراسة الجدوى؟

تدور أهمية دراسة الجدوى في فلك قيمة واحدة وهي إن كانت فكرة مشروعك قابلة للتنفيذ؟ وبالتأكيد فإن الإجابة على هذا السؤال: ما جدوى الفكرة، وهل الموضوع يستحق الاستثمار؟ سيحيلك في النهاية إلى الخطوة التالية، وهي ما إذا كان ينبغي المضي قدمًا في المشروع، فإما أن تبدأ باتخاذ الإجراءات لتنفيذ المشروع إذا اتضح أن الفكرة ناجحة، وإما أن تستبعد المشروع كليًا إذا اتضح عكس ذلك.

ركّز في أثناء الدراسة على الإجابة عن سؤال: هل فكرة المشروع قابلة للتنفيذ؟ من جميع جوانبه وانشغل تمامًا باكتشاف النتائج المحتملة، مهما كانت نتيجة الدراسة فيما بعد، فإنك ستكون قد حققت شيئًا هامًا. يقول ديفيد إي غومبرت:

على الرغم من أن دراسة جدوى غير ناجحة قد تبدو وكأنها فشل، إلا أنها ليست كذلك. كان الفشل ليتحقق لو أنك استثمرت أموالك وأموال الآخرين، ثم خسرتها بسبب العوائق التي فشلت في البحث عنها مسبقًا

يصادف أحيانًا أن تكون فكرة المشروع نادرة وخارجة عن المألوف، ولن تتمكن حينها من معرفة ما إذا كانت تكاليف المشروع ومخاطره تفوق الفوائد أم لا، فبعض أفكار المشاريع تتخطى العوامل والإطار الزمني، وذلك يتطلب أن يكون صاحب المشروع على قدرٍ من الشجاعة وحب المخاطرة لكي يضرب بالتوقعات والدراسات عرض الحائط.

جيف بيزوس مؤسس أمازون مثلًا؛ تقدم لكثير من المستثمرين بفكرة موقع أمازون عام 1994 ولكنهم رفضوا لأنها كانت فكرة خارقة للعادة، وكان استخدام الإنترنت في ذلك الوقت محدودًا، ولكن الرجل أصرّ على أن استخدام الإنترنت سيكون واسع النطاق في السنوات القليلة المقبلة، وأن هذه الفكرة هي فكرة المستقبل، قال بيزوس حينها:

أنا على وشك القيام بشيء مجنون، سأبدأ بشركة لبيع الكتب على الإنترنت

كيف تقوم بإعداد دراسة جدوى؟

لضمان إجراء دراسة جدوى ناجحة يجب أن نقسم الدراسة إلى عدة أقسام، لتغطي الدراسة كافة النواحي ونحصل على كافة المعطيات والمعلومات، التي ستخبرنا إن كانت فكرة المشروع مجدية أم لا. إليك خطوات إجراء دراسة جدوى مشروع:

1. الجدوى التقنية

تحدد الدراسة التقنية جدوى المشروع من الناحية التقنية وترتكز على تقييم الموارد التقنية المتاحة لديك، وتقدير ما إذا كانت تلائم طاقة الإنتاج، تحديد حجم الإنتاج، الآلات والمعدات (أنسب الآلات والمعدات للمشروع)، تحديد العمالة المطلوبة للإدارة، وإن كان الفريق التقني قادرًا على تحويل الأفكار إلى نُظم عمل. وتنطوي الجدوى التقنية أيضًا على تقييم المتطلبات اللوجستية أو الجغرافية للمشروع، وأسلوبك في إدارة العمليات.

ترتكز الجدوى التقنية أيضًا على تحليل عنصر هام وهو المنتج، ولكي تجب على السؤال: هل هناك شخص على استعداد لشراء المنتج؟ يجب أن تطرح بعض الأسئلة الهامة من بينها:

• ما هو المنتج أو الخدمة التي يقوم عليها مشروعك؟
• هل هذا المنتج أو الخدمة قيد البيع بالفعل؟ إذا لم يكن كذلك كم سيلزم من وقت لإدخال المنتج للسوق وما كلفة ذلك؟
• كيف يمكن حماية المنتج أو الخدمة في المنافسة؟
• ما نقاط قوة وضعف المنتج أو الخدمة؟
• ما الذي سيستفيده العملاء من المنتج؟
• ما هي الموارد المطلوبة لإنتاج المنتج أو الخدمة وتوفيرها؟
• ما مدى قدرتك على الحصول على تلك الموارد؟

2. الجدوى المالية

عندما تُنهي الدراسة التقنية وتتأكد بأن فكرة المشروع ممكنة تقنيًا، ستبدأ الآن بدراسة الجدوى المالية للمشروع، يقوم البعض بالدمج بينها وبين الجدوى الاقتصادية، فالجدوى المالية هي تقييم كافة ما سييتم إنفاقه على المشروع، والجدوى الاقتصادية هي تقييم العائد المادي من المشروع.

تساعد الجدوى المالية صاحب المشروع على تقدير التكاليف والفوائد المرتبطة بالمشروع قبل أن يقوم بتخصيص الموارد المالية الخاصة بالمشروع، وهذه الجدوى تعزز مصداقية المشروع بالنسبة لك لأنها متعلقة بتقديم أرقام خاصة بالتكاليف التأسيسية، أصول إدارة المبيعات، تكاليف التشغيل، وأمور تتعلق بإمكانية الحصول على استثمار أو تمويل. ينبغي أن تطرح بعض الأسئلة التي تتعلق بجزئية الجدوى المالية، من أهمها:

• كم أحتاج من مال لبدء التشغيل؟
• هل سيحتاج المشروع إلى تمويل خارجي؟
• ما هو هيكل التسعير الذي سأستخدمه؟
• ما هي أحجام المبيعات المحتملة للمنتج أو الخدمة؟
• كم يمكن للمشروع أن يصمد في حال لم تحدث عملية البيع؟
• كم من الوقت ستحتاج لتحقق التعادل بين البيع والربح؟
• كم هو عائد الاستثمار؟

3. جدوى السوق

في دراسة جدوى السوق ستحتاج للعثور على إجابة على هذين السؤالين الرئيسين: هل يحتاج أحد في السوق لهذا المنتج أو الخدمة؟ وهل هناك منتج/ خدمة مماثلة في السوق الآن من شأنها أن تمنع نجاح المشروع؟

ترتكز جدوى السوق على اختبار وتحليل السوق المستهدفة، ولكي تعرف ذلك ينبغي أن تطرح وتجيب عن الأسئلة التالية:

• ما هي قطاعات السوق التي تستهدفها من خلال المنتج أو الخدمة؟
• لماذا سيشتري الناس هذا المنتج/ الخدمة؟
• من هم عملاؤك المستهدفون، وكم عددهم التقريبي في السوق، وما قوتهم الشرائية؟
• ما هي أنماط الشراء لهؤلاء العملاء: (الطريقة التي يشتري بها العملاء المنتج أو الخدمة، الكمية، المدة، التوقيت، وغيرها)
• كيف ستبيع المنتج أو الخدمة وأين؟
• من هم منافسوك، ما هي نقاط قوتهم وضعفهم؟

4. الجدوى الاجتماعية والبيئية:

تركز الجدوى الاجتماعية على دراسة تحديد القيم التي سيضيفها المشروع للمجتمع مثل فرص العمل، وهل يتلاءم المشروع مع قيم المجتمع الدينية والثقافية والتراثية أم لا، وتقييم آثار المشروع على البيئة الموجبة والسالبة، وتقديم توصيات بضرورة التقليل من الأضرار وزيادة المنافع البيئية.

5. الجدوى القانونية

تقييم ما إذا كان المشروع يتعارض مع المتطلبات القانونية مثل قوانين حماية البيانات وغيرها، وما إذا كان يتعارض من القوانين والتشريعات في البلد، ومع القوانين المنظمة للسوق.

6. تقييم المخاطر

إذا نجحت في معرفة أن كل الجوانب ممكنة لإنجاح المشروع، لا بد من وضع تصور كامل، يمكّنك من التقليل من مخاطر بدء عمل جديد وتغطية كافة الاحتمالات، ولتعرف ذلك يجب أن تعثر على إجابة على هذه الأسئلة:

• ما هي قائمة المخاطر المحتملة في العملية؟
• ما هي خطتك لإدارة تلك المخاطر كل واحدة على حِدَةٍ؟
• كيف ستتمكن من التقليل من تلك المخاطر؟

بعد إنهاء خطوات إعداد دراسة جدوى المشروع، لا بد من وضع خطة تشغيلية متكاملة وواضحة وجاهزة، ولا بد من جدولة الجدوى، أي وضع المشروع في إطارٍ، وتقدير الفترة الزمنية اللازمة لاستكماله.

عند اتخاذ القرار بتطوير أو إدخال برامج إدارة الموارد البشرية إلى شركتك، لا بد من اختيار برنامج يتيح إدارة الموارد البشرية في شركتك بفعالية، وتختلف مكونات برامج إدارة الموارد البشرية بين شركة وأخرى، إلا أن البرامج الجيدة تحتاج إلى مبرمجين قادرين على تصميم أو تعديل برامج إدارة الموارد البشرية، بشكلٍ يناسب آلية العمل في شركتك.

أولًا: حدد متطلبات شركتك

الخطوة الأولى لاختيار برنامج إدارة الموارد البشرية المناسب، هي جمع الملاحظات من مختصي الموارد البشرية فيما يخص عمليات الموارد البشرية في الشركة، وطرق قياس كفاءة تلك الموارد. يمكن أن تتم عملية جمع المتطلبات من خلال إجراء المقابلات الشخصية، أو مجموعات تشترك في صفات محددة كمدراء الأقسام على سبيل المثال، أو من خلال الإجابة على استبانات توضح الآراء.

ثانيًا: قيّم الأنظمة الموجودة

لا بد من التحقق من كفاءة النظم المستخدمة حاليًا ضمن الشركة، وقدرتها على تلبية الاحتياجات، إضافةً إلى تحليل النفقات المرتبطة بصيانة المعلومات في النظم المُعتمَدة حاليًّا. تُقيَّم الأنظمة من خلال قياس الإنجاز الذي يحققه البرنامج الحالي، والإنجاز الذي تحققه البرامج الجديدة، استنادًا لدلائل عمل البرنامَج وتجارب الشركات، التي اعتمدت البرامج المقترحة للعمل ضمن شركتك.

ثالثًا: جهّز المستندات اللازمة

نظّم المعلومات والبيانات التي جمعّتها ضمن مستندات تتيح عرض المعلومات بشكل منظّم لكافة أصحاب المصلحة، إضافةً إلى المعلومات اللازمة لإعداد دراسة جدوى، اعتماد برنامج موارد بشرية مناسب ضمن شركتك.

رابعًا: حدد الفوائد المكتسبة

من الضروري تحليل برامج إدارة الموارد البشرية المتوفرة، لتحديد البرنامج الأنسب والميزة التنافسية التي توفرها برامج إدارة الموارد البشرية عند اعتمادها ضمن شركتك. تختلف الميزات التنافسية بين برنامج وآخر، فهناك برامج توفّر سرعة في التنفيذ، وهناك أخرى تزيد من جودة العمل المُقدَّم. تكمن خبرة أصحاب القرار في اختيار البرنامج الذي يحقق أكبر فائدة للشركة، استنادًا لرؤيتها وخططها المستقبلية.

خامسًا: كسب تأييد أكبر عدد من أصحاب القرار

بعد تحديد البرنامج المناسب من بين برامج إدارة الموارد البشرية، لا بد من تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين لاعتماد البرنامج ضمن شركتك، إضافةً إلى كسب تأييد أصحاب القرار وتلبية احتياجاتهم الفردية.

من الضروري تأييد مدير قسم الموارد البشرية على سبيل المثال للبرنامج الذي ستشتريه الشركة، إذ يلعب دورًا أساسيًا في سير عمل الموارد البشرية ضمن الشركة، وقياس الكفاءات. فلا بد من تحقيق الرضا الكامل عن أداء البرنامج، لاعتماده بشكل لا يتعارض مع مبادئ العمل وفق رؤية مدير الموارد البشرية.

ما هي تكاليف اعتماد برامج إدارة الموارد البشرية في شركتك؟

من الضروري حساب تكلفة إدخال برامج إدارة الموارد البشرية إلى شركتك، لضمان تحسّن العوائد بعد اعتماد أحدها، وتشمل هذه التكاليف ما يؤثر بشكلٍ مباشر على إعداد البرامج الجديدة كأجور المبرمجين، والتكاليف التي تؤثر على الشركة في حال اعتُمدَت تلك البرامج كتكاليف إزالة التطبيقات القديمة.

أولًا: أسلوب الدفع

تعتمد معظم برامج إدارة الموارد البشرية أسلوبين من أساليب الدفع، أولها حِزم الاشتراك والتي تعتمد على دفع كل مستخدم يدير برامج إدارة الموارد البشرية دون النظر إلى عدد الموظفين الموجودين في قاعدة البيانات، وثانيهما دفع مبالغ مالية عن كل موظف أو مستخدم باشتراك شهري أو سنوي.

يمكن للشركات شراء تراخيص دائمة دون الحاجة لتجديدها شهريًا أو سنويًا، وغالبًا ما يترافق ذلك بدفع ثمن مرتفع عند شراء البرنامج، بعكس ثمن الاشتراك السنوي الذي يخفض من نفقات الشراء للمرة الأولى.

عادةً ما يخسر أصحاب التراخيص خدمات الدعم الفني عند حدوث أي مشكلات تواجههم في أثناء استخدام برامج إدارة الموارد البشرية، عدا الأجور الواجب دفعها عند طلب أي صيانة أو تحديث للبرنامج، وهو ما يدعم قرار اختيار الاشتراك الشهري أو السنوي عن اختيار التراخيص.

ثانيًا: نفقات مخفية

من الضروري دراسة كافة النفقات المرتبطة بإدخال برامج إدارة الموارد البشرية، التي لا تظهر بالتكلفة المباشرة للشراء أو الاشتراك، كتكاليف التدريب على استخدام البرنامج، أو إعداد قاعدة بيانات جديدة للموظفين، أو الحصول على استشارات من اختصاصيين خارج المؤسسة وغيرها.

كأي منظومة من منظومات البرمجيات، تمتلك برامج إدارة الموارد البشرية ميّزات تختلف بين شركة وأخرى، ويُلقَى على عاتق فريقي الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات مسؤوليات كبيرة، في تحديد برامج إدارة الموارد البشرية الأفضل لأعمال الشركة.

أولًا: مركزية البيانات

توفر برامج إدارة الموارد البشرية قاعدة بيانات مركزية، تشمل جميع سجلات الموظفين، مع توفير خدمات تحديث وصيانة تلك السجلات، وهو ما يساعد في تسهيل عمليات التدقيق في الشركة.

ثانيًا: إدارة التعلم

تساعد برامج إدارة الموارد البشرية الموظفين على التخطيط لدورات تدريبية، تساهم في تحسين خبرة الموظفين، وتمكّن الشركات من طرح وتتبع الالتزام بالتدريب، ومدى الفائدة المكتسبة من هذه الدورات في تحسين أعمال الشركة.

ثالثًا: الحوافز

يستطيع موظف إدارة الموارد البشرية احتساب رواتب وأجور موظفي الشركة بوحدة الساعة، إضافةً إلى العمل الإضافي وعمولات المبيعات، وقطع المبالغ المفروضة على الموظف كالضرائب والخصومات، إضافةً إلى صندوق التقاعد أو مدفوعات الرسوم الشهرية للهواتف المحمولة.

رابعًا: الوقت والحضور

يمكن من خلال برامج إدارة الموارد البشرية التحكم بكافة عمليات منح الإجازات، والتأكد من رصيد الإجازات المتاح، وجدولة عمل الموظفين وتتبع غيابهم. إضافةً إلى ربط الجداول الزمنية الخاصة بدوام وغياب الموظف، مع كشوفات الرواتب والحوافز.

خامسًا: تخطيط القوى العاملة

تدعم برامج إدارة الموارد البشرية موظفي القسم في تخطيط ورصد الميزانية اللازمة للقوى العاملة، وقياس الأداء مقابل النفقات للحالات الراهنة والمستقبلية، وتحديد المهارات اللازمة والمفقودة ضمن الشركة، أو ما تعرف بفجوات المهارات. كما تساعد تلك البرامج في إنشاء خطط تناوب فرق العمل، إضافةً إلى تحديد أولويات التوظيف.

هل تحتاج شركتك إلى برامج إدارة الموارد البشرية؟

لا بد من التفكير جديًّا باعتماد برامج إدارة الموارد البشرية عند توسع أعمالك، ويظهر ذلك جليّا عندما تهدر كامل وقتك في إدارة أصغر الأعمال، دون وجود وقت كافي للتخطيط لأداء الأعمال بشكلٍ أفضل، وإتاحة الفرصة للتوسع أو التطور أو الوصول إلى أسواق جديدة.

يمكن أن تطور برامج إدارة الموارد البشرية صافي الأرباح المكتسب في شركتك، وذلك باستثمار الوقت المهدور، والتخطيط للجهود اللازمة لتنفيذ النشاطات بأعلى دقة، وأسرع وقت وأقل النفقات الممكنة.

لاتخاذ قرار إدخال أحد برامج إدارة الموارد البشرية إلى شركتك، هناك مجموعة من العوامل التي تساهم في اتخاذ هذا القرار، وأهمها التوفير في زمن الإنجاز الذي ستحققه الشركة، والعائد الذي ستجنيه الشركة من هذا التوفير، إضافةً إلى قدرة الشركة على تحمل الأعباء المادية لإدخال برامج إدارة الموارد البشرية في عمل الشركة، وتدريب الموظفين على استخدامه.

ما هي برامج إدارة الموارد البشرية؟

تمثل برامج إدارة الموارد البشرية مجموعة البرمجيات اللازمة للتحكم بسير عمل الموارد البشرية في الشركة بجميع أقسامها، وباقي الأعمال ذات الصلة طوال وجود الموظف ضمن الشركة. بدأت برامج إدارة الموارد البشرية بنظم تناولت مسؤوليات التوظيف وجذب الكفاءات، وتمكين موظفي الموارد البشرية من العمل بخطة استراتيجية.

ازداد دور برامج الموارد البشرية في إدارة قوى عاملة بطريقة حديثة، إضافةً إلى تحليل أصول الشركة بما يتناسب مع تحديد وتعيين الاحتياجات من الموارد البشرية في إدارة تلك الأصول وتطويرها، والمصممة بشكل يحسّن تجرِبة الموظفين، إضافةً إلى توظيف قدرات المساعدة الافتراضية والذكاء الاصطناعي في أداء هذه التطبيقات، وتمكين المستخدمين من التعاون ومشاركة المعلومات بين فرق العمل.

كيف تعمل برامج إدارة الموارد البشرية؟

تعمل برامج إدارة الموارد البشرية بشكل يسهّل من إدارة موارد الشركة، وتحقيق الفائدة القصوى من تلك الموارد، بالاستثمار الجيد لعملها في تطوير أعمال الشركة للوصول لأهدافها. يحدث ذلك من خلال:

1. ربط البرامج بنظم تحديد الهوية

يمكن أن تُربَط برامج إدارة الموارد البشرية بنظم تحديد الهُوية، كالبصمة الإلكترونية ونظام بطاقات الدخول، وهو ما يتيح تتبع أعمال الموظفين، وخصوصًا فيما يرتبط بالدوام الوظيفي وساعات الخروج والدخول لأداء المهام.

2. تخطيط أسلوب العمل

تساعد برامج إدارة الموارد البشرية -من خلال إعداداتها- على تخطيط أسلوب العمل الواجب اتباعه ضمن الشركة، وفق رؤى الإدارة العليا. غالبًا ما تكون الخيارات التي تتيحها برامج إدارة الموارد البشرية مرتبطة بطبيعة عمل كل قسم، فقد تكون نظام دوام موحّد كالأقسام الإدارية، أو نظام مناوبات كأقسام الإنتاج وخدمة الزبائن.

3. وضع سياسات العمل

تسعى معظم الشركات المنتجة لبرامج إدارة الموارد البشرية إلى تزويد برامجها بالقدرة الكافية على وضع سياسات عمل مرنة، قابلة للتكيف مع احتياجات العملاء، كسياسات التغيب الوظيفي وسياسات ساعات العمل الإضافي، ونهاية الخدمة وغيرها.

4. بطاقة تعريف وظيفية

من الضروري أن تمتلك برامج إدارة الموارد البشرية بطاقات تعريف وظيفية، تميز كل موظف من خلال إنشاء رقم وظيفي مميز للموظف بشكلٍ آلي، إضافةً إلى جميع البيانات الخاصة بالموظف، كالراتب والضرائب وتاريخ التعيين وغيرها.

5. تقييم الأداء

تقيم برامج إدارة الموارد البشرية أداء الموظفين، إذ تشكّل هذه البرامج النواة الأساسية لوضع سياسات التقييم وشروطها، وتحديد عوامل قياس الأداء، ونظام المكافآت والعقوبات المرتبط بتقييم الأداء.

ما أهمية برامج إدارة الموارد البشرية؟

تظهر أهمية برامج إدارة الموارد البشرية من قدرتها على تنظيم القوى البشرية العاملة في الشركة، بما يحقق أقصى استفادة تمكّن من زيادة الأرباح وتوفير في النفقات، من خلال تقليص هدر الموظفين لموارد الشركة إلى الحدود الدنيا.

1. إدارة الموظفين بفعالية

تخزّن برامج إدارة الموارد البشرية معلومات الموظفين كافة، بما فيها المعلومات الشخصية، وتاريخ التعيين والراتب، وسياسة التأمين المطبقة على الموظف، ومؤشرات الأداء KPIs، وهو ما يسهّل عملية إدارة شؤون الموظفين بفعالية، ومن مكان واحد.

2. أتمتة المهام المكرّرة

تساعد برامج إدارة الموارد البشرية في أتمتة المهام التي يؤديها موظفو قسم الموارد البشرية بشكلٍ روتيني ومستمر، كإعداد كشوف الرواتب والتعويضات الشهرية وتقارير النفقات، وهو ما يساعد في تخصيص وقت أكبر للتخطيط الاستراتيجي للموارد البشرية في الشركة.

3. إعداد التقارير وإجراء التحليلات

تمكّن برامج إدارة الموارد البشرية من إعداد تقارير آلية، استنادًا إلى معلومات الموظفين المدخلة إلى قواعد بيانات تلك البرامج، كتقارير الأداء الشهري والسنوي وتقارير الإجازات. كما يمكن إجراء التحليلات اللازمة لعمل الشركة من خلال تلك البيانات، بشكلٍ يتيح قياس إنجاز القوى العاملة ووضع الخطط الاستراتيجية المناسبة، استنادًا لهذه التحليلات.

4. إدارة المراحل الوظيفية للعاملين

يمكن من خلال برامج إدارة الموارد البشرية التحكم بالمراحل الوظيفية لكل عامل ضمن الشركة، بدءًا من المقابلة ثم عمليات توقيع العقد والتوظيف، إلى لحظة إنهاء خدماته أو إحالته للتقاعد، وهذا ما يشكّل أحد العوامل لجذب المواهب والاحتفاظ بها لأطول مدّة ممكنة.

تساهم برامج إدارة الموارد البشرية في تطوير مواهب الموظفين، وتتبع مسار المتقدمين لوظيفة معينة، ومشاركة الموظفين في تطوير دورات حياتهم الوظيفية بشكل يحقق الرضا الذاتي لهم، ويفيد في تطوير أعمال الشركة.

عند تصميم برنامج كاشير، يجب الاعتناء بتوظيف عدة خصائص تكمل بعضها البعض لإنشاء نظام متكامل لإدارة المبيعات والمنتجات ومتابعة حصيلة العمل. تتمثل فيما يلي:

1. تسجيل المدفوعات وعمليات الشراء

وهي الميزة الأساسية التي تستدعي تصميم برنامج كاشير لمشروعك. تتمثل الشاشة الرئيسية لموظف الكاشير عادةً بعدة حقول يضيف فيها تفاصيل عملية الشراء، باختيار المنتج وسعره وطريقة الدفع.

هنا ينبغي الإشارة لتضمين خيارات دفع متعددة، فقد يُفضل العميل الدفع كاش عند الشراء، أو الدفع عبر البطاقة الائتمانية، أو يقسم الدفع بينهما مثلًا، قد يحمل العميل أيضًا بطاقة هدايا أو بطاقة خصم يستخدمها بالدفع. يساعد ذلك في إدارة دفعات الشراء والشيكات المفتوحة أيضًا.

2. إدارة المخزون

يحتوي برنامج الكاشير الاحترافي على قسم مخصص لتعبئة المخزون، عبر إضافة كل منتج بتفاصيله، من حيث الكمية والسعر وأي بيانات أخرى ضرورية. يمثل قسم إدارة المخزون أيضًا رؤية في الوقت الفعلي للعناصر المتاحة، وهو أمر يستطيع أن يصل إليه موظف الكاشير أو مدير المخزن مثلاً، ويستطيع كذلك إظهار التحديثات المجراة من إضافة وحذف للمنتجات.

3. إدارة شؤون الموظف

يجب أن تتمكن من إنشاء حسابات خاصة بالموظفين أو أماكن الكاشير، والتحكم بالصلاحيات التي يستطيعون الوصول إليها. تستطيع عبر ذلك تتبع أداء وإنتاجية الموظف وساعات عمله بسهولة، عبر مراجعة النشاط الخاص بحسابه.

4. إنشاء التقارير والتحليلات

يُعدّ تسخير البيانات لتطوير هيئة العمل وآليته أمرًا مهمًا، فتحصل على مؤشرات واضحة لكمية المبيعات يوميًا أو أسبوعيًا، أو شهريًا، وتطّلع على المنتجات الأكثر طلبًا. ستحصل بذلك على نظرة ثاقبة على محركات الربح الرئيسية وتستغلها بكفاءة.

كيفية تصميم برنامج كاشير لمشروعك التجاري

تضم عملية الإنشاء والتصميم لبرنامج كاشير عدة خطوات جوهرية، تبدأ عبرها ببلورة مواصفات النظام حتى تصل لنتيجة نهائية توظفها بمشروعك. تتمثل الخطوات بما يلي:

الخطوة الأولى: تحديد نوع برنامج الكاشير

تندرج أنظمة وبرامج الكاشير تحت ثلاثة أنواع رئيسية، جميعها تصب في الغاية الأساسية التي تعتني بتنظيم وتوثيق المبيعات، ولكن النوع المناسب منها يعتمد على طبيعة مشروعك التجاري. وهي:

• نظام كاشير على الحاسوب

وهو برنامج مثبت على أنظمة الحاسوب الخاصة بالشركة والموظفين، يعتمد على الحوسبة السحابية في تخزين البيانات، ليتمكن صاحب العمل من الوصول إليها من أي مكان. وغالبًا ما تعتمد المطاعم والمولات التجارية هذا النظام، ليتعامل المحاسب مع البرنامج عبر الحاسوب أمامه.

• تطبيق كاشير على الهاتف

يشمل هذا النوع الأجهزة اللوحية والهواتف الذكية، ويكون البرنامج عبارة عن تطبيق جوال خاص بالشركة. غالبًا ما يكون هذا النوع مناسبًا لنقاط البيع الصغيرة الموزعة من قِبل الشركة، كشاحنات الطعام مثلاً.

• نظام الخدمة الذاتية

ربما تكون قد استخدمت هذا النظام عند طلب تذكرة سينما أو قطار، أو اختيار الطعام عبر القائمة والدفع مباشرةً كخدمة ذاتية، مثل مطاعم ماكدونالدز. يقلل هذا النوع من الوقت المعتاد في طلب الطعام والانتظار.

الخطوة الثانية: اختيار الأجهزة والمعدات المناسبة

عند تصميم برنامج كاشير، تعتني الشركات بتصميمه للعمل مع حزمة من الأجهزة، كطابعة الإيصال والملصقات، وماسح الباركود، وشاشة اللمس الرئيسية، والميزان مثلًا. وينبغي أن يمتثل التصميم لماهية ونوعية هذه الأجهزة، لذا حدد تفاصيلها قبل البدء بالتصميم الفعلي.

الخطوة الثالثة: تحديد خصائص النظام وصلاحيات الموظفين

تعتمد خصائص تصميم برنامج كاشير على حجم المشروع التجاري ونطاق عمله، فمثلًا ستحتاج لخاصية إدارة المواقع إن كان لمشروعك نقاط بيع موزعة بأماكن مختلفة، فتراقب المخزون العام، والخاص بكل منطقة، ونشاط البيع القائم بكل منها. ورغبتك بإعداد برامج ولاء خاصة بالعملاء مثلًا، يستدعي وجود خاصية إنشاء بطاقات هدايا أو خصم أو عروض معينة.

أما بالنسبة لصلاحيات الموظفين، فموظف الكاشير ينبغي ألا تتعدى صلاحياته تسجيل المدفوعات ومراجعة منتجات المخزون. ومدير المخزون يتعامل بإضافة وحذف المنتجات. أما بصفتك المدير، فإضافة للصلاحيات المذكورة، ستتمكن من إنشاء عروض وتقارير خاصة، ومراقبة أداء الموظفين.

الخطوة الرابعة: إعداد واجهات المستخدم

تعتني هذه المرحلة بتوظيف الخصائص المحددة في الشاشة التي ستتعامل معها، من خلال تحديد أقسام البرنامج ومظهر وهيكلية كل واجهة على حدة. اعتنِ هنا بتصميم بسيط وواضح، فالمعايير الوظيفية وسهولة الاستخدام هما ما يهمان عند إجراء العمليات الخاصة بالكاشير. فتستخدم ألوان بسيطة ورئيسية، يكفي لونين أو ثلاثة فقط، وتجعل الأزرار الإجرائية مباشرة ويسهل فهمها والاستدلال بماهيتها.

الخطوة الخامسة: تصميم وبرمجة برنامج الكاشير

نهتم هنا بتنفيذ وإعداد جميع الإجراءات والواجهات الخلفية اللازمة لعمل البرنامج، مثل التحديث على قاعدة البيانات الخاصة بالمشروع. يمكنك تصميم برنامج كاشير بالفيجوال بيسك Visual Basic، أو أحد لغات البرمجة المتقدمة مثل الجافا. لكن وبشكلٍ عام، تستدعي هذه المرحلة خبرة برمجية متمرسة لإنجاز العمل بكفاءة، لذا ننصحك بتوظيف مطور برامج محترف عبر مستقل، أكبر منصة عربية للعمل الحر، لينشئ برنامج الكاشير الخاص بك بدقة عالية.

الخطوة السادسة: اختبار برنامج الكاشير

اختبار برنامج الكاشير قبل اعتماده أمر لا بد منه، لتفادي أي مشاكل موجودة أو خصائص مفقودة خلال التصميم. يمكنك محاكاة سير العمل وتطبيق المميزات الموجودة، فتضيف كمية من المنتجات في المخزون، وتجرّب تسجيل عملية شراء وإدخال تفاصيلها، ثم تراجع تحديث المخزون تبعًا للإجراء، وما إلى ذلك. سجّل أي أمور يلزم تعديلها لإتمام الأمر مباشرةً.

ما المقصود ببرنامج الكاشير؟

يمكننا تعريف برنامج الكاشير بأنه نظام محاسبة وتوثيق لعمليات الدفع والمبيعات، يساعد في حساب الإيرادات اليومية للمشاريع التجارية، ويتضمن تسجيل لبيانات وكميات المنتجات. أبرز هذه المشاريع هي المحال والمولات التجارية، والمطاعم، ونقاط البيع الخاصة بالشركات. جميعها تحتاج لبرنامج كاشير تتمكن من خلاله إدارة عمليات الشراء بدقة وفاعلية.

لتوضيح آلية عمل برنامج الكاشير، تخيل شراء عميل لمنتج ما تضعه على جهاز الباركود، ومن ثم يدفع العميل ويحصل على إيصال دفع. ما يحدث بالفعل وراء الكواليس بعد تسجيل المحاسب لعملية الشراء، هو مسح عنصر من المنتج الذي تم شراؤه من المخزون، وإدراجه في قائمة المبيعات مع توثيق التوقيت وتصنيفه حسب القسم والنوع الخاص به. ثم تصبح هذه القائمة تقرير وملخص تستطيع التعامل معه لمراجعة سير العمل.

مميزات تصميم برنامج كاشير لمشروعك

يتيح تصميم برنامج كاشير أمامك عدة مزايا تصب بمصلحة نمو نشاطك التجاري وازدهاره، فنتائج عمله تتعدى مسألة تسجيل المدفوعات. أبرز هذه المميزات ما يلي:

توفير رؤية تجارية دقيقة

تستطيع من خلال برنامج الكاشير اتخاذ قرارات مستنيرة تخص سير العمل وتطويره، بالحصول على رؤية قيّمة ودقيقة تشمل معدل المبيعات وأداء الموظفين، وإدارة المخزون أيضًا. هذه التقارير والتحليلات المهمة تُعدّ عوامل ضرورية لنمو الأعمال، فلا مزيد من تحديات البيانات المفقودة أو الخطأ البشري المكلف عند التخمين.

مرونة في سير العمل

يسرّع وجود نظام مخصص للمحاسبة من عمليات الدفع في المطاعم والمولات التجارية المكتظة بطوابير المشترين، إذ يستطيع الموظف الوصول للبيانات في الوقت الفعلي بسرعة وتحديثها تلقائيًا. على الجانب الآخر، يتكامل برنامج الكاشير مع برامج المحاسبة الأخرى، لتنشئ نظام محاسبة شامل يسهّل عليك إدارة العمل كمدير للمشروع.

تحقيق رضا العملاء

بجانب السرعة التي توفرها للعميل، يمكن كسب ولاءه بعدة وسائل أخرى، مثل إضافة بيانات العملاء داخل برنامج الكاشير لتتمكن من إعداد برامج ولاء خاصة بهم، تتضمن الحسومات أو العضويات، أو خدمات مخصصة للمشترين المميزين. كل ذلك يُعدّ جزء مهم وفعال من استراتيجية الحفاظ على العملاء واستقطاب آخرين جدد.

الحصول على ميزة تنافسية

مهما كان مجال نشاطك التجاري، ستجد قطاع من المنافسين يحاولون التفوق بأعمالهم والخصائص التي يوفرونها. استثمارك في تصميم برنامج كاشير يزيد من رضا موظفيك وعملائك معًا، ويعدّ هذا بحد ذاته قيمة تنافسية مميزة تزيد من عائد الاستثمار لديك.

1. توظيف المستقلين

يُعدّ توظيف المستقلين من أهم أساليب خفض التكاليف للشركات، إذ لن تدفع للمستقلين سوى تكلفة المشاريع التي ينفذونها لك. بالتالي لن تتحمل تكلفة راتب ثابت كما يحدث مع الموظفين. وحتى إذا عمل معك المستقل على أساس دائم، ستدفع له تكلفة العمل فقط، دون وجود لأي تكاليف أخرى مثل التأمين أو الإجازات المدفوعة، ما يساعدك على الحد من التكاليف داخل الشركة.

إلى جانب هذه الميزة، يساهم توظيف المستقلين داخل الشركات في تحقيق العديد من الفوائد الأخرى، مثل: الحصول على خيارات متنوعة لتنفيذ المهام، وتعزيز ثقافة الشركة بأشخاص من خلفيات مختلفة. يمكنك توظيف المستقلين في مختلف المجالات من خلال موقع مستقل، منصة العمل الحر الأكبر عربيًا.

2. تقليل التكاليف التشغيلية

تمثل التكاليف التشغيلية المصروفات التي تدفعها الشركة لتشغيل العمل يوميًا مثل: الإيجار، وصيانة المُعِدَّات والأدوات، والرواتب الشهرية، وغيرها من المصروفات حسب طبيعة عمل الشركة. تضطر الشركات إلى تحمل هذه التكاليف بصورة دائمة، وهو ما يجعلها تلجأ إلى الاستغناء عن بعض الموظفين بهدف تقليل التكاليف التشغيلية.

في العالم الرقمي أصبح بالإمكان تقليل التكاليف التشغيلية بطرق مختلفة، دون الاضطرار للاستغناء عن الموظفين. من هذه الطرق إدارة العمل كاملًا عن بعد، ما يجعل الشركة قادرة على توفير تكلفة إنشاء مقر لها، والمصروفات التي تُدفع بصورة مستمرة بعد ذلك.

بدلًا من ذلك تؤسس الشركة نظامًا كاملًا لإدارة أعمالها عن بعد، بتوظيف التكنولوجيا المناسبة لإدارة العمل. على سبيل المثال، يمكن للشركات استخدام أداة أنا من شركة حسوب، لتنظيم مهام العمل وإدارتها، ومتابعة إنتاجية الموظفين وسير العمل دون أي مشكلة.

3. الاستعانة بمصادر خارجية لتنفيذ بعض المهام الأساسية

توجد داخل كل شركة مجموعة من المهام الأساسية التي تحتاج إلى تنفيذها بجودة عالية، لذا توظّف أشخاص لتنفيذ هذه المهام. بدلًا من ذلك يمكنك الاعتماد على مصادر خارجية لتنفيذ هذه المهام، بما يضمن لك الحصول على الجودة في التنفيذ، وفي الوقت ذاته تكون التكلفة أقل بالنسبة لك، لا سيّما مع المهام التي لا تتكرر كثيرًا.

على سبيل المثال، إذا لجأت إلى استخدام نظام العمل عن بعد داخل شركتك، وتبحث عن موظفين بالمواصفات المناسبة للعمل معك من جميع أنحاء العالم، فبالتأكيد ستفكّر في توظيف شخص مسؤول عن استقطاب وتعيين هؤلاء الموظفين. بدلًا من ذلك يمكنك استخدام خدمة خارجية، مثل خدمة التوظيف للشركات من موقع بعيد.

أولًا ستضمن الاستفادة من خبرات الفريق المسؤول عن هذه الخدمة، ما يمكّنك من الحصول على الخبرات التي تبحث عنها لشركتك. ثانيًا ستدفع للحصول على الخدمة كلما احتجت لها فقط، أي مع كل عملية توظيف ترغب في تنفيذها عن بعد، بالتالي تقدر على خفض التكاليف المتعلقة بمهام التوظيف داخل الشركة.

4. الاعتماد على نظام العمل المرن

تفضل بعض الشركات الناشئة إدارة العمل من المقر الخاص بها، إذ لا يناسبها الانتقال إلى العمل عن بعد. في هذه الحالة يمكن للشركات الاعتماد على نظام العمل المرن، كأحد الأفكار للحد من تكاليف المشاريع الناشئة، عبر تقليل التكاليف التشغيلية للمقر.

يسهّل نظام العمل المرن على الموظفين تنسيق جدول أعمالهم بما يتناسب مع حياتهم الشخصية، من خلال العمل في الساعات التي تناسبهم. تستفيد الشركات من ذلك في استخدام مبدأ المشاركة في الأدوات بين الموظفين، إذ بدلًا من شراء أجهزة وتجهيز مكان العمل للجميع، يمكن للجميع التشارك في المكان وفقًا لمواعيد كل شخص.

5. استخدام المنتجات الرقمية كحل لتنفيذ بعض المهام

تمثل المنتجات الرقمية المنتجات التي يمكن تحميلها واستخدامها في صورة رقمية، ومن أمثلتها: قوالب المواقع، والتصاميم، والمستندات. تُعدّ المنتجات الرقمية حلًا جيدًا لتنفيذ بعض المهام داخل الشركة، بما يساعد على خفض التكاليف بصورة كبيرة، مع ضمان الحصول على الجودة المطلوبة.

مثلًا إذا لديك موقع على الووردبريس، وترغب في توظيف مطور ووردبريس متخصص لتطوير قالب لموقعك الإلكتروني. يمكنك بدلًا من ذلك شراء قالب ووردبريس جاهز لاستخدامه. يمكنك العثور على العديد من المنتجات الرقمية المناسبة لشركتك لشرائها عبر متجر بيكاليكا.

6. أتمتة المهام المختلفة في العمل

تُعدّ الأتمتة وسيلة مناسبة من أجل تقليل المصاريف وزيادة الأرباح في الوقت ذاته. إذ يمكن من خلال الأتمتة الاستغناء عن وجود أشخاص لتنفيذ مهام معينة، وهو ما يساعد على تقليل التكاليف، وتوظيف الأشخاص في المهام الضرورية فقط. إلى جانب فاعلية الأتمتة في تنفيذ المهام بدقة عالية، والمساهمة في خدمة أعداد كبيرة من الأشخاص، وهو ما يزيد من فرص النمو وتحقيق الأرباح.

على سبيل المثال، بدلًا من توظيف شخص للتواصل مع الأشخاص عبر البريد الإلكتروني يدويًا، وإرسال المحتوى دوريًا إلى كل عميل جديد، وهو ما يعيق عملية النمو والتوسع، يمكن من خلال أدوات أتمتة التسويق إرسال هذا المحتوى تلقائيًا، وزيادة أعداد العملاء المحتملين، فتزداد فرص تحقيق المبيعات.

7. استخدام استراتيجيات تسويقية مبدعة وغير مكلفة

توجد العديد من الاستراتيجيات التسويقية المبدعة غير المكلفة التي يمكن استخدامها في ترويج مشروعك، وفي الوقت ذاته يمكنها منحك النتائج التي تنتظرها من التسويق، بما يساعدك على الحد من التكاليف، والإبقاء على فاعلية الأنشطة التسويقية. من أهم الاستراتيجيات التسويقية المبدعة غير المكلفة:

إنشاء مدونة

تُعدّ المدونات وسيلة تسويقية غير مكلفة، لمشاركة محتوى مفيد مع الجمهور، وبناء الثقة مع العملاء، بما يساهم في تحويلهم إلى عملاء فعليين في المستقبل.

المشاركة في المجتمعات المتخصصة في مجالك

تساعد المجتمعات على تبادل الخبرات بين الأعضاء، وبناء الثقة في الأعضاء المتفاعلين عليها من خلال المحتوى الذي يشاركونه. لذا، يمكنك الترويج لأعمالك دون تكلفة من خلال الانضمام إلى المجتمعات المتخصصة بمجالك، مثل حسوب I/O التي يوجد بها تجمعات لمختلف التخصصات.

الاعتماد على التسويق عبر مواقع التواصل الاجتماعي

يستخدم أغلب العملاء مواقع التواصل الاجتماعي يوميًا. لذا، يمكن الاعتماد على التسويق عبر مواقع التواصل الاجتماعي المختلفة كطريقة لخفض التكاليف وجذب العملاء المحتملين للمشروع.

التجربة المجانية للمنتجات أو الخدمات

بدلًا من الدفع لترويج المنتجات أو الخدمات، يمكن تقديم الفرصة للعملاء لتجربة المنتج مجانًا، مثلما تفعل مواقع الخدمات التي تتيح لعملائها تجربة المنتج لفترة من الوقت، بعد ذلك يدفع العميل للاستمرار في استخدام المنتج.

كيف تضع خطة تقليل التكاليف المناسبة لشركتك الناشئة؟

لتحقق هذه الاستراتيجيات أفضل أداء، لا بد من التخطيط جيدًا لكيفية خفض التكاليف في الشركة، ووضع خطة تقليل التكاليف بطريقة عملية. يمكن فعل ذلك باتّباع الخطوات التالية:

1. تحليل أداء الشركة في الوقت الحالي

يؤدي تحليل الأداء داخل الشركة إلى امتلاك معرفة دقيقة بشأن التكاليف، بما يساعد على اختيار أنسب استراتيجيات تقليل التكاليف. يعتمد تحليل الأداء على فحص التقارير الخاصة بالشركة مثل:

• التقارير المالية: مثل قوائم التدفق النقدي والميزانية.
• تقارير التسويق: تفاصيل عن الأنشطة التسويقية وتكاليفها والعائد على الاستثمار من كل نشاط.
• تقارير المبيعات: تفاصيل عن المنتجات والخدمات الأكثر والأقل مبيعًا.

2. تحديد أنسب الآليات والاستراتيجيات لتخفيض التكاليف

توجد عدة طرق يمكن من خلالها خفض التكاليف، لذا لا بد بعد تحليل الأداء من أخذ القرار بشأن أنسب الآليات لتخفيض التكاليف في الشركة. من هذه الآليات:

• الاستبدال: يُعدّ الاستبدال أحد أشهر طرق الحد من التكاليف، من خلال الاعتماد على بدائل أخرى أقل في التكلفة على الشركة وتعطي الجودة ذاتها. على سبيل المثال، توظيف المستقلين بدلًا من الاعتماد على موظفين بدوام كامل.

• الإزالة: تقليل المهام أو الأدوار غير الضرورية داخل الشركة. مثلًا، بدلًا من توظيف أشخاص لتولي عملية نشر المحتوى على مواقع التواصل الاجتماعي، يمكن الاعتماد على أدوات متخصصة في جدولة النشر بمختلف المواقع من داخل الأداة.

• التحسين: محاولة إجراء تحسينات على العمليات المختلفة، مثل الاعتماد على الاستراتيجيات التسويقية غير المكلفة، بما يساعد على خفض التكاليف، مع الحفاظ على جودة الأنشطة التسويقية.

3. اختيار الاستراتيجيات التي تتوافق مع هذه الآليات

يساعد وجود آليات محددة لتخفيض التكاليف، على امتلاك مرجعية لأخذ القرار بشأن أي استراتيجيات تقليل التكاليف ستستخدم داخل الشركة. إذ ليس شرطًا الاعتماد على الاستراتيجيات السبعة في الوقت ذاته، بل يجب على الشركة تحديد الاستراتيجيات التي تلائم احتياجاتها وإمكانياتها فقط، وبما يتوافق مع الآليات المحددة في الخطوة الثانية.

إذا كنت تبحث عن أفضل الطرق لخفض التكاليف في شركتك، يمكنك توظيف متخصص في الأعمال والخدمات الاستشارية من موقع مستقل، ليتولى تحليل الأداء وتقييم الوضع داخل الشركة، واختيار الاستراتيجيات الملائمة لشركتك.

4. تتبع الأداء باستمرار

لا ترتبط استراتيجية تخفيض التكاليف بفترة زمنية محددة، بل لا بد من التفكير دائمًا في الحد من التكاليف داخل الشركة، حتى في حالات الاستقرار. لذا، من المهم تتبّع الأداء باستمرار والاطّلاع على التقارير وتقييمها بصورة دورية، للتدخل بالطريقة الصحيحة بهدف تقليل المصاريف وزيادة الأرباح في الشركة.