الوسم: إدارة

فيما يلي أهم مميزات التواجد على مواقع التواصل الاجتماعي التي تعود شركتك ونشاطك التجاري:

1. زيادة الوعي بالعلامة التجارية

يشير مؤشر زيادة الوعي بالعلامة التجارية إلى زيادة أعداد الجمهور والعملاء المحتملين الذي يتعرفون على علامتك التجارية بمجرد سماع اسمها. على سبيل المثال: بمجرد أن تشاهد حرف M باللون الأصفر الخاص بشركة ماكدونالدز، تتعرف عليه بشكل تلقائي بسبب وجود وعي سابق بالعلامة التجارية لماكدونالدز. يساهم زيادة الوعي بالعلامة التجارية في الوصول لشريحة جديدة من العملاء المتواجدين على وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة.

2. بقاء العلامة التجارية في الذهن

تساعدك إدارة حسابات التواصل الاجتماعي على التواصل مع عملائك المحتملين وجمهورك في كل مرة يدخلون فيها إلى حساباتهم، ما يجعلهم يشعرون بالسعادة لرؤية محتوى جديد مفيد وغني بالمعلومات. وبالتالي تصبح مع الوقت جزء أساسي من اهتماماتهم على شبكات التواصل الاجتماعي، ما يعزز من بقاء العلامة التجارية الخاصة بك في الأذهان لفترة طويلة.

3. توطيد العلاقات الإنسانية بين عملائك وعلامتك التجارية

توجد صورة نمطية سلبية معينة لدى بعض الأشخاص المتواجدين على وسائل التواصل الاجتماعي متعلقة بالشركات، إذ يعتقد البعض منهم أن تلك الشركات تستغلهم لجمع الأموال فقط. ولكن إذا تواجدت شركتك على وسائل التواصل الاجتماعي، فهذا يخلق نوع من التواصل البشري بين العلامة التجارية والجمهور، ما يضفي طابع إنساني على هذه العلاقة ويترتب عليه زيادة الثقة المتبادلة، مما يترتب عليه زيادة نسبة المبيعات ومعدلات التحويل للعملاء.

ما هي أهم الأدوات المستخدمة في إدارة حسابات التواصل الاجتماعي؟

يوجد العديد من الأدوات التي تمكنك من إدارة جميع حساباتك على منصات التواصل الاجتماعي من مكان واحد. إذ تتيح أتمتة للمهام لتأديتها بشكل أسرع وأكثر فاعلية، مثل جدولة وتنظيم المنشورات. أبرز هذه الأدوات:

1. أداة Hootsuite

تعدّ أداة Hootsuite من أشهر أدوات إدارة حسابات التواصل الاجتماعي، وبشكل خاص في عملية التحليل. تدعم الأداة أكثر من 35 منصة تواصل اجتماعي مختلفة، وتتضمن عدة مميزات أهمها قياس عائد الاستثمار ROI، وتشغيل الإعلانات على المنصات، والقدرة على استخراج الكلمات المفتاحية المناسبة للاستهداف، وغيرها من المزايا الأخرى.

2. أداة Buffer

تتميز أداة Buffer ببساطتها وسهولة الاستخدام، إذ تناسب الأفراد والأعمال الصغيرة للوصول لأهدافهم عبر منصات التواصل الاجتماعي. توفر الأداة دعم فني قوي لعملائها، وتتيح إنشاء وإدارة الحملات الإعلانية، وإنشاء صفحات هبوط. بالإضافة إلى إعداد التحليلات والتقارير لتحسين الأداء وزيادة المتابعين.

3. أداة Sprout Social

تعدّ أداة Sprout Social من بين أدوات إدارة حسابات التواصل الاجتماعي القليلة التي توفّر مميزات إدارة علاقات العملاء CRM، والتي تسهّل على الشركات امتلاك ملفات تعريفية كاملة عن عملائهم، مما يساعدهم على الخدمة بشكل أفضل، وبناء علاقات أقوى معهم. وتتميز بقدرتها على إعداد تقارير مفصّلة لتقديمها إلى العملاء أو مديري حسابات التواصل الاجتماعي دون الحاجة إلى تحريرها.

4. أداة Social pilot

أداة Social Pilot إحدى أفضل الأدوات المناسبة للفرق الصغيرة، وتتيح القدرة على إدارة ما لا يقل عن 10 حسابات على وسائل التواصل الاجتماعي مع أي خطة. إضافةً لذلك، تستطيع العثور على المحتوى الرائج ذي الصلة بسهولة على وسائل التواصل الاجتماعي في مختلف المجالات عبر البحث باستخدام الكلمة المفتاحية.

5. أداة Sendible

تعدّ أداة Sendible أشهر أدوات إدارة حسابات التواصل الاجتماعي المخصصة للوكالات الكبيرة. إذ توفّر العديد من المميزات، أهمها خيارات التكامل مع عدد كبير من الأدوات والمنصات المختلفة، مثل يوتيوب، وتويتر، وكانفا Canva، وجوجل درايف، وأداة تحليلات جوجل، بالإضافة إلى ووردبريس، وغيرها.

 

تكمن أهمية إدارة حساب سناب شات باحترافية في تحقيق العديد من الفوائد التي تعود بالنفع على نشاطك التجاري، ومن أهمها:

1. خوارزميات تزيد المشاهدات

تختلف خوارزميات سناب شات Snapchat عن المنصات الاجتماعية الأخرى، فمثلًا تتيح الشبكة لمتابعيها مشاهدة اللقطات في ثوان معدودات وسرعان ما تختفي، فربما يبدو ذلك غير مجديًا إلى حد ما، إلا أن فضول المستخدمين يدفعهم إلى رؤيتها قبل الحذف، مما يزيد من عدد المشاهدات.

لذا، يمكنك إنشاء عروض زمنية محدودة؛ لتوجيه المتابعين نحو نشاطك التجاري، وبالتالي تحقق أعمالك مشاهدات أعلى، خصوصًا أن المنافسة أقل، والإعلانات محدودة، وفرص الظهور أسهل.

2. جذب فئات عمرية أصغر سنًا

يعتمد اختيار الوسائط التسويقية لأي علامة تجارية على عدّة عوامل، من أهمها: الجمهور المستهدف وطبيعة النشاط التجاري. فإذا كنت تطمح إلى جذب الفئات العمرية الأصغر سنًا، فإن سناب شات Snapchat يُعد الخيار الأفضل، لأن غالبية مستخدميه من جيل الألفية والذي يليه Generation Z، إذ تقل أعمارهم عن الـ 35 عامًا، وعادةً ما يدعمون الأعمال التجارية التي يفضلونها عبر التطبيق.

3. استهداف جمهور مخصص

عند إدارة حساب سناب شات باحترافية يمكنك استهداف جمهور مخصص بسهولة، فمن الممكن إطلاق إعلان ترويجي وفق اهتمامات العملاء المحتملين، أو منطقتهم الجغرافية وخصائصهم الديموغرافية. فسواء كان هدفك تعزيز الوعي بعلامتك التجارية، أو زيادة الاهتمام بمنتج جديد، أو تحفيزهم لاتخاذ فعل معين، تستطيع اختيار شرائح جماهيرية محددة ودقيقة، بما يتناسب مع احتياجاتك وأهدافك التسويقية.

4. إظهار شخصية علامتك التجارية

تستفيد العلامات التجارية من بيئة سناب شات Snapchat الأقل رسمية في كسب ثقة الجمهور المستهدف، وتعزيز التفاعل مع أنشطتها وأعمالها. فعندما تتواجد شركتك على طبيعتها، وتبرز طابعها الإنساني والعاطفي في محتوى ممتع ومتناغم مع طبيعة المتابعين، تكون المحصلة النهائية زيادة ولائهم بعلامتك التجارية، إلى جانب مشاركتها مع آخرين.

5. تحفيز الجمهور على الشراء

إدارة حساب سناب شات التجاري باحترافية، تساعدك في تقديم نظرة سريعة لمنتجاتك أو خدماتك، وتشجيع الجمهور على شرائها، وتحويلهم من عملاء محتملين إلى مستهلكين مخلصين ودائمين. إذ تتيح المنصة الاجتماعية ميزة استكشافية المعروفة باسم Discover التي تربط المتابعين بالعلامات التجارية، وبذلك يقضون وقتًا إضافيًا لمشاهدة أحدث الأنشطة التسويقية، وأحيانًا يتخذون قرارات بالشراء وينفذونها دون تردد.

6. تقديم المحتوى بطرق مميزة

ربما لديك طرق ترويجية متعددة لنشاطك التجاري، مثل: المتجر الإلكتروني، أو قناة اليوتيوب، أو صفحات على فيسبوك وتويتر وانستقرام. بالتأكيد هذه استراتيجيات فعالة، لكن لما لا تعزز من جهودك التسويقية من خلال بث محتوى أكثر جاذبية وتميزًا عبر سناب شات Snapchat.

على سبيل المثال، يمكن من خلال إدارة حساب سناب شات، الرسم على Snaps، واستخدام الفلاتر، ودمج اللقطات بالموسيقى والمؤثرات البصرية، وإنشاء استطلاعات الرأي، أو إضافة الروابط لزيارة صفحات الهبوط أو مواقع الويب.

تتطلب إدارة حساب سناب شات باحترافية، مجموعة من الخطوات والإجراءات الأساسية، تشتمل على:

افهم جمهور المنصة

قبل البدء في إنشاء وإدارة حساب سناب شات لشركتك، ينبغي دراسة جمهور المنصة بعناية، وفهم خصائصه الديموغرافية، وهواياته، وأهدافه، واحتياجاته، واهتماماته. واسأل نفسك: هل يتشابه هؤلاء المستخدمين مع شخصية العميل المثالية لديك؟

من المرجح ألا يناسبك تطبيق Snapchat إذا كان عملائك من كبار السن، كما أن تحليل جمهور الشبكة يجعلك على دراية بنوعية المحتوى المفضل لديهم، وكيف يتفاعلون معه، وأبرز الأنشطة التجارية التي يتابعونها، وما إلى ذلك.

ضع خطة تسويقية مناسبة

تطبيق Snapchat ذات طبيعة خاصة؛ لا سيما فيما يتعلق بتصميمه، ووظائفه، وخصائصه، وميزاته، مثل: الرسومات المبتكرة، والرموز التعبيرية الفريدة، والفلاتر الغريبة، والمراسلات المخصصة. وهذا يستدعي وضع خطة تسويقية واستراتيجية فعّالة؛ للوصول إلى أكبر شريحة من العملاء المحتملين.

للبدء في إنشاء خطة استراتيجية ناجحة لإدارة حساب سناب شات، يجب إجراء أبحاث السوق للتعمق في فهم جمهور علامتك التجارية. وتعرف على معدل استخدامه للمنصة، وما الذي يبحث عنه في الأنشطة التجارية، ثم فكر خارج الصندوق في نوع المضمون الذي يحتاجه ويتناسب مع نشاطك التجاري.

ابتكر محتوى جذاب ومنتظم

البحث عن أفكار إبداعية لمحتوى سناب شات، يُعد من التحديات التي تواجه الكثير من العلامات التجارية، لكن يُنصح بالعصف الذهني، وإجراء المناقشات مع فريق العمل لابتكار المضمون الجذاب والممتع. في هذه المرحلة، حلل أفكار المنافسين وتعلم منهم، ثم ضع خطة محتوى قوية تعبر عن روح شركتك، بحيث تتضمن أهداف صناعته، واختر نغمة متسقة مع علامتك التجارية، وتفاعل مع جمهورك بانتظام.

تتبع تحليلات سناب شات

لا تقتصر إدارة حساب سناب شات على نشر المحتوى والإعلانات والتفاعل مع العملاء فحسب، إنما تمتد لتشمل تتبع التحليلات وقياس الأهداف والنتائج؛ لمعرفة جدوى ما تصنعه من محتوى. لكن لا توفر المنصة بيانات تحليلية قوية ومتعمقة مقارنةً بغيرها من الشبكات الاجتماعية، فهي تتيح بعض المعلومات، مثل: مرات الظهور، وعدد لقطات الشاشة، وعمليات التثبيت.

تحرص الكثير من العلامات التجارية على إدارة حسابات الانستقرام باحترافية، لتحقيق أقصى استفادة منها في بناء هويتها عبر الإنترنت. فلم يقتصر دور المنصة على الاستخدام الشخصي فحسب، إنما تمنح الشركات بمختلف أحجامها، فرصة كبيرة لتعزيز نموها في السوق المستهدف، لكن كيف ذلك؟

إضفاء جانب إنساني على العلامة التجارية

تساعدك إدارة حسابات الانستقرام باحترافية في إضفاء الطابع الإنساني على العلامة التجارية، من خلال مشاركة اللقطات والقصص المرئية الممتعة. فعندما تدمج انستقرام ضمن استراتيجياتك التسويقية، وتضفي روح الدعابة على الميمات، وتستخدم صورًا حقيقية للموظفين وتستعرض ما وراء كواليس عملك، تنجح في أنسنة العلامة التجارية، وتعزز التفاعل العاطفي لدى العملاء.

تقوية نشاطك التجاري

عندما تدير حسابات الانستقرام باحترافية، تستطيع الوصول إلى قطاع واسع من الجمهور، وبالتالي زيادة الوعي بعلامتك التجارية، فالكثير من المتابعين يثقون في الشركات التي تمتلك حسابات نشطة على التطبيق، مما يسهم في تقويتها ونموها. لذا، يمكن القول إن انستقرام أداة قوية لتوليد العملاء الجدد، وجعل شركتك مثيرة للاهتمام. ومِنْ ثَمَّ، تتصدر مكانة متميزة في السوق المستهدف.

زيادة التفاعل مع العملاء

ليس كل من يمتلك حسابات على انستقرام، لديه تفاعل كبير على محتواها، لكن حينما تُدار بخطة مدروسة وملائمة للجمهور، فمن المرجح زيادة التعليقات والإعجابات والمشاركات بشكلٍ غير مسبوق، مما يزيد من احتمالات ظهور محتوى العلامة التجارية في آخر الأخبار News feeds. كما أن خوارزميات المنصة تمنحك المزيد من التفاعلات مقارنةً بـ فيس بوك مثلًا.

نمو المبيعات والإيرادات

تتيح إدارة حسابات الانستقرام، مجموعة رائعة من الأدوات التي تسمح للجمهور بالتسوق المباشر عبر التطبيق، مثل إطلاق الحملات الإعلانية الناجحة للعلامة التجارية. كما تُعد التخفيضات والعروض الترويجية على المنصة باستخدام الوسوم وتحويل الصور إلى لقطات قابلة للتسوق، وسيلة فعّالة لزيادة المبيعات، وتحقيق عائد استثمار إيجابي، سواء كنت تمتلك مقرًا فعليًا أو تبيع عبر انستقرام فقط.

ما هو برنامج إدارة المخازن؟

يمثل برنامج إدارة المخزون Warehouse Management System) WMS) برنامجًا حاسوبيًا يهدف لتحسين الأعمال داخل المستودع، إضافةً إلى عمليات التوزيع وسلاسل الإمداد، وباقي أعمال الشركة المرتبطة بالمخزون. يمكن لبرنامج إدارة المخازن أن يكون أحد عناصر برامج تخطيط موارد المؤسسات Enterprise Resource Planning ERP كبرنامج أودو، وذلك عند اعتماد الشركة لبرنامج واحد يدير كافة أعمالها.

كيف تعمل برامج إدارة المخازن؟

يعمل برنامج إدارة المخازن على تتبع جميع المنتجات والعمليات المُعتمَدة في المخازن. وذلك من خلال رقمنة جميع المواد والمنتجات الخارجة والداخلة من وإلى المخزن، إضافة إلى أتمتة العمليات المرتبطة بالمخزون داخل وخارج المخزن، والتي تساعد في الحصول والتعديل على أي معلومة مرتبطة بالمخزون بشكل آني، وبالتالي تنظيم ومراقبة وتوثيق كافة محتويات المخزن.

ما هي أهمية برنامج إدارة المخازن؟

تحتاج معظم المخازن إلى برنامج إدارة؛ وذلك لما يحتويه البرنامج من ميزات وخصائص مهمة تدعم عمليات تخزين المواد وإدارتها، بما في ذلك:

تنظيم استلام الشحنات

المخزن هو المكان الرئيسي لتواجد بضائع ومعدات شركتك. تكمن الأهمية الرئيسية لبرنامج إدارة المخازن في تتبع البضائع الواردة والصادرة من وإلى مخزن الشركة، وذلك اعتمادًا على شركات الشحن.

لذلك يتيح برنامج إدارة المخازن تحديث معلومات أي سلعة أو أداة آليًا بمجرد إدخالها للبرنامج، وذلك وفق الإعدادات والشروط التي وضعتَها مسبقًا. يُخصَّص لكل منتج وارد إلى المخزن رمز شريطي قابل للمسح بواسطة برنامج إدارة المخازن، وذلك بهدف تتبّع شحنات المواد وإدارتها، وهو ما يسهّل من عملية استلام الشحنات.

التجهيز وإدارة الطلبات

يوفّر برنامج إدارة المخازن مجموعة واسعة من الخيارات لأداء أعمال، لا تقتصر على المعلومات المرتبطة بتخزين البضائع، بل تُقدّم جميع المتطلبات اللازمة لاتخاذ القرارات فيما يتعلق بعمليات التصنيع والتوزيع، وغيرها من الخدمات المرتبطة بإنتاجية وإيرادات الشركة.

إذ يوفّر كافة المعلومات المتعلقة بالمواد والمنتجات المطلوبة للشحن، ومكان وجودها في المخزن، وحساب كميات المنتجات والمواد بدقّة، ما يسهّل عملية تحضير الطلبات وزيادة المبيعات.

إدارة موظفي وعمال المخازن

يمتلك برنامج إدارة المخازن القدرة على إدارة عمال وموظفي مخزنك، من خلال ضبط مؤشرات الأداء الرئيسية التي تساهم في مراقبة مستويات العمل، ومتطلّبات تطويره كمؤشر إنتاجية الموظف، ومؤشر رضا الموظفين، ومؤشر التغيّب عن العمل، وغيرها.

تُعتمَد هذه المؤشرات في اقتراح الحلول لتحسين أداء العمال والموظفين، وذلك بشكل يزيد من فاعلية إدارة المخازن الخاصة بشركتك، وتخفيض الميزانيات المالية المخصصة لإدارة المخزون، إضافةً إلى تسريع أداء العمليات.

التفاعل الآلي

يتيح برنامج إدارة المخازن عملية الإبلاغ الفوري عند تحقق أي شرط هيّئتَه مسبقًا على البرنامج. يمكن لبرامج إدارة المخازن المتقدمة اتخاذ القرار المناسب آليًا دون أي تدخل بشري، وذلك بالاعتماد على تقنيات الذكاء الاصطناعي (Artificial Intelligence) AI.

يمكن الاكتفاء بتزويدك بالإشعارات الآنية فور وقوع الحدث، وذلك لإتاحة المجال لاتخاذ القرارات الملائمة وفق سياسات العمل والتصنيع القائمة في شركتك.

كيفية إنشاء برنامج إدارة مخازن متكامل لشركتك

ترتبط درجة التطوّر والتعقيد في برنامج إدارة المخازن بحجم شركتك، وتخصصها، واحتياجاتها من الخدمات التي يمكن أن يقدمها البرنامج في إنجاز أعمالها.

1. تحديد التوقعات والاحتياجات

يتطلب تطوير برنامج إدارة المخازن الخاص بك، تحديد كامل الاحتياجات والتوقعات المرادة من البرنامج. يمكنك تحديد الاحتياجات من خلال الاستماع إلى تجارب عمال وموظفي المخازن بشركتك، والإصغاء إلى متطلباتهم اللازمة لتحسين مستوى العمل في المخزن، وتصنيف تلك الاحتياجات حسب الأولويات والأثر على عمل مخزن الشركة.

من الضروري مشاركة العمال والموظفين في تحديد التوقعات، والتي يجب أن ترتبط بأهداف ذكية SMART قابلة للقياس، وإخبارهم بالأسباب التي أدت إلى تحديد توقّع دون آخر، وكيف تساهم أدوارهم الوظيفية على اختلافها في تحقيق تلك التوقعات.

2. دراسة المخاطر

تحليلك للمخاطر المحتملة التي سيعالجها برنامج إدارة المخازن، واتخاذك التدابير اللازمة لتخفيضها للحد الأدنى، هما أمران هامان لا بد منهما. ذلك إضافة إلى دراسة المخاطر المتوقعة عند وضع برنامج إدارة المخازن حيز التنفيذ، ناهيك عن المخاطر التي يمكن أن تواجهها خلال فترة تطوير البرنامج.

ستحتاج في دراستك للمخاطر إلى تحليل العمليات لمعرفة نقاط القوة والضعف في إنشاء البرنامج، وإدارة المخاطر التي قد تتعرض لها شركتك بسبب هذه النقاط، يمكن الاعتماد على تحليل سوات الرباعي SWOT، أو شجرة القرارات، أو غيرها من الطرق.

3. تقييم عملية إدارة المخازن الحالية

لا بد من تقييم عملية إدارة المخازن الحالية قبل البدء بإعداد برنامج إدارة المخازن الجديد. وذلك عبر تحليل ومناقشة وفهم كيفية عمل المخازن حاليًا، وإظهار عيوب طريقة العمل الحالية للمخازن.

عليك تحديد العمليات التي ستُعتَمد في نظام إدارة المخازن الجديد، وتحديد المتطلبات والاحتياجات النهائية لوضع خطة التطوير. إضافةً إلى توثيق جميع المتطلبات والعمليات المطلوب تصميمها؛ وذلك للرجوع إليها عند أي تعارض أثناء التنفيذ.

يمكنك تقييم إدارة المخازن من خلال تحديد مؤشرات أداء رئيسية KPIs مرتبطة بالمخازن، كمؤشر كفاءة الموردين، ومؤشر مطابقة المخزون المسجل للمخزون الفعلي.

4. إعداد جدول زمني للتنفيذ

إعداد جدول زمني منطقي لإنشاء برنامج إدارة المخازن يُعدّ أمرًا مهمًا لتفادي الفشل في إكمال إنشاء البرنامج. وذلك نتيجة عدم القدرة على الالتزام بالفترة الزمنية المخصصة، وهو ما قد يزيد من تكاليف المشروع مع تزايد الفترة الزمنية خارج النطاق المخطط له.

ستسمح لك الخطة الدقيقة بإضفاء المرونة وتحديد الإمكانيات المتاحة لشركتك لتطوير برنامج إدارة المخازن، إذ يمكن احتواء المخاطر المتوقعة، وتعديل الخطة بشكل يمكّن المعنيين من معالجة المخاطر غير المتوقعة. يمكنك الاعتماد على مبادئ وقواعد مخطط جانت في إعداد وإدارة الجداول الزمنية للتنفيذ، لما يمنحه من دِقَّة ومرونة في إدارة الجداول الزمنية.

5. تطوير برنامج إدارة المخازن

بعد إكمال الخطوات السابقة، يجب أن تمتلك تصوّرًا كاملًا عن برنامج إدارة المخازن الجديد الذي سيلبّي احتياجات مخازن شركتك، وما تحتاجه من إمكانيات لإدخال البرنامج حيّز التنفيذ. هل ستعتمد على برنامج مفتوح المصدر مع تخصيصه بما يلائم احتياجاتك كبرنامج أودو على سبيل المثال، أم ستلجأ إلى تطوير برنامج مخصص لشركتك من الصفر؟

إذا كنت ستعتمد على برنامج جاهز، ابحث بدقة عن برنامج مفتوح المصدر قابل للتطوير بشكل ملائم لأعمال شركتك، وذلك بهدف تخفيض التخصيص إلى الحدّ الأدنى، مقابل زيادة في المرونة والخيارات المعيارية التي ستتوفر لديك بعد هذا التخفيض.

في كلتا الحالتين، يعتمد تطوير برنامج إدارة المخازن الذي يلبي احتياجات شركتك على الخبرات التي ستعتمد عليها. لذلك ننصحك بتوظيف مطور برمجيات محترف من منصة مستقل، أكبر منصة عربية للعمل الحر، ليطوّر برنامجًا ناجحًا يلبي توقعاتك.

6. الاختبار

عليك اختبار نظام إدارة المخازن الجديد قبل وضعه قيد الاستخدام، وذلك لتحديد أيّ عيوب في النظام، والتأكّد من عمل الوظائف التي يقدمها لمخازن شركتك، وذلك لتصحيح الأخطاء في البرنامج المُصمَّم حديثًا بالاعتماد على نتائج الاختبارات.

اختبر برنامج إدارة المخازن الجديد باستخدام البيانات الحقيقية الموجودة لديك، وقارن نتائج العمليات بين كلا النظامين باستخدام حالات وسيناريوهات متعددة.

7. نقل البيانات

يشكّل نقل جميع قواعد البيانات الموجودة في برنامج إدارة المخازن السابق إلى البرنامج الجديد أحد الأركان الأساسية في إعداد برنامج إدارة المخازن. مراعاتك لتكيّف البيانات مع نظم المخططات والمصطلحات المعتمدة في البرنامج الجديد، وتعويض البيانات المفقودة قبل أو أثناء عملية النقل هي أمور جوهرية تجنّبك فقدان أي عمل من أعمال المخزن الخاص بشركتك.

8. التدريب على الاستخدام

يتوجّب عليك تدريب الموظفين مستخدمي برنامج إدارة المخازن الجديد من خلال جلسات تدريبية لعدد ساعات محددة حسب درجة تعقيد البرنامج، حيث تزداد أهمية التدريب عند تغيير نظام إدارة المخازن المعتمد في الشركة.

لا تغفل عن تدريب الموظفين المستخدمين للبرنامج حتى لو استغرق ذلك وقتًا طويلًا، كونه سيُحدّد قدرة فريقك على التعامل مع النظام الجديد، وهو ما يعني نجاحًا في التطبيق، وخفضًا من احتمالات حدوث مخاطر بعد مرحلة التنفيذ.

9. وضع البرنامج حيّز التنفيذ

بعد اجتياز الاختبارات لبرنامج إدارة المخازن المُصمَّم، لا بد من الاتفاق على تاريخ وضع البرنامج حيّز التنفيذ، وهو مرحلة حساسة من مراحل عمل الشركة، وذلك بنسخ البيانات احتياطيًا في قاعدة البيانات الحديثة بالتاريخ المتفق عليه، ويُعتمَد العمل على برنامج إدارة المخازن الجديد.

بإمكانك اللجوء إلى اعتماد كلا البرنامجين من أجل عمليات معيّنة، حرصًا على دِقَّة المعلومات الواردة من هذه البرامج، وذلك تفاديًا لحدوث الأخطاء، والتأكد من نجاح عمل البرنامج الجديد.

10. الدعم

قد تظهر لك عيوب أو مشاكل استخدام أثناء التعامل مع برنامج إدارة المخازن في بيئة العمل الأساسية، ولم تكن ظاهرة أثناء مرحلة التطوير. لذلك يتوجب عليك إيجاد دعم فني بعد وضع البرنامج حيّز التنفيذ، إذ يُعَّد الدعم أمرًا هامًا، وذلك لتفادي العيوب والمشاكل بشكل يجنّب الاستغناء عن استخدام البرنامج المُطوَّر والعودة للبرنامج الأقدم.

اتفق مع المطور على إمكانية التواصل معه بعد وضع برنامج إدارة المخازن حيّز التنفيذ، وذلك لتسهيل حل المشكلات التي قد تواجهك أثناء التشغيل، إضافةً للتحديثات الدورية اللازمة لإصلاح وتحسين برنامج إدارة المخازن لديك.

3 برامج مفتوحة المصدر لإدارة المخازن

تتعدد أنواع برامج إدارة المخازن، فمنها ما هو مدفوع، ومنها ما هو مجاني الاستخدام دون القدرة على تعديل مكوناته، ومنها مجانية مفتوحة المصدر قابلة للتعديل البرمجي بهدف تخصيص تلك البرامج في بيئة العمل لديك، منها:

برنامج أودو

يُعَدّ برنامج أودو من أهم البرامج مفتوحة المصدر في مجال تخطيط الموارد، بما فيها برنامج إدارة المخازن. يمكّن برنامج أودو المطوّرين من إدارة المخازن، والموظفين، إضافةً إلى توفير نظام ترميز المنتجات، وإدارة للمواقع المتعددة، والتحكم بمستويات الجودة، وغيرها من المهام.

Openboxes

يشكّل برنامج Openboxes أحد الخيارات الهامة لاعتماد برنامج إدارة المخازن مفتوحة المصدر. إذ يوفر البرنامج مجموعة من الميزات المناسبة للشركات المتوسطة والصغيرة، كالتحكم بالوصول من خلال تقنية RFID، وإدارة المخزون حسب الموقع الجغرافي، وغيرها من المزايا.

myWMS

يتيح برنامج myWMS إمكانية إدارة المخزون، وتخطيط المتطلبات، إضافةً إلى القدرة على متابعة سير الشحنات، وتحليل البيانات الواردة للبرنامج، وإخراج التقارير المناسبة وفق رغبتك، وغيرها من الإمكانيات.

أساليب إدارة الوقت

1. أسلوب الطماطم – Pomodoro Technique

قد يبدو اسم الأسلوب مُضحكاً جدًا للبعض، لكن هذا الأسلوب الفُكاهي من حيث الاسم أثبت فعلًا أهمّيته وجدواه في إدارة الوقت عند العمل وخصوصًا في مشروعات مثل البرمجة، التصميم أو الكتابة في أحيان كثيرة. أسلوب الطماطم Pomodoro Technique تم استخدامه لأول مرّة في تسعينات القرن الماضي، وهو يعتمد على مبدأ العمل لفترة مُحددة ثم أخذ قسط من الراحة ثم مُعاودة العمل من جديد.

فترات العمل والراحة ليست عشوائية، فعند استخدام هذا الأسلوب يتم ضبط 25 دقيقة على الساعة وفيها يتم التركيز فقط على العمل، وبعد انقضاء هذه الفترة يتم أخذ راحة لمدة 5 دقائق ثم تُعاد الكرّة من جديد، 25 دقيقة جديدة و5 للراحة. مع تكرار هذه الفترات لمدة 4 أو 5 مرّات يُمكن بعدها أخذ قسط أكبر من الراحة بين 15 إلى 30 دقيقة.

هذا الأسلوب اكتسب شهرته بفضل بساطته، ولوحظ أنه باستخدامه يُمكن الوصول إلى مُستوى إنتاجية أعلى من الأساليب التقليدية. لا تحتج سوى لضبط مُنبه هاتفك أو حاسبك أو حتى يُمكن استخدام مُحرك بحث جوجل لضبط عدّاد تنازلي لمدة 25 دقيقة.

كما يُمكن البحث داخل متاجر تطبيقات الأجهزة الذكية على كلمة Pomodoro لتظهر مئات التطبيقات التي تجعل كيفية إدارة الوقت أسهل.

 

2. أسلوب إتمام الأشياء – Getting Things Done

تُقام حتى يومنا هذا مُحاضرات وجلسات عمل حول أسلوب إتمام الأشياء Getting Things Done أو ما يُعرف اختصارًا بـ GTD، وهو أسلوب يخوض أكثر في طريقة إتمام المهام وليس فقط تنظيم الوقت وإدارته. يُركّز هذا الأسلوب على أهمّية كتابة كل المهام والأفكار التي تخطر على بالك، بشكل مُباشر ودون تردد أو ترتيب.

بعدها يتم ترتيب هذه المهام على حسب الأهمّية والوقت المطلوب لإنجازها، بعدها يتم وضع المهام التي يُمكن إنجازها بسرعة في بداية القائمة لأن إتمام المهام كفيل بزيادة الحافز للعمل أكثر. أما في حالة المهام الكبيرة فيقترح هذا الأسلوب تقسيمها إلى أجزاء ليسهل التعامل معها.

قد لا يكون هذا الأسلوب سهل التبنّي، لكن ما أن تُتقنه، حتى تبدأ في الشعور بأهمّيته وسهولة التعامل معه، ويحسن بشكل ملحوظ من الكيفية التي يدار بها الوقت. يُمكن البحث داخل متجر أمازون عن كتاب بعنوان Getting Things Done للكاتب David Allen مؤلّف هذا الأسلوب، حيث يوفر الكتاب الكثير من الشروحات والأفكار لتطبيقه بكل سهولة.

 

3. أسلوب لا تكسر السلسلة – Don’t Break the Chain

قد يبدو هذا الأسلوب مألوفًا للكثير من المُستقلين، حتى دون معرفة اسمه الحقيقي فالكثير منا يتبع هذا الأسلوب دون أن يشعر. لا تكسر السلسلة Don’t Break the Chain من الأساليب البسيطة التي لا تتطلب الكثير من المجهود لإدارة الوقت وتنظيمه، فباختصار دوِّن المهام التي يجب عليك إنجازها، ثم ابدأ بالعمل.

إذا كُنت مُصمم مواقع، فالمهمة الرئيسية اليومية بالنسبة لك هي العمل على بعض النقاط داخل التصميم، يتبعها قراءة كتاب، مُمارسة الرياضة أو غيرها من النشاطات.

يعتمد هذا الأسلوب على مبدأ العمل أولًا، فمن بين النشاطات السابقة اختر أحد النشاطات واعمل عليه مُباشرةً، وبعد الانتهاء منه أو الوصول إلى مرحلة التعب توقف وسجّل الوقت الذي قضيته وكرر نفس الوقت في الأيام القادمة. سيختلف حتمًا الوقت اللازم لممارسة الرياضة عن الوقت اللازم لقراءة كتاب، لذا احرص على تدوين الوقت واعتماده كفترة قياسية تُكررها بشكل يومي.

لا تحتاج في هذا الأسلوب إلى أي كتاب، أداة أو تطبيق على جهازك الذكي، فكل ما تحتاجه هو تقويم لتدوين الأوقات وقلم لتعليم عدد الأيام التي انقضت منذ أن بدأت بممارسة هذا الأسلوب، فبهذه الطريقة يُمكنك تحفيز ذاتك بكل سهولة.

 

4. أسلوب طريقة العمل – ِAction Method

تعدّ هذا الأسلوب من أحدث الأساليب، لأن شبكة بيهانس Behance من شركة أدوبي هي من قامت بإطلاقه لأول مرّة ووفّرت تطبيقات للأجهزة الذكية للمساعدة في تبنّيه بأفضل صورة مُمكنة.

أسلوب طريقة العمل Action Method يقوم على مبدأ تقسيم المهام الأساسية إلى قائمة مهام. فلو كانت المهام اليومية الرئيسية هي العمل على مشروع برمجي، ممارسة الرياضة، أو قراءة كتاب، يجب تقسيم هذه المهام الرئيسية إلى مهام فرعية أيضًا.

بحيث تحصل في النهاية على قائمة مهام خاصّة للبرمجة، قائمة مهام لممارسة الرياضة وهكذا على جميع المهام. بتقسيم المهام الكبيرة إلى مهام جزئية يُصبح حجم الإنجاز أكبر وأسرع وأوضح بالنسبة لك كمُستقل ويدفعك على الاستمرار بنفس روتين العمل لفترة أطول تُساعدك على ترتيب المهام بشكل أفضل، وتجاوز كل الصعوبات التي قد تواجهك يوميًا.

في النهاية لا تعدّ الأساليب السابقة هي الأساليب المتوفرة فقط، لكنها الأشهر والأفضل بالنسبة للكثير من المُستقلين والعاملين على حدٍ سواء.

ويُمكنك كمُستقل استخدام أكثر من أسلوب أو حتى اتباع أسلوبك الخاص، فلست مُضطرًا أبدًا لعنونة طريقة العمل اليومية فالأهم دائمًا هو الوصول إلى أفضل طريقة لإنجاز المهام بعيدًا عن الأسلوب المُتبع.

مفهوم المخاطرة

يُعرّف (قاموس Webster) المُخاطرة Risk على أنها التعرض للخسارة، ولكن لو تمعنت قليلًا في تعريف المخاطرة لوجدت أن كل شخصٍ وكل علمٍ عرّفها بطريقة مختلفة عن الآخر؛ لذلك سنعتمد في بيان المخاطرة هنا إلى أبسط تعريف عملي، وفيه تُعرّف المخاطرة على أنها حدث مستقبلي، قد يحدث وقد لا يحدث، وفي حالة حدوث هذا الحدث، سيكون له تأثير إما أنه سيكون تأثيرًا إيجابيًا أو سلبيًا.

 

من التعريف السابق يتضح بشكل جليّ أن المخاطرة ليست مشكلة، إذ إن المشكلة حدث سيء حدث بالفعل، بينما المخاطرة هي حدث في المستقبل لم يحدث بعد، ولكن في حالة حدوثه فمن المحتمل أن تتحول المخاطرة إما إلى مشكلة (التأثير السلبي للحدث)، أو إلى فرصة (التأثير الإيجابي للحدث).

شرح إدارة المخاطر

إذا رجعنا إلى قصة يوسف وملك مصر، ستجد أنه (عليه السلام) اكتشف المخاطر التي ستحدث مستقبلًا؛ فأعدّ لها خطة استراتيجية بوضع الحنطة في السنبلة كي تكون أبقى مع الزمن ولا تفسد، ولكن هل يُعقل أن يُحدَد الحل ببساطة بدون قياس وتحليل وتقييم لتلك المخاطر؟

الإجابة ببساطة لا، لكي تضع حلًا عمليًا وخطة استراتيجية حكيمة لإدارة المخاطر، فإنه من الواجب أولًا أن يتم تحليل المخاطر وتقييمها بهدف الربط بين احتمالية حدوثها والتأثير الناتج عن حدوثها، وكيف يمكن التحكم فيها والتقليل من تأثيرها إذا كان التأثير سيئًا.

طرق تحديد المخاطر

من البديهي أن يتم تحديد المخاطر أولًا حتى يتسنى لنا التصدي لها قبل أن تحدث، وطرق تحديد المخاطر ليست معدودة على أصابع اليد؛ فهناك كثير من الاستراتيجيات المُتبعة لتحديد المخاطر، تختلف من شركة إلى شركة، ومن شخصٍ إلى آخر، وفيما يلي سنوجز بعضًا من الأساليب الممكن استخدامها لتحديد المخاطر:

1. العصف الذهني

من أهم الطرق المستخدمة لتحديد المخاطر؛ إذ من المفترض أن كل شركة تعقد اجتماعات دورية أسبوعيًا أو نصف شهريًا، وفي كل اجتماع يجب أن يُخصص وقتًا للعصف الذهني يُشارك فيه كل الحضور لتحديد أي مخاطر محتمل حدوثها لأي سبب من الأسباب، أيضًا من الواجب تفعيل جلسات العصف الذهني في الاجتماعات التي تحدث في بدايات ونهايات كل مرحلة.

2. تحليل السلامة الوظيفية JSA

واحدة من أقدم الطرق المُستخدمة لتحديد المخاطر؛ إذ يتم تقسيم المشروع أو المرحلة إلى عدّة أنشطة، ثم يتم دراسة كل نشاط على حِدَة بهدف استخراج المخاطر منه قدر الإمكان ودراستها.

3. سيناريو تحقيق الهدف

يمكن معرفة المخاطرة من الهدف، إذ يتم دراسة السيناريو المُتّبع لتحقيق هذا الهدف واستنباط كافة المخاطر التي قد تحول دون تحقيقه، كذلك استنباط الفرص التي تساعد على تحقيق الهدف في وقتٍ أو بتكلفةٍ أقل.

4. قائمة المخاطر السابقة

من الوارد أنك أقدمت على فعل نفس المشروع من قبل وواجهت العديد من المخاطر، أو على الأقل تعرف أشخاصًا نفّذوا نفس المشروع من قبل، وبسؤال هؤلاء عن سجل المخاطر السابقة التي مرّ مشروعهم بها سيكون لديك قائمة كبيرة من المخاطر.

5. الجولات الميدانية

في حالة كان لمشروعك باع على أرض الواقع فقد تكون الجولات الميدانية أمرًا صائبًا، إذ ستلاحظ كثيرًا من الأخطاء التي سوف تساعدك على استنباط المخاطر سريعًا.

6. الافتراضات منبع المخاطر

وأنت تُعِد الخطة الأساسية لمشروعك، قد تكون افترضت أشياء، أو قد تكون بنيت خطتك على مجموعة من الافتراضات؛ كأن تكون افترضت سعر معين للمواد الخام فتجد أن السعر مختلف، أو تفترض أن تصميم قالب موقعك الجديد سوف يأخذ أسبوعًا كحد أقصى ولكنك تتفاجأ أن تصميم القالب يأخذ شهرًا كاملًا، أو تفترض أن شركة الاستضافة التي تتعامل معها لديها سيرفرات تتحمل تدفق الزوّار بعدد كبير ولكنك تتفاجأ أن الموقع بدأ يتوقف بشكلٍ مُتكرر مع كثرة أعداد الزوار، بالتالي فإن كل افتراض افترضته هو مخاطرة محتملة.

7. مشاركات فريق العمل

من الأهمية بمكان أن تدفع فريق العمل إلى إعلامك بالمخاطر المحتملة في المشروع حين شعورهم بها، باستخدام آلية تبليغ منظمة ومتاحة للجميع، ففريق العمل يمارس فعليًا العمل المطلوب، وبالتالي من المؤكد أنه سوف يكتشف مخاطر لا يمكن لك كمالك أو كمدير للمشروع معرفتها بسهولة.

8. سؤال الخبراء

نقصد هنا بالخبراء غير العاملين مع الفريق من الذين لديهم باعًا في مثل هذه المشاريع، وبالتأكيد بحجم خبرة هؤلاء سوف يُضيفون الكثير من المخاطر التي لم تفكر بها إطلاقًا.

تقييم وترتيب المخاطر

بعد تحديد المخاطر سيكون لدينا عددًا كبيرًا منها، وربما يصبح من المستحيل التعامل معها جميعًا في آنٍ واحد؛ لذلك سيكون واجبًا تقييم المخاطر ثم ترتيبها إلى درجات لنتعامل مع أشدها خطورة أولًا.

تحليل وتقييم المخاطر

بإمكاننا تقييم المخاطرة عن طريق وصفها طبقًا لعاملين هما: احتمالية حدوث المخاطرة، ومدى تأثيرها في حالة حدوثها، وكل عامل من العاملين يمكن إضافة 5 اختيارات أسفله وهم (عالي جدًا، عالي، متوسط، منخفض، منخفض جدًا)، ومن الممكن اختزال الخمسة عناصر إلى ثلاثة فقط وهم (عالي، متوسط، منخفض)، والصورة التالية توضح مثال مُركّب من خطرين اثنين فقط.

ملحوظة: الأمثلة التالية من وحي خيالي لبيان الفكرة فقط.

 

• الخطر الأول

معاقبة الموقع الإلكتروني نتيجة نقل محتوى المواقع الأخرى بشكلٍ متكرر، وأطلقت على هذا الخطر اسم (Risk 1)، وبتحليل الخطر رأيت أن هناك احتمال عالي جدًا لحدوثه نتيجة لأسباب أعرفها مسبقًا. كذلك في حالة حدث هذا الخطر وتمت معاقبة موقعي الإلكتروني، فسيكون التأثير عالي جدًا لأن معظم زوّار الموقع من محركات البحث، وبالتالي سينتهي أمر موقعي نهائيًا.

• الخطر الثاني

زيادة عدد زوار الموقع بنسبة 20% عن الحد المسموح به من قِبل شركة الاستضافة وأطلقت على هذا الخطر اسم (Risk 2)، وبتحليل الخطر رأيت أن هناك احتمال متوسط لحدوثه نتيجة لأسباب أعرفها مسبقًا، كالزيادة الفعلية في عدد الزوار اليومي عن المعدل الطبيعي. كذلك في حالة حدوث هذا الخطر سيكون التأثير منخفض، لأن شركة الاستضافة سوف تتواصل معي لترقية الاستضافة، وبالتالي سيتم تحويل تأثير هذا الخطر من سلبي (الخوف من إيقاف الموقع) إلى إيجابي.

ترتيب المخاطر

• يتم وضع الخطر في المربع المناسب لكل عامل من العاملين، فمثلًا الخطر الثاني في المثال السابق، تم وضعه في عمود متوسط الخاص باحتمالية الحدوث، وتم وضعه في صف منخفض الخاص بمدى تأثير المخاطرة.
• بعد تقييم كافة المخاطر بالطريقة السابقة، سيكون واضحًا من الألوان الموجودة أي المخاطر يجب أن تتعامل معها أولًا، وبذلك يكون لدينا جدول كامل مُرتب به المخاطر برقم تسلسلي لكل خطر مُحدق بالمشروع.

آلية التعامل مع المخاطر

الآن ننتقل إلى جزء آخر مهم، لنتعرف فيه على آلية التعامل مع المخاطر بهدف الحدّ من تأثيرها؛ فإذا كان تأثير المخاطر سيئًا سيكون لدينا أربعة أساليب مختلفة نستخدم واحدًا منهم، وإذا كان تأثير المخاطر إيجابي أو يمكن تحويله إلى شيء إيجابي سيكون لدينا ثلاثة أساليب أخرى نستخدمها.

إدارة المخاطر ذات التأثير السلبي على المشروع

في حالة كان للمخاطر تأثيرًا سلبيًا على المشروع، تمامًا كالخطر الأول الذي ذكرناه في المثال السابق، سيكون لدينا أربعة أساليب للتغلب على هذا الخطر:

• تجنب المخاطرة: ربما فات الأوان بالنسبة للخطر الأول الذي تحدثنا عنه في المثال السابق، إذ إن تجنب المخاطرة يعني الابتعاد عنها نهائيًا، ولفعل ذلك كان يلزم أن يعقد مالك الموقع اجتماع مع فريق المحتوى ليُحدد خطورة نقل المحتوى على ترتيب الموقع، فيتجنب النقل من البداية، وبالتالي يتجنب المخاطرة.
• نقل المخاطرة لطرف ثالث: قد تكون هذه الطريقة هي الحل العملي الأمثل مع موقف المخاطرة الأولى، إذا سوف تنقل المخاطرة إلى طرف ثالث، مثلًا توظيف كاتب أو مجموعة من الكتاب على أن يقوموا بتأليف مقالات جديدة لنفس العناوين الموجودة في الموقع، أي ما سيتغير فقط هو محتوى المقالات المنقول، وبهذه الطريقة أنت تستخدم أيضًا الوسيلة الثالثة.
• التخفيف من حدة المخاطرة: بعد توظيف مجموعة الكتاب ستبدأ حدة المخاطرة في الهبوط خصوصًا مع ملاحظة محركات البحث التغيير المستمر على محتوى الموقع، وفي حالة حدوث المخاطرة فلن تكون بالحدة التي كانت ستحدث في البداية، فإن كان موقعك يحتوي على 100 مقال وجميعهم منقول، فربما تصل العقوبة إلى الحذف من محرك البحث نهائيًا، بينما إن وجد العاملين على محركات البحث أن عدد المقالات المنقول أخذّ في النقصان وأن المحتوى الحصري يستبدل المحتوى المنقول، فقد يُكتفى بالتقليل من ترتيب موقعك فقط حتى يتأكدوا من أنك عالجت الخطأ كله.
• القبول بالمخاطرة: أي القبول بحدوث المخاطرة وتحمل نتائجها وتأثيرها، ولتوضيح هذه الوسيلة سنضرب مثالًا آخر، أنك تعرف أن في فصل الشتاء سوف تتساقط الأمطار ومع هذا قررت أن تبني منزلك الجديد متحملًا المخاطرة، ولديك خطة تستخدمها في هذه الحالة.

إدارة المخاطر ذات التأثير الإيجابي على المشروع (الفرص)

في حالة كان للمخاطر تأثيرًا إيجابيًا على المشروع، أو إذا كان ممكنًا تحويل الخطر السلبي إلى إيجابي، تمامًا كالخطر الثاني الذي ذكرناه في المثال السابق، سيكون لدينا ثلاثة أساليب للحصول على هذه الفرصة:

• استغلال الفرصة: الخطر الثاني والذي هو زيادة عدد الزوار بنسبة 20% عن العدد المسموح به سلبي على حالة المشروع لأنه قد يؤدي إلى توقف الموقع عن العمل، ولكن من الممكن تحويله إلى فرصة إيجابية كاملة يمكن استغلالها، فعلى سبيل المثال قد نستغل وجود عرض لدى شركة منافسة ونحجز لديها خطة استضافة أفضل في الإمكانيات بسعر أقل، أو سنراجع الجزء المالي المخصص للطوارئ، استعدادًا لترقية الاستضافة والاستفادة من عدد الزوّار الزائد في ربح مزيدًا من المال.
• مشاركة الفرصة: ربما يكون لدينا حلًا بديلًا إذا لم يكن لديك مال مخصص للطوارئ أو في حالة عدم تمكّنك من استغلال الفرصة بالوسيلة الأولى، ويتم ذلك عن طريقة مشاركة الفرصة مع شخص آخر، مثلًا تطلب من شركة الاستضافة ترقية الحساب لك مجانًا مقابل وضع بانر إعلاني لها في مكان جيد في الموقع أو تقوم باستخدام الإعلانات في موقعك فيدفع لك الشخص المهتم بالإعلان لديك مبلغًا ماليًا مناسبًا في مقابل نشر إعلانه على موقعك، وعلى هذا الأسلوب اذكر ما يمكنك فعله.
• تعزيز أثر الفرصة: في المخاطرة كنّا نحاول تجنب وتفادي المخاطرة ولكن في الفرص نحاول تعزيز أثرها، ففرصة زيادة عدد الزوّار معناه ربحًا أكثر، وبالتالي فنحن سنسعى إلى محاولة زيادة عدد الزوار بشكل أكثر من هذا وفقًا لما لدينا من خطط.

ملاحظات هامة بخصوص إدارة المخاطر

• يجب تسجيل كافة المخاطر التي تعرفها في سجل مخصص للمخاطر، بحيث يحتوي هذا السجل على المخاطر وتقييم كل مخاطرة بالنسبة لاحتمالية حدوثها أو لأثرها، والبعض يزيد عاملين إضافيين هما الإطار الزمني، وحالة الأنشطة، كذلك مع كل مخاطرة تكتب الطريقة المستخدمة للتعامل معها، مع ضرورة تعيين شخص مسؤول لكل مخاطرة.
• يمكن تعيين شخص مختلف عن كل مخاطرة أو يمكن تعيين فريق ثابت لإدارة المخاطر حسب حالة كل مشروع، ولكن من الضرورة بمكان أن تُحدد في سجل المخاطر الشخص المسؤول وتُعين له الخطة المناسبة التي ينبغي عليه اتباعها مع المخاطر أو الفرص.

ما تم ذكره في هذا المقال هي مفاهيم أساسية بسيطة عن إدارة المخاطر، وقد نتحدث بشكل مُفصل في مقالات قادمة عن إدارة المخاطر؛ إذا وجدنا ضرورة لذلك.

لقد غدت التكنولوجيا جزء من صميم أغلبية الصناعات والعمليات الإنتاجية في الوقت الراهن، فلا تكاد تجد قطاعًا لم تدخله التكنولوجيا، أحد أبرز تطبيقات التكنولوجيا هي تطبيقات إدارة المشاريع. تشمل هذه التطبيقات العديد من الأدوات والتقنيات الرقمية التي تهدف إلى المساعدة على إدارة كل جوانب المشروع من بدايته وحتى وقت التسليم.

لم يعد الاستثمار في تطبيقات إدارة المشاريع حكرًا على الشركات الكبيرة، فهو ضروري للشركات الناشئة أيضًا. لأنه سيسرع نموها ويخفض التكاليف، ويساعدها على مواكبة المنافسين الذين بدؤوا فعلًا في الاستثمار في هذه التطبيقات. سَنستعرض في هذه المقالة 7 من أهم جوانب تطبيقات إدارة المشاريع المعتمدة على نطاق واسع في عالم الأعمال والإدارة.

تطبيقات التواصل: جوهر إدارة المشاريع

التواصل هو عصب إدارة المشاريع، فبدُونه سيتَعطل سير العمل، ويغيب الانسجام بين أعضاء فريق العمل الواحد، ما يؤثر سلبًا على الإنتاجية. تشير الدراسات إلى أنّ المشاريع التي تتواصل بفعالية تحقق أرباحًا أكبر بحوالي 57% من غيرها، كما أنّ قدرتها على الحفاظ على موظفيها المميزين أكبر بحوالي 20%.

وهذا أمر طبيعي، فالتواصل يقوي الروابط بين الموظفين، ويجعلهم يشعرون بأنهم جزء من عائلة واحدة، ما ينمّي فيهم روح الفريق. لذا، فأول مجال ينبغي أن تركز عليه عند الاستثمار في تطبيقات إدارة المشاريع هو التواصل. ظهرت في السنوات الأخيرة الكثير من تطبيقات التواصل، مثل الحوسبة السحابية والشبكات الاجتماعية والتطبيقات الهاتفية وغيرها، وقد سهّلت هذه التطبيقات التواصل والتفاعل بين أعضاء فريق العمل.

 

أبرز مجال تظهر فيه أهمية هذه التطبيقات هو مجال التوظيف عن بعد، فقد سمحت هذه الأدوات للمشاريع والشركات أن توظف أشخاصًا من مدن ودول بل وقارات مختلفة، بحيث يعملون جميعًا على المشروع نفسه ويتواصلون ويتفاعلون بشكل فوري كما لو كانوا جميعًا في غرفة واحدة. بل أصبح من الممكن إجراء اجتماعات عمل يشارك فيها أشخاص من مناطق متباعدة عبر تطبيقات مخصصة لهذا، مثل تطبيق زوم أو سكايب.

الشركات التي ستنجح في تبنّي تطبيقات التواصل الحديثة ستكسب السبق على منافسيها، وتحظى بفرصة تعيين كفاءات عالية ونادرة من أي مكان في العالم، وبناء فرق عمل ذات طابع عالمي ولن تكون مقيدة بالقيود الجغرافية. هناك العديد من التطبيقات التي تستخدمها المشاريع للتواصل، بداية من البريد الإلكتروني وتطبيقات الفيديو، والشبكات الاجتماعية وغيرها.

 

إدارة الوقت

ما يقرب من نصف المشاريع التي تعمل عليها الشركات لا تنتهي في الوقت المحدد وتتجاوز موعد التسليم. وهذه النسبة لا تشمل المشاريع التي تمّ إيقافها لأنّها تأخرت كثيرًا عن موعد التسليم. معظم الناس يجدون صعوبة في إدارة وقتهم الشخصي، فما بالك بالشركات التي عليها أن تنشئ وتدير جدولًا زمنيًا مزدحمًا يعمل عليه الكثير من الموظفين في مراحل متعددة، وأحيانا من مناطق زمنية متباعدة.

 

لا جرم أنّ نسبة الإخفاق في الالتزام بمواعيد التسليم مرتفعة جدًا. لحسن الحظ، هناك الكثير من تطبيقات إدارة المشاريع الموجهة لإدارة الوقت، والتي تقدم خدمات من قبيل تعقب سير العمل وتقدّم المشاريع، وحساب ساعات العمل، وإعداد الفواتير، وتنظيم مناوبات العمل. هذه بعض الأمثلة على برامج وأدوات إدارة الجداول الزمنية للمشاريع:

• Toggl: إحدى أشهر أدوات إدارة الوقت، وهي صالحة لإدارة الوقت الشخصي، وكذلك لإدارة جداول أعمال المشاريع، تتميز بسهولة الاستخدام، وتقدم خدمات تعقب الوقت، وتساعد على تقليل الوقت الضائع في العمل وتحسين استغلاله عبر تجنب الأمور التي تعطّل سير العمل.
• myhours: أداة لإدارة المشاريع، تمكّن من تتبع ساعات العمل، وإعداد تقارير مفصلة حول جدول العمل، وكيف يقضي الموظفون أوقاتهم، ومدى التقدم الحاصل في سير العمل.

فرق العمل والموظفين

ظهرت في السنوات الأخيرة العديد من تطبيقات إدارة الفرق والموظفين، بداية من تعيين الموظفين وإدارة مشاريع متعددة يعمل عليها موظفون من مناطق وبلدان مختلفة، والتحقق من أنّهم يسيرون وفق الجدول الزمني المحدد، حتى تقييم أدائهم وإنتاجيتهم. لأن أيّ خلل في عمل الفريق، أو ضعف في التواصل ستكون له انعكاسات مباشرة على إنتاجية الفريق.

لحسن الحظ، هناك الكثير من التطبيقات التي يمكنها أن تساعدك على إدارة فريق العمل في كل مراحل المشاريع، هذه الأدوات تمكّن من تتبع مدى تقدم كل موظف في عمله، إضافة إلى إمكانية تقديم الاقتراحات، ومراجعة الأعمال فوريًا.

 

بعض هذه الأدوات تتيح أيضًا تقارير عن إنتاجية كل موظف، ما يساعدك على اتخاذ القرارات بخصوص الترقيات والمكافآت للموظفين المميزين، وتوفير الدعم والتدريب للموظفين الأقل إنتاجية. هذه بعض التطبيقات التي يمكن أن تساعد على إدارة فرق العمل:

• Clockify: تطبيق مجاني لإدارة الجداول الزمنية لفرق العمل، حيث يتابع ساعات عمل كل موظف، مع متابعة المشروع الذي يعمل عليه.
• nTask: منصة مجانية للعمل التعاوني مناسبة لمجموعات المشاريع المترابطة. تساعدك على تقسيم المشاريع إلى مهام أصغر، مع إمكانية إعداد الميزانية والفواتير وغيرها من المهام.

إدارة الميزانية

حوالي 43% من المشاريع تتجاوز الميزانية المُحدّدة لها. هذا أمر يقلق كل مديرين المشاريع بلا استثناء. مشكلة تجاوز الميزانية المحددة والإنفاق الزائد هي معضلة شائعة، لهذا السبب فإنّ الشركات والمشاريع التي تنجح في حل هذه المعضلة، وتستطيع ضبط ميزانيات مشاريعها، ستكون لها ميزة تنافسية كبيرة.

 

تجاوز الميزانيات وسوء إدارة الموارد المالية يمكن أن يؤدي إلى إجهاض المشاريع ورفع التكلفة العامة للمشاريع المكتملة. ما ينعكس على أسعار المنتجات أو الخدمات، علاوة على أنّ زيادة الإنفاق قد تؤدي إلى شح في السيولة، وحتى إلى إثقال كاهل الشركة بالديون.

إدارة الميزانية تحتاج إلى تدقيق ودراسة معمقة لواقع الشركة والسوق ووضعها التنافسي. تطبيقات إدارة المشاريع يمكن أن تساعدك على هذا، فهناك الكثير من التطبيقات والأدوات المتخصّصة في مساعدة الشركات وأصحاب الأعمال على إدارة ميزانياتهم على أسس علمية. وهذه بعضها:

• mint: تطبيق يوفر مجموعة من الميزات لمساعدتك على إدارة الميزانية، فيحلل الإنفاق والموارد، وبناء على ذلك يقدم اقتراحات بخصوص تنظيم الميزانية والإنفاق.
• quickbooks: هو برنامج محاسبي يمكّن من متابعة المصاريف، وإعداد الفواتير والتقارير المالية.
• scoro: أداة للإدارة المالية للشركة، تساعدك على التخطيط للميزانية، والتحليل وإعداد التقارير المالية وعرض مقاييس الأداء وغيرها.

البيانات: أهم تطبيقات إدارة المشاريع

إنّ إدارة البيانات من أهم تطبيقات إدارة المشاريع الحديثة، فقد أصبحت البيانات في السنوات الأخيرة موردًا لا يقل أهمية عن الموارد المالية، فكلما عرفت أكثر عن عملائك وعن السوق والمنافسين، زادت فرصك في النجاح والتفوّق.

 

مهمة إدارة البيانات ليست سهلة، فالأمر لا يقتصر على تجميع البيانات، بل تشمل العديد من الأمور مثل: تخزين البيانات وتأمينها وإنشاء نسخ احتياطية منها، وتحليلها بُغية الاستفادة منها لتقييم الأداء العام للشركة، ورصد مواطن الخلل، وتقييم أداء الموظفين والمشاريع، وتحليل التكاليف وتقليل النفقات، وتحسين فهم سلوكيات المستهلكين واتجاهات السوق.

عادة ما تُجمع البيانات من مصادر مختلفة مثل: المشاريع السابقة ومن موقع الشركة أو تطبيقها، ومن حساباتها الاجتماعية، ومن الجوالات والاستطلاعات واتجاهات السوق وغيرها. هذه البيانات تشكل تحديًا للشركات والمشاريع، وقد تجد صعوبة في فهمها وتحليلها والاستفادة منها.

هنا تظهر أهمية تطبيقات إدارة بيانات المشاريع التي تُؤتمِت معظم هذه العمليات، وتتكفل بجُل الجوانب التقنية منها. هناك عدة تطبيقات مُتخصّصة في إدارة البيانات وتخزينها وتحليلها، منها:

• AWS: هي حل سحابي من أمازون، تمكّن من تخزين البيانات وإدارتها من مكان العمل، وهي مثالية للمشاريع التي لديها كميات ضخمة من البيانات.
• Informatica: منصة تستخدم تقنيات تعلم الآلة، تساعد على إدارة بيانات المشروع. وتقدّم خدمات متكاملة تشمل تحليل البيانات ونقلها، وهي مناسبة للمشاريع التي تعتمد مقاربة العمل الرشيقة.
• chartio: هي خدمة سحابية تساعد على عرض البيانات وتقديمها وإنشاء مخططات ورسوم بيانية تساعد على فهم البيانات واستخلاص الأنماط منها.

أدوات أتمتة المهام

 

إحدى فوائد تطبيقات إدارة المشاريع هي أتمتة المهام والأنشطة الروتينية وهذا سيفسح للموظفين المزيد من الوقت للتفرغ لمهام أخرى، ويسرّع سير العمل. هناك العديد من أدوات الأتمتة المناسبة للمشاريع، مثل:

• Zapier: أداة تتيح لك ربط التطبيقات مع بعضها، مثل البريد الإلكتروني والشبكات الاجتماعية ومنصات العمل التعاوني.
• integrify: تمكّن من تصميم وتنفيذ وأتمتة العمليات بناءً على سير العمل وعلى قواعد محددة، كما تتيح تبادل الملفات والبيانات بين أعضاء فريق العمل.

توحيد سير العمل

لعل أكبر ميزة لتطبيقات إدارة المشاريع الحديثة، هي أنّها وحّدت سير العمل، وجمعت كل الوظائف في بوتقة واحدة. فتطبيقات إدارة المشاريع الحديثة مكّنت الشركات وفرق العمل من إنجاز مشاريعها بمجهود وتكلفة أقل، وفي وقت أقصر.

لم تعد الشركات بحاجة إلى معالجة كل مهمة على حِدَةٍ، فكل مهام المشروع يمكن إنجازها من مكان واحد بفضل تطبيقات إدارة المشاريع. سواء تعلق الأمر بالتواصل بين أعضاء فريق العمل وإعداد التقارير وتجميع البيانات وتخزينها وتحليلها، أو حتى تتبع أداء الموظفين وسير العمل وقياس الإنتاجية.

تتعرض العديد من المنشآت الصغيرة والمتوسطة للفشل خلال السنين الخمس الأولى من انطلاقها، ويعود ذلك في معظم الأحيان إلى عدم وجود خطة تهدف إلى إدارة المنشأة بنجاح. كما توجد العديد من التحديات التي تواجه هذه المنشآت، وتعيق عملها.

من أمثلة هذه التحديات: التوظيف، تنمية مهارات القوى العاملة، الحفاظ على الاتجاه الموجب للتدفق النقدي الخاص بالقوائم المالية للمنشأة، جذب شرائح جديدة من العملاء، تطوير البيئة الداخلية للمنشأة، تطوير طرق إدارة المخزون والأصول، إضافةً إلى معرفة زمن التحول وآلية التفويض.

لتجنب الفشل والخسارة أو عدم القدرة على التعامل مع هذه التحديات، لا بد من إعداد خطة منظمة لتسيير أعمال المنشأة. تشمل هذه الخطة وصف المنشأة ووصف الخدمات والمنتجات التي تقدمها، دراسة شاملة للسوق والمنافسين، تحديد بنية المؤسسة والهيكل التنظيمي للفريق، إضافةً إلى مخطط سير العمليات، وضع خطة التسويق والمبيعات، انتهاءً بإعداد الخطة المالية للشركة.

توجد بعض الاستراتيجيات التي تسهل عملية إدارة المنشآت. تركز هذه الاستراتيجيات على سلوك الشركة في الفترة المستقبلية، التي غالبًا ما تمتد لمدة خمس سنوات. تتعدد الاستراتيجيات التي تلجأ إليها الشركات في العمل، ومن أهم هذه الاستراتيجيات:

• الاستراتيجية الهجومية

تقوم المنشآت في هذا النمط من الاستراتيجيات بتعزيز قدراتها وتواجدها في السوق لتحسين التموضع ضمن مصفوفة المنافسين في السوق، وقد تلجأ إلى حملات تسويقية بتكاليف عالية للوصول للموقع المطلوب ضمن السوق.

• الاستراتيجية الدفاعية

عادةً ما تلجأ المنشآت الرائدة إلى الاستراتيجيات الدفاعية التي تساعد في الحفاظ على مركزها الريادي بين المنافسين، وغالبًا ما تكون هذه الاستراتيجيات ضمن المنشآت الكبرى بعيدًا عن المنشآت الصغيرة والمتوسطة.

• استراتيجية التوجه المتخصص

يتم تصنيف هذا النوع من الاستراتيجيات ضمن الحدود الوسطى، فهي ليست دفاعية ولا هجومية بشكلٍ كامل. وهي سياسة فعالة عند الرغبة بتوجه نحو شريحة معينة ضمن السوق. عادةً ما تلجأ منشآت الأعمال الصغيرة والمتوسطة إلى استراتيجيات التوجه المخصص، فهي لا تتبنى الاستراتيجية الهجومية ولا الدفاعية.

تعتمد هذه السياسة على تجنب محاربة المنشآت الرائدة في السوق، بسبب أن هذا النوع من المنشآت لا يسبب ضررًا على سوق المنشآت الكبيرة، بل توجد فرص كثيرة للتعاون مع هذه المنشآت. وهذا ما يعد أحد أشكال تنافسية المنشآت الصغيرة والمتوسطة بغرض التواجد ضمن السوق، والاستفادة من هذه الميزة.

تنافسية المنشآت الصغيرة والمتوسطة

تظهر براعة المنشآت الصغيرة والمتوسطة في خلق تنافس قوي يجعلها تظهر كالمنشآت الكبيرة رغم صغر حجمها. بالتالي تتحول لشركة قادرة على منافسة أغلب المنشآت الصغيرة والمتوسطة المتواجدة في السوق، من أهم العوامل المساهمة في خلق ميزة تنافسية لدى المنشآت الصغيرة والمتوسطة:

1. تقديم عمل بشكل احترافي

لا بد للمنشآت الصغيرة والمتوسطة من تقديم عملها بشكل احترافي ومتقن على الدوام، بطريقة تمكّن المنشأة من أن تكون أفضل الخيارات للعملاء، وخلق الميزة التي تجعل المنشأة الخيار الأفضل من بين المتنافسين.

2. إنشاء موقع ويب

إنشاء موقع ويب يمثل المنشأة على شبكة الإنترنت أمر ضروري في خلق المنافسة؛ كونه يعكس جميع النشاطات التي تقوم بها الشركة في السوق المستهدفة، كما يمكنها استخدامه في إنشاء بريد إلكتروني احترافي للتواصل مع المؤسسات والعملاء.

إذا كنت ترغب في إنشاء موقعًا احترافيًا لشركتك، فيمكنك توظيف مصمم مواقع محترف عبر منصة مستقل أكبر منصة عمل حر في العالم العربي، لتحصل على موقعك بالمواصفات التي تريدها، التي تحقق لك النجاح المطلوب.

3. تعيين عنوان مقر رئيسي للمنشأة

يتوجب على إدارة المنشأة تعيين عنوان مقر رئيسي لها، قد يكون عنوان لحيز مستأجر ضمن حاضنة أو مسرّعة أعمال، أو غيرها من الخيارات كاستئجار مكتب افتراضي يوفر مساحات العمل والأدوات اللازمة لعمل المنشأة. ولا بد من امتلاك رقم هاتف مجاني خاص بالمنشأة.

4. التواجد على منصات التواصل الاجتماعي

يساهم تواجد المنشآت على شبكات التواصل الاجتماعي في تعزيز التواجد ضمن السوق، خاصةً بسبب القدرة على إدارة جميع منصات التواصل الخاصة بالمنشأة من مكان واحد، واهتمام العملاء بالتواجد على هذه المنصات باستمرار.

إذا لم تكن لديك الخبرة الكافية في التسويق على مواقع التواصل الاجتماعي، يمكنك توظيف مسوق رقمي، ليضع لك الاستراتيجية الصحيحة لإدارة صفحاتك على مواقع التواصل الاجتماعي، ويتولى إنشاء المحتوى الذي يحقق لك الأهداف التسويقية للمنشأة.

دعم مُلّاك المنشآت الصغيرة في المملكة العربية السعودية

اهتمت المملكة العربية السعودية في إطار رؤية 2030، بالمنشآت الصغيرة والمتوسطة وآلية تأسيسها والعمل عليها، من خلال إعداد برامج تدعم الابتكار والريادة. تتعدد هذه البرامج بين عدة مؤسسات، فمنها التعليمية التي تؤهل الشباب وتنمي مهارات الفكر الريادي مثل مؤسسة مسك الخيرية، ومنها ما يدعم عمل المنشآت الصغيرة والمتوسطة مثل هيئة دعم المنشآت الصغيرة والمتوسطة، التي تمت تسميتها “منشآت”.

ما هي هيئة دعم المنشآت الصغيرة والمتوسطة في المملكة العربية السعودية؟

تعد هيئة دعم المنشآت الصغيرة والمتوسطة المسئول الأول عن تنظيم قطاع المنشآت الصغيرة والمتوسطة في المملكة، إضافةً إلى تطويره وتنميته بهدف دعم الاقتصاد الإجمالي للمملكة من خلال هذه المنشآت.

تطرح الهيئة العديد من الحلول المتعلقة بتمويل المنشآت الصغيرة والمتوسطة مثل خدمة الإقراض غير المباشر، أو في انطلاقة المنشآت كخدمة مجمعات ريادة الأعمال، أو للتمكين كخدمة مكاتب تسهيل الأعمال، أو للفرص مثل خدمة الامتياز التجاري إضافةً للابتكار كمركز ذكاء.

مبادرة الإقراض غير المباشر

تشكّل مبادرة الإقراض غير المباشر أحد أهم الخدمات المطروحة من قِبل هيئة دعم المنشآت الصغيرة والمتوسطة بخصوص تمويل المنشآت الناشئة، وذلك عن طريق حلول لا بنكية بالشراكة مع مؤسسات تمويل ضمن المبادرة. إذ تقدم المبادرة قروضًا منخفضة التكلفة للمنشآت الصغيرة والمتوسطة.

تقدم المبادرة 7.5 مليون ريال سعودي كحد أعلى للتسهيلات مع العلم أنه لا يوجد حد أدنى للإقراض، إضافةً إلى عدم النظر بعدد سنوات العمل المتعلقة بالمنشأة، وهي من التسهيلات الأساسية التي قدمتها مبادرة الإقراض غير المباشر للمنشآت الصغيرة والمتوسطة.